મેઇલ અથવા મેઇલ: કયું પસંદ કરવું જોઈએ?
સંવાદદાતાને પત્ર અથવા પત્ર મોકલવો એ ખૂબ વ્યાપક પ્રથા છે. જો આજે મેઇલની ભલામણ કરવાની સંભાવના હોય તો પણ, તે સ્પષ્ટ છે કે મેઇલ સંદેશાઓના પ્રસારણમાં વધુ ઝડપની ખાતરી આપે છે. જો કે, વ્યાવસાયિક સંદર્ભમાં એવા પ્રસંગો છે જ્યાં પત્ર કરતાં ઈમેલનો ઉપયોગ કરવો વધુ ફાયદાકારક છે. તેણે કહ્યું, નમ્ર અભિવ્યક્તિના યોગ્ય ઉપયોગની અવગણના ન કરવી જોઈએ. મેઇલ અથવા મેઇલ: શું પસંદ કરવું જોઈએ અને કયા નમ્ર સૂત્રો ચોક્કસ સંજોગોમાં યોગ્ય છે?
પત્રો ક્યારે મોકલવા?
અમુક ચોક્કસ સંદર્ભોમાં પત્રો મોકલવાની સલાહ આપવામાં આવે છે. કેટલીકવાર તે કાયદો છે જે તમારે આ કરવાની જરૂર છે.
કાર્યકારી દુનિયામાં, રાજીનામાનો પત્ર મોકલવાનો, બરતરફી ઇન્ટરવ્યુ માટે બોલાવવાનો અથવા વિનંતી અથવા પત્રમાં નિર્ણયને ઔપચારિક કરીને પ્રોબેશનરી અવધિને તોડવાનો રિવાજ છે.
ગ્રાહક-સપ્લાયર સંબંધોના સંદર્ભમાં, અમે પત્રનું સરનામું, અવેતન ઇન્વૉઇસ માટે ઔપચારિક નોટિસ, ખામીયુક્ત ઉત્પાદનની ડિલિવરી પછી માફી અથવા ઑર્ડરની ડિલિવરીની ઔપચારિક સૂચનાની જરૂર હોય તેવા સંજોગોમાં ટાંકી શકીએ છીએ.
તમારે પ્રોફેશનલ ઈમેલ મોકલવાનું ક્યારે પસંદ કરવું જોઈએ?
વ્યવહારમાં, પત્ર મોકલવો વ્યાવસાયિક સંદર્ભમાં થતા દૈનિક વિનિમયને બંધબેસે છે. જ્યારે કોઈ સંભવિતને ક્વોટ મોકલવાની, મુદતવીતી ઇન્વૉઇસ વિશે ગ્રાહકને ફરીથી લૉન્ચ કરવાની અથવા સહકાર્યકરને દસ્તાવેજો મોકલવાની વાત આવે છે ત્યારે આ કેસ છે.
પરંતુ વ્યાવસાયિક ઈમેલનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો તે જાણવું એક બાબત છે અને બીજી નમ્ર અભિવ્યક્તિનો સારો ઉપયોગ કરવો છે.
ફોલો-અપ ઈમેલ માટેનું માળખું શું છે?
ગ્રાહકનો ફોલો-અપ ઈમેલ સામાન્ય રીતે 7 ભાગોમાં સંરચિત હોય છે. અમે આમાંથી ટાંકી શકીએ છીએ:
- વ્યક્તિગત નમ્ર સૂત્ર
- હૂક
- સંદર્ભ
- આ પ્રોજેક્ટ
- ક્રિયા માટે કૉલ
- સંક્રમણ
- અંતિમ નમ્ર શબ્દસમૂહ
ઈમેલની શરૂઆતમાં નમ્ર સૂત્ર વિશે, તેને વ્યક્તિગત કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે. તમે ઉદાહરણ તરીકે કહી શકો છો: "હેલો + છેલ્લું નામ / પ્રથમ નામ".
અંતિમ નમ્ર સૂત્ર માટે, તમે આને અપનાવી શકો છો: "તમારું વળતર બાકી છે, હું તમને દિવસનો સરસ અંત અને અલબત્ત ઉપલબ્ધ રહેવા ઈચ્છું છું". આ નમ્ર સૂત્ર એવા ગ્રાહકને અનુકૂળ છે કે જેમની સાથે તમારો વ્યવસાયિક સંબંધ થોડો વ્યાપક છે અથવા તમે જે ગ્રાહકને ખાસ ઓળખો છો.
જ્યારે કોઈ એવા ક્લાયન્ટની વાત આવે છે કે જેની સાથે તમે રોજિંદા સંબંધો વિકસાવ્યા નથી, ત્યારે ઈમેલની શરૂઆતમાં નમ્ર સૂત્ર “શ્રી…” અથવા “શ્રીમતી…” પ્રકારનું હોવું જોઈએ. ઈમેલના અંતે નમ્ર સૂત્ર માટે, તમે "તમારું વળતર બાકી છે, કૃપા કરીને મારી શ્રેષ્ઠ લાગણીઓની ખાતરી સ્વીકારો" સૂત્રનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
ક્લાયંટને અવતરણ પ્રસારિત કરવા માટે, માળખું લગભગ સમાન છે. જો કે, સાથીદારને દસ્તાવેજો મોકલવા માટે, તમને હેલો કહેવાથી કંઈપણ અટકાવતું નથી. ઈમેલના અંતે, નમ્ર અભિવ્યક્તિઓ જેમ કે "આપની" અથવા "માયાળુ સાદર" પણ ભલામણ કરવામાં આવે છે.
