Imel ya dade yana zama kayan aiki mai mahimmanci don sadarwar kasuwanci, amma zaben da Sendmail ya gudanar. An bayyana shi ya haifar da tashin hankali, rudani ko wasu mummunan sakamako ga 64% na kwararru.
Don haka, ta yaya za ku guji wannan tare da imel ɗinka? Kuma ta yaya za ka rubuta imel ɗin da ke ba da sakamakon da ake bukata? A cikin wannan labarin, zamu sake nazarin hanyoyin da za ku iya amfani da su don tabbatar da amfani da imel ɗinku a fili, tasiri, da kuma ci nasara.
Wani ma'aikacin ofisoshin ma'aikaci yana karɓar saƙonnin 80 a rana daya. Tare da wannan rukuni na mail, ana iya manta da saƙonnin mutum sau ɗaya. Bi wadannan dokoki masu sauki don an lura da amfani da imel.
- Kada ku yi magana da yawa ta imel.
- Yi amfani da abubuwa da kyau.
- Yi bayani sannu-sannu da gajere.
- Yi kyau.
- Bincika sauti.
- Sake karanta.
Kada ku yi magana da yawa ta imel
Ɗayan babban tushen damuwa a wurin aiki shine yawan adadin imel da mutane ke karɓa. Don haka, kafin ka fara rubuta imel, tambayi kanka: "Shin da gaske wannan ya zama dole?"
A cikin wannan mahallin, ya kamata ku yi amfani da wayar tarho ko saƙon nan take don magance tambayoyin da wataƙila za su kasance batun tattaunawar baya. Yi amfani da kayan aikin tsara sadarwa kuma gano mafi kyawun tashoshi don nau'ikan saƙonni daban-daban.
A duk lokacin da ya yiwu, ba da mummunan labari a mutum. Yana taimaka maka sadarwa tare da tausayi, tausayi da fahimta da kuma fansar kanka idan an dauki saƙonka kuskure.
Yi amfani da abubuwa da kyau
Kanun labaran jarida yana yin abubuwa biyu: yana ɗaukar hankalin ku kuma ya taƙaita labarin don ku yanke shawarar ko za ku karanta ko a'a. Layin batun imel ɗinku ya kamata yayi haka.
Wani abu sarari mara komai yana da yuwuwar a manta da shi ko kuma a ƙi shi azaman “spam”. Don haka koyaushe a yi amfani da ƴan zaɓaɓɓun kalmomi don gaya wa mai karɓa abin da imel ɗin yake game da shi.
Kuna iya haɗa kwanan wata a cikin layin magana idan saƙonku wani ɓangare ne na jerin imel na yau da kullun, kamar rahoton aikin mako-mako. Don saƙon da ke buƙatar amsa, kuna iya haɗawa da kira zuwa aiki, kamar "Don Allah a ranar 7 ga Nuwamba."
Layin da aka rubuta da kyau, kamar wanda ke ƙasa, yana ba da mahimman bayanai ba tare da mai karɓa ya buɗe imel ba. Wannan yana aiki azaman faɗakarwa wanda ke tunatar da masu karɓa taron ku a duk lokacin da suka duba akwatin saƙo na saƙo.
| Misali mara kyau Kyakkyawan misali |
|
| Subject: taro | Batu: Gano kan tsarin GATEWAY - 09h da 25 Fabrairu 2018 |
Tsare sakonni da kuma takaice
Aikace-aikacen, kamar haruffan kasuwancin gargajiya, dole ne ya zama cikakke da raguwa. Tsaya kalmomin ku a takaice kuma daidai. Jigon imel ɗin dole ne ya zama kai tsaye da sanarwa, kuma ya ƙunshi dukan bayanai masu dacewa.
Ba kamar haruffan gargajiya ba, aika imel da yawa baya kashe fiye da aika ɗaya. Don haka idan kuna buƙatar sadarwa tare da wani akan batutuwa daban-daban, la'akari da rubuta imel ɗin daban ga kowane. Wannan yana fayyace saƙon kuma yana bawa wakilinku damar amsa magana ɗaya lokaci ɗaya.
| Misali mara kyau | Kyakkyawan misali |
| Subject: Bayani ga rahoton tallace-tallace
Hi Michelin,
Na gode da aiko da wannan rahoto a makon da ya gabata. Na karanta shi jiya kuma na ji cewa Babi na 2 yana buƙatar ƙarin takamaiman bayani game da ƙididdigar tallace-tallacen mu. Ina kuma tsammanin sautin zai iya zama na yau da kullun.
Bugu da kari, ina so in sanar da ku cewa na shirya ganawa da sashin hulda da jama’a kan sabon yakin neman zabe a wannan Juma’a. Tana karfe 11:00 na safe kuma zata kasance a cikin karamin dakin taro.
Da fatan za a sanar da ni idan kuna nan.
Na gode,
Camille |
Subject: Bayani ga rahoton tallace-tallace
Hi Michelin,
Na gode da aiko da wannan rahoto a makon da ya gabata. Na karanta shi jiya kuma na ji cewa Babi na 2 yana buƙatar ƙarin takamaiman bayani game da ƙididdigar tallace-tallacen mu.
