વ્યવસાયિક મેઇલ અને કુરિયર: શું તફાવત છે?

પ્રોફેશનલ ઈમેલ અને એક પત્ર વચ્ચે, સમાનતાના બે મુદ્દા છે. લેખન વ્યવસાયિક શૈલીમાં થવું જોઈએ અને જોડણી અને વ્યાકરણના નિયમોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. પરંતુ આ બંને લખાણો તે બધા માટે સમાન નથી. બંધારણ અને નમ્ર સૂત્રો બંનેમાં તફાવત છે. જો તમે તમારા વ્યાવસાયિક લેખનની ગુણવત્તા સુધારવા માટે આતુર ઓફિસ કાર્યકર છો, તો તમે યોગ્ય સ્થાને આવ્યા છો.

ઝડપી વિતરણ અને વધુ સરળતા માટે ઈમેલ

ઈમેલ એ વર્ષોથી પોતાની જાતને કંપનીઓની કામગીરી માટે એક આવશ્યક સાધન તરીકે સ્થાપિત કરી છે. તે માહિતી અથવા દસ્તાવેજોના વિનિમયને લગતી મોટાભાગની વ્યાવસાયિક પરિસ્થિતિઓને અનુરૂપ છે.

આ ઉપરાંત, વિવિધ માધ્યમોમાં ઈમેલ જોઈ શકાય છે. આમાં કમ્પ્યુટર, સ્માર્ટફોન અથવા ટેબ્લેટનો સમાવેશ થાય છે.

જો કે, વ્યાવસાયિક પત્ર, ભલે તેનો ઉપયોગ ઓછો વારંવાર થતો હોય, તે સત્તાવાર ક્રિયાપ્રતિક્રિયાઓમાં શ્રેષ્ઠતાના વેક્ટર તરીકે ગણવામાં આવે છે.

પત્ર અને વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ: ફોર્મમાં તફાવત

ઈમેલ અથવા પ્રોફેશનલ ઈમેલની સરખામણીમાં, પત્ર ઔપચારિકતા અને કોડિફિકેશન દ્વારા વર્ગીકૃત થયેલ છે. પત્રના ઘટકો તરીકે, આપણે નાગરિકતાના શીર્ષકનો ઉલ્લેખ, પત્રને શું પ્રેરિત કરે છે તેની રીમાઇન્ડર, નિષ્કર્ષ, નમ્ર સૂત્ર, તેમજ સરનામું અને મોકલનારના સંદર્ભો ટાંકી શકીએ છીએ.

READ  તમારા એમ્પ્લોયરને પ્રસૂતિ રજા પર તમારી વિદાયની ઘોષણા કરો 

બીજી તરફ ઈમેલમાં, નિષ્કર્ષ અસ્તિત્વમાં નથી. નમ્ર અભિવ્યક્તિઓ માટે, તેઓ સામાન્ય રીતે ટૂંકા હોય છે. પરંપરાગત રીતે લાંબા હોય તેવા પત્રોમાં જોવા મળતા પત્રોથી વિપરીત અમે ઘણી વાર "આપણાથી" અથવા "શુભેચ્છાઓ" પ્રકારના નમ્રતાના અભિવ્યક્તિઓને મળીએ છીએ.

તદુપરાંત, વ્યાવસાયિક ઇમેઇલમાં, વાક્યો સંક્ષિપ્ત છે. રચના પત્ર કે પત્ર જેવી નથી.

વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ્સ અને પત્રોનું માળખું

મોટા ભાગના વ્યાવસાયિક અક્ષરો ત્રણ ફકરાની આસપાસ રચાયેલ છે. પ્રથમ ફકરો ભૂતકાળની યાદ અપાવે છે, બીજો વર્તમાન પરિસ્થિતિને ટ્રેસ કરે છે અને ત્રીજો ભવિષ્યમાં પ્રક્ષેપણ બનાવે છે. આ ત્રણ ફકરા પછી સમાપન સૂત્ર અને નમ્ર સૂત્રને અનુસરે છે.

પ્રોફેશનલ ઈમેલની વાત કરીએ તો, તે પણ ત્રણ ભાગોમાં સંરચિત છે.

પ્રથમ ફકરો સમસ્યા અથવા જરૂરિયાત જણાવે છે, જ્યારે બીજો ફકરો ક્રિયાને સંબોધે છે. ત્રીજા ફકરા માટે, તે પ્રાપ્તકર્તા માટે વધારાની ઉપયોગી માહિતી પ્રદાન કરે છે.

જો કે, એ નોંધવું જોઈએ કે ભાગોનો ક્રમ અલગ અલગ હોઈ શકે છે. તે ઇમેઇલ મોકલનાર અથવા મોકલનારના સંદેશાવ્યવહારના હેતુ પર આધારિત છે.

કોઈપણ રીતે, પછી ભલે તે વ્યવસાયિક ઇમેઇલ હોય કે પત્ર, સ્માઈલીનો ઉપયોગ ન કરવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. "Cdt" માટે "Sincerely" અથવા "Slt" માટે "Greetings" જેવા નમ્ર સૂત્રોને સંક્ષિપ્ત ન કરવાની પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે. તમે ગમે તેટલા નજીકના હોવ, તમારા સંવાદદાતાઓ સાથે પ્રોફેશનલ બનવાથી તમને હંમેશા ફાયદો થશે.