વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ્સ કેવી રીતે લખવા તે

 

આજે, સરળતા, ઝડપ અને કાર્યક્ષમતા સાથે વાતચીત કરવા માટે ઇમેઇલ શ્રેષ્ઠ રીત છે. વ્યવસાયિક એક્સચેન્જો માટે, તે સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતી રીત છે.

લખવા માટે વ્યાવસાયિક મેઇલઅમુક માપદંડો, નિયમો અને સલાહ પૂરી કરવી જરૂરી છે, અમે સમગ્ર લેખમાં સમજાવવા માટે પ્રયત્ન કરશે.

વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ માટે લેખન યોજનાનું ઉદાહરણ 

કેટલીકવાર વ્યવસાયિક સંદર્ભમાં વ્યવસ્થા કરવા માટે મેલને જટીલ કરી શકાય છે. વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ લખવાનું પાલન કરવાની યોજના પ્રાપ્તકર્તાના નિકાલ પર તમામ જરૂરી ઘટકો સંક્ષિપ્ત અને ચોક્કસ હોવા જોઈએ.

વ્યવસાયિક ઇમેઇલ લખવા માટે, તમે નીચેની યોજના અપનાવી શકો છો:

• સ્પષ્ટ અને સ્પષ્ટ પદાર્થ
• અપીલ સૂત્ર
• એક શરૂઆત જે સંચાર સંદર્ભ અનુરૂપ જ જોઈએ
• પૂર્ણ કરવા માટે સૌજન્ય સૂત્ર
• સહી

વ્યાવસાયિક ઇમેઇલનો વિષય પસંદ કરો

એવો અંદાજ છે કે એક વ્યાવસાયિક દિવસ દીઠ સરેરાશ 100 ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્ત કરી શકે છે. તેથી તમારે તમારા ઇમેઇલનો વિષય તેને ખોલવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવા પસંદ કરવો આવશ્યક છે. આ કરવા માટે, અહીં નિયમોનું પાલન કરવામાં આવે છે:

1- એક ટૂંકા ઑબ્જેક્ટ લખો

તમારા ઇમેઇલનો પ્રારંભિક દર વધારવા માટે, નિષ્ણાતો ભલામણ કરે છે કે તમે આદર્શ રીતે મહત્તમ 50 અક્ષરોના વિષયનો ઉપયોગ કરો.

તમારી ઑબ્જેક્ટ લખવા માટે તમારી પાસે માત્ર મર્યાદિત જગ્યા છે, તેથી તમારા ઇમેઇલની સામગ્રીથી સંબંધિત ક્રિયા ક્રિયાપદનો ઉપયોગ કરતી વખતે તમારે ચોક્કસ ઑબ્જેક્ટ પસંદ કરવો જોઈએ.

સામાન્ય રીતે, લાંબા ઓબ્જેક્ટો સ્માર્ટફોન્સ પર નબળી રીતે વાંચવામાં આવે છે, જે વ્યાવસાયિકો દ્વારા તેમના ઇમેઇલને ચકાસવા વધુ અને વધુ ઉપયોગમાં આવે છે.

2 - તમારા ઇમેઇલનો વિષય કસ્ટમાઇઝ કરો

જો શક્ય હોય, તો તમારે ઓબ્જેક્ટ સ્તરે નામ અને તમારા સંપર્કોનું પ્રથમ નામ જણાવવું આવશ્યક છે. તે એક ઘટક છે જે ઓપનિંગ રેટમાં વધારો કરી શકે છે.

ઇમેઇલના વિષયના સ્તર પર તમારા પ્રાપ્તકર્તાની વિગતોને મૂકીને, તે મૂલ્યવાન અને માન્યતા અનુભવે છે, જે તેને તમારા ઇમેઇલ ખોલવા અને વાંચવા માટે પ્રોત્સાહિત કરશે.

