Print Friendly, PDF અને ઇમેઇલ

એક વ્યાવસાયિક પત્ર એ એક લેખિત દસ્તાવેજ છે, જે વિવિધ વાર્તાલાપકારો વચ્ચે betweenપચારિક સંબંધની ખાતરી આપે છે. તે ખૂબ જ સામાન્ય આંતરિક માળખું ધરાવે છે. આવશ્યકપણે એક પૃષ્ઠ પર લખાયેલું છે, અથવા બે અપવાદરૂપે. વ્યાવસાયિક પત્રમાં મોટા ભાગે એક જ વિષય હોય છે. આ આંતરિક રચનામાં એક ફાયદો છે. તેમની લેખન યોજના ગમે તેટલી જ રહી શકે. સ્વાભાવિક રીતે, ઉદ્દેશને ધ્યાનમાં રાખીને ત્યાં ફેરફારો થશે. જો કે, તે માહિતી, એપ્લિકેશન, અથવા ફરિયાદ માટેની સરળ વિનંતી હોય. વ્યાવસાયિક પત્રવ્યવહાર લખવાની યોજના વ્યવહારીક યથાવત રહેશે.

ભૂતકાળ, વર્તમાન, ભવિષ્ય: સફળ વ્યાવસાયિક પત્ર માટેની ત્રણ-તબક્કાની યોજના

આ ઘટનાક્રમમાં ભૂતકાળ, વર્તમાન અને ભવિષ્યનો ઉપયોગ, વ્યાવસાયિક પત્રની લેખન યોજનાના ત્રિમાસિકતાનો સંદર્ભ આપે છે. તે બધી પરિસ્થિતિઓમાં અમલ કરવાની સરળ અને અસરકારક યોજના છે. પ્રશ્ન કરવા, માહિતી પહોંચાડવા, આપેલ મુદ્દાને સમજાવવા અથવા તમારા વાચકને સમજાવવા માટે. કાર્યક્ષમતા, જે સંદર્ભમાં ન્યાયી છેલોજિકલ હુકમ તેની રચનામાં અવલોકન કર્યું.

 

ભૂતકાળ: યોજનાનો પગલું નંબર 1

પ્રારંભિક અથવા પાછલી પરિસ્થિતિના પૂર્વગ્રહના આધારે આપણે મોટે ભાગે પત્ર લખીએ છીએ. તે પ્રાપ્ત થયેલો પત્ર, મીટિંગ, મુલાકાત, ટેલિફોન ઇન્ટરવ્યૂ વગેરે હોઈ શકે છે. આ પત્રનો પ્રથમ ભાગ લખવાનો હેતુ મોકલવાનાં કારણોની વાતચીત કરવાનો છે. અથવા તદ્દન સરળ પરિસ્થિતિને વર્ણવતા સંદર્ભ. હકીકતોની યાદ સામાન્ય રીતે એક જ વાક્યમાં વ્યક્ત કરવામાં આવે છે. જો કે, આ વાક્યને પેટા વાક્યમાં બનાવવું વધુ અનુકૂળ છે. ઉદાહરણ દ્વારા, આપણી પાસે નીચે આપેલા અભિવ્યક્તિઓ હોઈ શકે છે.

  • હું તમારા પત્રની રસીદ સ્વીકાર કરું છું, મને ...
  • તમારા પત્રમાં તા.
  • તમે અમારા જ્ knowledgeાનમાં લાવ્યા ...
  • XXX અખબાર (સંદર્ભ n ° 12345) દ્વારા પ્રકાશિત તમારા પ્રેસ રિલીઝને ધ્યાનમાં રાખીને, અમે હમણાં જ પ્રસ્તાવ મૂક્યો છે ...
  • તમારા એકાઉન્ટની ચકાસણી કર્યા પછી, અમને મળ્યું ...