Har ila yau, ina tunanin cewa sautin zai iya zama mafi mahimmanci.
Za a iya canza shi da waɗannan kalmomi a zuciya?
Na gode don aikinku!
Camille
(Camille sa'an nan kuma aika wani imel game da taron PR.) |
Yana da mahimmanci don daidaita daidaito a nan. Ba kwa son jefa wa wani hari da saƙon imel, kuma yana da ma'ana don haɗa abubuwan da ke da alaƙa da yawa cikin rubutu ɗaya. Lokacin da wannan ya faru, kiyaye shi cikin sauƙi tare da sakin layi mai ƙididdiga ko harsashi, kuma la'akari da "yanke" bayanin zuwa ƙananan raka'a da aka tsara sosai don sauƙaƙe narkewa.
Har ila yau, lura cewa a cikin kyakkyawan misali na sama, Camille ta ƙayyade abin da take so Michelin ta yi (a wannan yanayin, canza rahoton). Idan kun taimaki mutane su san abin da kuke so, za su iya ba ku shi.
Yi kyau
Mutane sau da yawa suna tunanin cewa imel zai iya zama kasa da na gargajiya. Amma sakonnin da kake aikowa shine kwarewa ga kwarewarka, dabi'u da kulawa zuwa daki-daki masu mahimmanci, don haka an buƙatar wani matakin tsari.
Sai dai idan kuna da kyakkyawar ma'amala da wani, ku guje wa yare na yau da kullun, ɓatanci, jargon, da gajartawar da ba ta dace ba. Emoticons na iya taimakawa wajen bayyana niyyar ku, amma yana da kyau a yi amfani da su tare da mutanen da kuka sani sosai.
Rufe sakonka tare da "Gaskiya," "Mai kyau / maraice zuwa gare ku" ko "mai kyau a gare ku," dangane da halin da ake ciki.
Masu karɓa na iya zaɓar buga imel da raba su tare da wasu, don haka koyaushe ku kasance masu ladabi.
Duba sautin
Idan muka sadu da mutane fuska da fuska, muna amfani da harsunansu, sautunan murya, da kuma hangen nesa don duba yadda suke ji. E-mail ya hana mana wannan bayanin, wanda ke nufin ba zamu iya sanin lokacin da mutane suka fahimci sakonninmu ba.
Zaɓuɓɓukan kalmominku, tsayin jimla, alamomin rubutu, da ƙira za a iya fassara su cikin sauƙi ba tare da alamun gani da na ji ba. A cikin misali na farko da ke ƙasa, Louise na iya tunanin cewa Yann ya yi takaici ko fushi, amma a gaskiya, yana jin dadi.
| Misali mara kyau | Kyakkyawan misali |
| Louise,
Ina bukatan rahoton ku da karfe 17 na yamma a yau ko kuma in rasa ranar da aka kashe min.
Yann |
Hi Louise,
Na gode da aikin da kuka yi akan wannan rahoto. Za ku iya ba ni takardarku a gaban 17 hours, don haka ba zan rasa ranar ƙarshe ba?
Godiya a gaba,
Yann |
Ka yi tunanin "ji" na imel ɗinka da tausayawa. Idan za a iya kuskuren tunaninka ko motsin zuciyarka, sami hanyar da ba ta da ma'ana don tsara kalmominka.
proofreading
A ƙarshe, kafin danna "Aika", ɗauki ɗan lokaci don bincika imel ɗin ku don kowane kuskuren rubutu, nahawu da rubutu. Imel ɗinku wani yanki ne na ƙwararrun hotonku kamar tufafin da kuke sawa. Don haka ana jin kunya a aika da saƙo mai ɗauke da kurakurai a jere.
A lokacin gyarawa, biya hankali ga tsawon adireshin imel. Mutane za su iya karanta saitunan imel, gajeren lokaci fiye da dogon imel, don haka ka tabbatar da imel ɗinka kamar yadda ya kamata, ba tare da cire bayanai masu dacewa ba.
Babban mahimman bayanai
Yawancin mu ciyar da wani sashi na yau a karanta kuma rubuta imel. Amma sakonnin da muke aikawa suna iya zama da rudani ga wasu.
Don rubuta imel na imel, tambayi kanka da farko idan kana da amfani da wannan tashar. Wani lokaci yana iya zama mafi kyau kai wayar.
Ka sa imel ɗinka ta zama mai mahimmanci kuma daidai. Aika su ne kawai ga mutanen da suke bukatar ganin su kuma a fili suna nuna abin da kuke so mai karɓa ya yi gaba.
Ka tuna cewa imel ɗinku nuni ne na ƙwarewar ku, ƙimar ku da hankalin ku ga daki-daki. Yi ƙoƙarin tunanin yadda wasu za su fassara sautin saƙon ku. Yi ladabi kuma koyaushe sau biyu duba abin da ka rubuta kafin buga "aika".