વ્યવસાયિક ઇમેઇલનું શરીર 

વ્યવસાયિક ઇમેઇલ લખવા માટે, વિષયથી પ્રસ્થાન કર્યા વિના તમારી ઇમેઇલનું શરીર સ્પષ્ટપણે લખવું સલાહભર્યું છે અને બધા શૈલી અને પ્રસ્તુતિના ચોક્કસ માનકોના આધારે.

ટૂંકી અને ચોક્કસ વાક્યો સાથે ટૂંકા ઇમેઇલ લખવા માટે કાળજી લો કે જે તમારા પ્રાપ્તકર્તાને વધુ આરામ આપશે

અહીં યાદ રાખવા જેવી કેટલીક બાબતો છે: 

1- ક્લાસિક ફૉન્ટનો ઉપયોગ કરો

મોટાભાગની ઇ-મેલ સેવાઓ વપરાશકર્તાને ટેક્સ્ટની ફોન્ટ અને શૈલી પસંદ કરવાની મંજૂરી આપે છે. જ્યારે વ્યવસાયિક ઇમેઇલની વાત આવે છે, ત્યારે ક્લાસિક ફોન્ટ પસંદ કરો જેમ કે "ટાઇમ્સ ન્યુ રોમન" ​​અથવા "એરિયલ".

સુશોભન ફોન્ટનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી.

અમે પણ ભલામણ કરીએ છીએ:

• એક વાંચનીય ફોન્ટ માપ એડપ્ટ કરો
• ત્રાંસા, હાયલાઇટ, અથવા રંગો ટાળો
• મૂડી અક્ષરોમાં તમામ ટેક્સ્ટ લખવા નહીં

2- સારો કૉલ સૂત્ર લખે છે

વ્યવસાયિક ઇમેઇલ માટે, ઉપરોક્ત નામ નામથી ઉપરથી સંબોધવા માટે તે વધુ સારું છે, જ્યારે તેના છેલ્લા નામ દ્વારા અનુસરવામાં વ્યક્તિની શિષ્ટીકરણનો સમાવેશ થાય છે.

3- પ્રથમ ફકરામાં જાતે દાખલ

જો તમે કોઈને પ્રથમ વખત (ઉદાહરણ માટે એક નવું ક્લાયંટ) લખી રહ્યા હોવ તો, પોતાને રજૂ કરવા અને તમારા સંદેશનો હેતુ સમજાવો તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

તમે આ થોડું પ્રસ્તુતિ સમર્પિત કરી શકો છો એક અથવા બે વાક્યો

4- અગ્રતામાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ માહિતી

તમારી રજૂઆત પછી, અમે સૌથી મહત્વપૂર્ણ બિંદુ પર જઈએ છીએ.

તમારા ઇમેઇલની શરૂઆતમાં સૌથી મહત્વપૂર્ણ માહિતીનો ઉદ્દેશ રાખવો તે ખૂબ જ રસપ્રદ છે તમારા ઇરાદાને સ્પષ્ટ કરીને તમે તમારા પ્રાપ્તકર્તાનો સમય બચાવી શકો છો.

તમારે તમારા સંવાદદાતાનું ધ્યાન ખેંચવું પડશે અને સીધા મુદ્દા પર પહોંચવું પડશે.

5- ઔપચારિક શબ્દભંડોળનો ઉપયોગ કરો

તમે એક વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ લખી રહ્યા હોવાથી, તમારે સારી છાપ કરવી પડશે.

અમે તમને નમ્ર શૈલીમાં સંપૂર્ણ વાક્યો લખવા માટે સલાહ આપીએ છીએ.

તેનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવતી નથી:

• અશિષ્ટ શબ્દો;
• યુઝલેસ સંક્ષિપ્ત શબ્દો;
• ઇમોટિકોન્સ અથવા ઇમોજિસ;
• જોક્સ;
• અસભ્ય શબ્દો;

6- યોગ્ય નિષ્કર્ષ બનાવો

ઈમેઈલ સમાપ્ત કરવા માટે, આપણે ઉપયોગ કરવા માટેની સહી, દત્તક લેવાનું સ્વર, અને પસંદગી માટે સૌમ્ય સૂત્ર વિશે વિચારવું જ જોઈએ.