પરિસ્થિતિમાં જ્યાં પત્ર લખવાનું કારણ ભૂતકાળની હકીકત સાથે સંબંધિત નથી. તે સમયે આપણી પાસે મેલનો પહેલો ફકરો છે જ્યાં લેખક પોતાનો અને તેની સ્થાપનાનો પરિચય આપે છે. પછી તમારી વિનંતીનો ઉલ્લેખ કરીને અથવા તેની વિવિધ સેવાઓ ઓફર કરીને ચાલુ રાખો. ઉદાહરણ તરીકે, માહિતી અથવા સેવા દરખાસ્તની વિનંતીના સંદર્ભમાં, આપણી પાસે નીચે આપેલા અભિવ્યક્તિ હોઈ શકે છે:

  • સુરક્ષા ક્ષેત્રના નિષ્ણાતો તરીકે, અમે આ રીતે આવીએ છીએ….
  • અમારા ગ્રાહકોના સંતોષને હૃદયમાં રાખીને, અમે ઇચ્છતા ...
  • અમે જાહેરાત કરી કે અમે અમારા ગ્રાહકો માટે આયોજન કર્યું છે ખૂબ જ ખુશ છે ...

સ્વયંભૂ એપ્લિકેશન (ઇન્ટર્નશિપ અથવા જોબ) ના સંદર્ભમાં, આપણી પાસે નીચેના અભિવ્યક્તિઓ પણ હોઈ શકે છે:

  • તમારી કંપનીએ મારું ધ્યાન ખેંચ્યું અને એક વિદ્યાર્થી તરીકે …………, હું ઇન્ટર્નશિપ માટે અરજી કરવા માંગુ છું ………
  • તાજેતરમાં સ્નાતક થયા ...

પ્રાપ્તકર્તા કે જેમને પત્ર સંબોધિત કરવામાં આવે છે, તે પહેલા ફકરામાંથી, તમારા પત્રનો વિષય સમજવો જ જોઇએ.

READ  સુપરવાઇઝર પાસેથી માહિતી માટે વિનંતીને જવાબ આપવા માટે ટેમ્પલેટ ઇમેઇલ

વર્તમાન: યોજનાના બીજા ક્રમાંક

યોજનાનો આ બીજો ભાગ તે સમયે પત્ર લખવાના વાજબી ઠરાવવાનાં કારણોનો ઉલ્લેખ કરે છે. પ્રથમ ભાગમાં વ્યક્ત કરેલી પાછલી પરિસ્થિતિ સંદર્ભે. આ સ્તરે, તે ક્યાં તો દલીલ કરવાનો, જાણ કરવાની, સમજાવવાની અથવા પૂછપરછ કરવાનો પ્રશ્ન છે. પરિસ્થિતિની જટિલતાને આધારે, આ ભાગને સંપૂર્ણ ફકરામાં લખી શકાય છે અથવા એક જ વાક્યમાં મુખ્ય વિચાર રજૂ કરી શકાય છે. ઉદાહરણ દ્વારા, આપણી પાસે નીચે આપેલા અભિવ્યક્તિઓ હોઈ શકે છે.

  • નોંધ્યું છે કે… ભરતિયું એન of… ની તારીખે, અમે…
  • અમારી સંસ્થાની સદસ્યતા પણ તમને ખાતરી આપે છે ...
  • કરાર… ની તારીખે કામ શરૂ કરવાની જોગવાઈ કરે છે તે છતાં, અમે આશ્ચર્ય સાથે અવલોકન કરીએ છીએ અને શ્રી દ્વારા જણાવેલ વિલંબને સમજવામાં તકલીફ પડી હતી ……….

ભવિષ્ય: યોજનાનો પગલું નંબર 3

આ ત્રીજો અને અંતિમ ભાગ અહેવાલ દ્વારા પ્રથમ બે બંધ કરે છે પ્રત્યાઘાતો આવવા માટે

કાં તો અમે પત્રના લેખક તરીકે અમારા ઇરાદા વ્યક્ત કરીએ છીએ, અને અમે આ પ્રકારનાં અભિવ્યક્તિઓનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ:

  • આજે તમે વિનંતી કરેલી આઇટમ્સ મોકલવાની કાળજી હું વ્યક્તિગત રાખીશ
  • અમે અવેજી માટે તૈયાર છીએ ... મૂળ ધ્યાનમાં રાખીને.
  • કૃપા કરીને ટિકિટ officeફિસની નજીક જાઓ… ..