આપણે ધ્યાનમાં રાખવું જોઈએ કે વ્યાવસાયિક સંદેશાવ્યવહાર એ રહે છે અત્યંત સંહિતાવાળી ભાષા. તે નિયમોને જાણવું અને ઇમેઇલના અંતે વાપરવાનો યોગ્ય સૂત્ર પસંદ કરવાનું ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે.

ઉપયોગમાં લેવાતા સૂત્રને તેના પ્રાપ્તિકર્તાની ગુણવત્તા અને વિનિમયના સંદર્ભમાં સ્વીકારવું આવશ્યક છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કોઈ સુપરવાઇઝર અથવા ક્લાયંટ સાથે વાત કરી રહ્યા છો, તો તમે “શ્રેષ્ઠ સાદર” નો ઉપયોગ કરી શકો છો, જે સૌથી યોગ્ય શબ્દસમૂહ છે. જ્યારે તે કોઈ સાથીદાર હોય, તો અમે "ઇમેઇલ" દિવસનો સારા અંત "અભિવ્યક્તિ સાથે સમાપ્ત કરી શકીએ છીએ. "

સહી વિષે, આપ આપના ઇમેઇલ સૉફ્ટવેરની અંતમાં વ્યક્તિગત સહી દાખલ કરવા માટે તમારા ઇમેઇલ સૉફ્ટવેરને સેટ કરી શકો છો.

અસરકારક બનવા માટે, હસ્તાક્ષર ટૂંકા હોવા જોઈએ:

• 4 લાઇનથી વધુ નહીં;
• લાઇન દીઠ 70 અક્ષરોથી વધુ નહીં;
• તમારું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ, તમારું કાર્ય, કંપનીનું નામ, તમારી વેબસાઇટનું સરનામું, તમારો ટેલિફોન અને ફેક્સ નંબર અને સંભવતibly તમારી લિંક્ડઇન અથવા વાયેડિઓ પ્રોફાઇલની લિંક દાખલ કરો;

ઉદાહરણ :

રોબર્ટ હોલિડે

કંપનીના પ્રતિનિધિ વાય

http: /www.votresite.com

ફોન. : 06 00 00 00 00 / ફેક્સ: 06 00 00 00 00

મોબાઈલ: 06 00 00 00 00

કેટલાક નમ્ર અભિવ્યક્તિઓ:

• સૌમ્ય;
• શ્રેષ્ઠ શુભેચ્છા ;
• શ્રેષ્ઠ શુભેચ્છા;
• આદરપૂર્વક;
• કોર્ડિયલ શુભેચ્છાઓ;
• શ્રેષ્ઠ શુભેચ્છા ;
• તમારો,
• તમને ફરીથી જોઈને આનંદ થયો;
• શુભેચ્છાઓ ...

એવા લોકો માટે કે જેને આપણે ખાસ સારી રીતે જાણીએ છીએ, અમે "હાય", "મિત્રતા", "તમને મળીશું" જેવા સૌમ્ય સૂત્રોનો ઉપયોગ કરી શકીએ છીએ ...

ક્લાસિક સૂત્રોના અન્ય ઉદાહરણો:

• કૃપા કરીને સ્વીકારો, સર / મેડમ, મારી પ્રતિષ્ઠિત લાગણીઓનું અભિવ્યક્તિ;
• કૃપા કરીને સ્વીકારો, સર / મેડમ, મારા સૌમ્ય શુભેચ્છાઓનું અભિવ્યક્તિ;
• કૃપા કરીને, સર / મેડમ, મારા શુભેચ્છાઓ પ્રાપ્ત કરો;
• કૃપા કરીને, સર / મેડમ, મારી આદરણીય અને સમર્પિત લાગણીઓ;
• મહેરબાની કરીને સ્વીકાર કરો, સર / મેડમ, મારા નિષ્ઠાવાન શુભેચ્છાઓ;
• કૃપા કરીને સ્વીકારો, સર / મેડમ, મારા ઉચ્ચતમ વિચારણાની અભિવ્યક્તિ;
• તમને મારા શ્રેષ્ઠ સાદર સ્વીકારવાનું કહીને;
• મારી વિનંતી પર તમારું ધ્યાન આપવા બદલ આભાર;
• સ્વીકારવા માટેનો સન્માન, સર / મેડમ, મારા deepંડા આદરની અંજલિ;
• તમારી પાસેથી વાંચવાની રાહ જોતી વખતે, મહેરબાની કરીને સ્વીકારો, સર / મેડમ, મારા ઉચ્ચતમ વિચારણાની ખાતરી;
• મારા આભાર સાથે, હું તમને અહીં શોધવાની વિનંતી કરું છું, સર / મેડમ, મારી વિશિષ્ટ લાગણીઓનું અભિવ્યક્તિ;

7-જોડાણો શામેલ કરો

જોડાણો સંબંધી, તમારા ઇમેઇલના શરીરમાં સૌજન્ય સાથે તેમને ઉલ્લેખ કરીને પ્રાપ્તકર્તાને જાણ કરવાનું ભૂલશો નહીં.

મેળવનારને મોકલવામાં આવેલ જોડાણોનાં કદ અને સંખ્યાનો ઉલ્લેખ કરવો તે ખૂબ જ રસપ્રદ છે.

ફોકસ: ઊંધી પિરામિડ

કહેવાતા રિવર્સ પિરામિડ પધ્ધતિના સંદર્ભમાં, તે તમારા વ્યવસાયિક ઇમેઇલનો ટેક્સ્ટ તમારા મેસેજની મુખ્ય માહિતી સાથે શરૂ કરીને અને મહત્વની ઉતરતા ક્રમમાં અન્ય માહિતી સાથે ચાલુ રાખશે.

પરંતુ આ પદ્ધતિ કેમ અપનાવવી?

સામાન્ય રીતે પ્રથમ વાક્ય બાકીના સંદેશથી વધુ સારી રીતે વાંચે છે. તે આકર્ષક હોવું જ જોઈએ. Inંધી પિરામિડ પદ્ધતિ અપનાવીને, અમે સરળતાથી વાચકોનું ધ્યાન આકર્ષિત કરી શકીએ છીએ અને તેને અંતે ઇમેઇલ વાંચવા માંગીએ છીએ.

જ્યાં સુધી લેખનની વાત છે, ત્યાં ફકરોની ચોક્કસ વિચાર પર ફોકસ કરતી વખતે, મહત્તમ ચાર ફકરાનો ઉપયોગ કરવો, તે માટે 3 થી 4 દરેક લીટીઓ માટે યોગ્ય છે.

જો તમે આ પદ્ધતિ અપનાવવા માંગતા હો, તો અમે તમને આનો ઉપયોગ કરવાની સલાહ આપીશું:

• પ્રમાણમાં ટૂંકા વાક્યો;
• વાક્યોને જોડવા માટે શબ્દોને જોડતા;
• વર્તમાન અને વ્યાવસાયિક ભાષા

 

                                                    REMINDER 

 

જેમ તમે સમજી ગયા છો, વ્યાવસાયિક ઈમેલનો મિત્રને મોકલવામાં આવેલ ઈમેલ સાથે કોઈ સંબંધ નથી. એવા નિયમો છે જે પત્રમાં અનુસરવા આવશ્યક છે.

1- કાળજીપૂર્વક આ વિષયનો ઉપયોગ કરો

અમે સ્પષ્ટપણે ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, તમારે તમારા વ્યાવસાયિક ઈમેલનું વિષય ક્ષેત્ર (અથવા વિષય) યોગ્ય રીતે લખવું જોઈએ. તે સંક્ષિપ્ત અને સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ. તમારા પ્રાપ્તકર્તાએ તરત જ તમારા ઇમેઇલની સામગ્રીને સમજવી આવશ્યક છે. તેથી તે નક્કી કરી શકે છે કે તેને તરત જ ખોલવું કે પછી વાંચવું.

2- નમ્ર હોવું

જેમ તમે સારી રીતે સમજી ગયા છો, સંદર્ભમાં શુભેચ્છા અને નમ્રતાના સૂત્રોનો ઉપયોગ કરવો જરૂરી છે.

સૂત્રો સંક્ષિપ્ત અને ખૂબ જ સારી રીતે પસંદ થયેલ હોવા જોઈએ.

3- સાચું જોડણી ભૂલો

સૌ પ્રથમ, તમારે તમારા ઇમેઇલને ફરીથી વાંચવું પડશે અને ખાતરી કરો કે તમે કોઈપણ જરૂરી માહિતીને ભૂલી નથી અને શા માટે કોઈ બીજાને તે વાંચી નહ. અન્ય વ્યક્તિનું અભિપ્રાય ધરાવવા તે ખૂબ જ રસપ્રદ છે

જોડણી અને વ્યાકરણની ભૂલો સુધારવા માટે, અમે તમને પ્રોગ્રામર પર તમારા ઈ-મેલને કોપી અને પેસ્ટ કરવાની સલાહ આપીએ છીએ અને આપમેળે ચકાસણી કરો. જો આ સૉફ્ટવેર બધી ખામીને સુધારી ના કરે તો પણ તે તમારી સહાય કરી શકે છે. વૈકલ્પિક રીતે, તમે વ્યાવસાયિક સુધારણા સોફ્ટવેરમાં પણ રોકાણ કરી શકો છો.

4- તમારું ઇમેઇલ સાઇન ઇન કરો

તમારા વ્યવસાયિક ઇમેઇલમાં હસ્તાક્ષર ઉમેરવાનું ખૂબ મહત્વનું છે. વ્યાવસાયિક સહી લખવા માટે તમારે ઉપર સૂચિબદ્ધ નિયમોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે.

તમારા વિધેય, તમારી કંપનીને લગતી વિવિધ માહિતીનો ઉલ્લેખ કરીને ... તમારા પ્રાપ્તકર્તા ઝડપથી સમજશે કે તે કોણ સાથે વ્યવહાર કરે છે.

5- તમારા ઇમેઇલને કસ્ટમાઇઝ કરો

જો તે સામાન્ય છે, મેલ વાંચવાની શક્યતા ઓછી છે. તમારે પ્રાપ્તકર્તાને એવું લાગવું જ જોઇએ કે મેલ તેમને ફક્ત સંબોધિત કરવામાં આવે છે. તેથી તમારે ઓબ્જેક્ટને કસ્ટમાઇઝ કરવું પડશે, અને તમારો ઇમેઇલ શરૂ કરવા માટે અપનાવવા માટે સૂત્ર પસંદ કરવો પડશે.

જો તે જૂથ ઇમેઇલ છે, તો તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓની લાક્ષણિકતાઓ, તેમની પસંદગીઓ, તેમની રુચિઓ અને તેમના સ્થાન અનુસાર જુદી જુદી સૂચિ બનાવવી મહત્વપૂર્ણ છે. તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓનું વિભાજન તમને તમારા ઇમેઇલ્સના ખુલ્લા દરમાં વધારો કરવાની મંજૂરી આપે છે.

6- આપો મેલ ખોલવા માંગો છો

જ્યારે કોઈ પ્રોફેશનલ ઇમેઇલ લખતી વખતે, તમારે હંમેશાં પ્રાપ્ત કરવું જ પડશે કે તે તેને ખોલવા માંગે છે. સામાન્ય રીતે, ઑબ્જેક્ટ એ પ્રથમ ઘટક છે જે તમારા ઇમેઇલ ખોલવા અને તેને વાંચવા માટે સંવાદદાતાને નહીં. તેથી તમારે તમારા ઑબ્જેક્ટને વધુ મહત્વ આપવું પડશે, તેને મટાડવું અને તેને શક્ય એટલું આકર્ષક બનાવવું પડશે.

એ જ અર્થમાં, તમારા ઇમેઇલના પહેલા બે વાક્યોએ પ્રાપ્ત કરવું જોઈએ કે પ્રાપ્તકર્તા વાંચન ચાલુ રાખવા માંગે છે. તમારી ઇમેઇલની શરૂઆતમાં સૌથી મહત્વની માહિતીનો ઉદ્ધાર કરવો અને તમારા પત્રવ્યવહારની જિજ્ઞાસાને ટ્રીગર કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.

7- ભ્રામક પદાર્થોને ટાળો

તમારે તમારા ઇમેઇલ્સના શરૂઆતના દરને વધારવા માટે ભ્રામક ઑબ્જેક્ટનો ક્યારેય ઉપયોગ કરવો ન જોઈએ.

તમને ખબર હોવી જોઇએ કે તમારી ઇમેઇલ તમારી છબી (અથવા તમારી કંપની) ને દર્શાવે છે. તેથી, ઉત્તેજક અને ભ્રામક વસ્તુઓને અવગણવા માટે ખૂબ મહત્વનું છે. ઑબ્જેક્ટને તમારા ઇમેઇલની સામગ્રી માટે અનુકૂળ હોવું આવશ્યક છે.

8- તમારી જાતને રીડરનાં સ્થાનમાં મૂકો

સહાનુભૂતિ ધ્યાનમાં લેવા માટે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ તત્વ છે. તમારા ઇમેઇલનો વિષય યોગ્ય રીતે લખવા અને તેને આકર્ષક બનાવવા માટે તમારે પોતાને તમારા પ્રાપ્તકર્તાના જૂતામાં મૂકવું પડશે. તમારે પોતાને તમારા સંવાદદાતાના પગરખાંમાં મૂકવું પડશે અને શ્રેણીબદ્ધ પ્રશ્નોની સૂચિબદ્ધ કરવી પડશે કે જે તે પોતાને પૂછી શકે. તે તમારા પ્રતિસાદમાંથી છે કે તમે તમારા ઇમેઇલનું શીર્ષક સ્વીકારી શકો છો.

9- એક વ્યવસાયિક ઇમેઇલ સરનામું વાપરો

અંગત સરનામાંઓ જેમ કે મનોરમ ગામ @ ... અથવા સજ્જન @ ... સંપૂર્ણપણે પ્રતિબંધિત છે. વ્યાવસાયિક સંબંધોના સંદર્ભમાં, અમે આ પ્રકારનાં ઈ-મેલ સરનામાંઓનો ઉપયોગ કરીને સંવાદદાતા સાથે ક્યારેય બોલતા નથી.

વ્યવસાયિક ઈ-મેલ સરનામું, અથવા તમારા નામ અને અટક સાથે ઓછામાં ઓછા એક વ્યક્તિગત સરનામાનો ઉપયોગ કરવાની ભલામણ કરવામાં આવે છે.

પ્રોફેશનલ ઇમેલમાં ખૂબ સારા સંચાર, ચોક્કસ શબ્દભંડોળ, સંક્ષિપ્ત લખાણ, સ્પષ્ટ વિનંતી અને નિરર્થક જોડણીની જરૂર છે. નિયમો, ટિપ્સ અને સલાહને અપનાવીને આપણે નોંધાયેલા, તમે એક આકર્ષક ઇમેઇલ લખી શકો છો, જે તરત જ તમારા પ્રાપ્તકર્તાને હિત કરશે અને તેની રુચિ પેદા કરશે.