ક્યાં તો આપણે ઇચ્છા વ્યક્ત કરીએ છીએ, પ્રાપ્તકર્તાને ક્રિયા કરવા અથવા પ્રતિક્રિયા આપવા માટે પૂછવા અથવા પ્રોત્સાહિત કરીએ છીએ. આપણી પાસે નીચે મુજબની ફોર્મ્યુલેશન હોઈ શકે છે.

  • તમને કાઉન્ટરની નજીક આવવાનું આમંત્રણ છે
  • તેથી હું તમને તમારા નિષ્ણાતોને ઝડપથી બોલાવવા માટે કહીશ ...
  • આ પરિસ્થિતિને હલ કરવાની તમારી તાકીદની આતુરતાથી રાહ જોવામાં આવશે.

આ પત્ર લખવાનો હેતુ સંભવિત દલીલ સાથે હોઈ શકે છે.

  • કરારની સામાન્ય અને વિશિષ્ટ જોગવાઈઓ મુજબ તમે પરિસ્થિતિને શક્ય તેટલી ઝડપથી (ઉદ્દેશિત) ગોઠવી શકશો. (દલીલ)
  • તમે મારા ડિલિવરીને વહેલી તકે ગોઠવી શકો? (ઉદ્દેશ્ય) તે તમને યાદ અપાવવાનું નકામું છે કે તમારી વેચાણની શરતોને ધ્યાનમાં રાખીને, ડિલિવરી સુનિશ્ચિત તારીખે થવી જ જોઇએ. (દલીલ)

 

નમ્ર સૂત્ર, તમારા વ્યાવસાયિક પત્રને બંધ કરવા માટે આવશ્યક!

વ્યવસાયિક પત્રને યોગ્ય રીતે સમાપ્ત કરવા માટે, નમ્ર વાક્ય લખવું આવશ્યક છે. તે વાસ્તવિકતામાં એક ડબલ નમ્ર ફોર્મ્યુલા છે, જેમાં એક અભિવ્યક્તિનો સમાવેશ થાય છે, પણ “પૂર્વ નિષ્કર્ષ” સૂત્ર પણ છે.

READ  વેતન સુશોભન માટે લડતા નમૂના પત્ર

કાં તો આપણી પાસે સૌજન્ય સૂત્ર છે, જે ચોક્કસ સૌમ્યતાને દર્શાવે છે:

  • અગાઉથી અમારા આભાર માટે પ્રાપ્ત કરો ...
  • આ અણધારી પરિસ્થિતિ માટે અમે દિલગીર છીએ
  • હું હંમેશા મીટિંગમાં તેની ચર્ચા કરવા માટે ઉપલબ્ધ રહીશ
  • તમે કોઈપણ સમયે અમારો સંપર્ક કરી શકો છો ...
  • અમે આશા રાખીએ છીએ કે આ offerફર તમારી અપેક્ષાઓને પૂર્ણ કરશે અને વધુ માહિતી માટે અમે તમારા નિશ્ચયમાં છીએ.

કાં તો અમારી પાસે નમ્ર સૂત્ર છે:

  • અમે તમને સ્વીકારવા કહીશું, મેડમ, સર, અમારા શ્રેષ્ઠ સાદર.
  • મહેરબાની કરીને સાહેબ, અમારી શ્રેષ્ઠ લાગણીઓના અભિવ્યક્તિમાં માનો.
  • કૃપા કરીને સ્વીકારો, મેડમ, અમારા શ્રેષ્ઠ સાદર.

 

વ્યાવસાયિક પત્ર લખવામાં આ યોજનાનો ફાયદો એક તરફ તેની સામગ્રી લખવા માટે સ્વાભાવિક છે અને બીજી બાજુ, પ્રાપ્તકર્તાને વાંચવાની તેની સરળતા. જો કે, વધુ સમયની જટિલ અને લાંબી સામગ્રી માટે આ સમયરેખાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી.