Yadda za a rubuta imel na sana'a

 

Yau, imel shine hanya mafi kyau don sadarwa tare da sauƙi, gudu da kuma dacewa. Don musayar sana'a, ita ce hanya mafi yawan amfani.

Don rubuta wani mail mai sana'adole mu mutunta wasu ka'idodi, dabaru da dokoki, wanda zamu yi kokarin bayyana maka a cikin labarin.

Misali na tsarin rubutun ga imel na sana'a 

Wani lokaci mail zai iya zama rikitarwa don sarrafawa a cikin mahallin sana'a. Shirye-shiryen da za a bi don rubuta adireshin imel ɗin dole ne a saka a cikin mai karɓa duk abubuwan da suka dace dole ne a taƙaice kuma daidai.

Don rubuta imel ɗin ƙwararru, zaku iya ɗaukar wannan shirin:

• Abu bayyananne kuma bayyane
• Wata takarda
• Da farko wanda dole ne ya kasance cikin mahallin sadarwa
• Kyakkyawan tsari don kammalawa
• Sa hannu

Zaɓi batun batun imel na sana'a

An kiyasta cewa mai ƙwarewa na iya karɓar matsakaicin imel 100 kowace rana. Don haka dole ne ku zaɓi batun adireshin imel ɗinku don ƙarfafa su su buɗe shi. Don yin wannan, akwai ƙa'idodi da za a bi:

1-Rubuta abu kaɗan

Don haɓaka adadin buɗewar imel ɗin ku, masana suna ba da shawarar da kyau ta amfani da batun haruffa hamsin iyakar.

Kuna da iyakanceccen sarari don rubuta abu ɗinka, don haka dole ne ka zaɓi wani abu ɗaya, yayin amfani da kalmomi da suka shafi abubuwan da ke cikin adireshin imel.

Kullum, anyi amfani da abubuwa masu yawa a kan wayoyin wayoyin komai, wanda kamfanoni suka zama masu amfani da su don bincika imel ɗin su.

2-Siffanta batun batun imel ɗinka

Idan za ta yiwu, dole ne ka ambaci sunan da sunan farko na lambobinka a matakin abu. Yana da wani ɓangaren da zai iya ƙara yawan adadin budewa.

Ta hanyar saka bayanan mai karɓa a matakin batun imel ɗin, zai ji mai daraja da kuma ganewa, wanda zai karfafa shi ya buɗe da karanta adireshin imel ɗinka.

Jiki na imel na sana'a 

Don rubuta imel na sana'a, yana da kyau don rubutawa jikinka na imel ɗin ba tare da ya fita daga batun ba kuma duk ya danganci wasu ka'idoji da gabatarwa.

Yi hankali don rubuta gajeren imel, tare da taƙaitaccen kalmomin da za su ba da ƙarin ta'aziyya ga mai karɓa.

Ga wasu abubuwa da za ku tuna: 

1-Yi amfani da Fom ɗin Rubutun

Yawancin sabis ɗin imel suna ba mai amfani damar zaɓar rubutu da salon rubutu. Idan ya zo ga imel ɗin kasuwanci, zaɓi font font kamar su "Times New Roman" ko "Arial".

An ba da shawarar yin amfani da kayan ado.

Mun kuma bayar da shawarar:

• Dauki girman rubutu mai yawa
• Ka guje wa gwada, nuna rubutu, ko launuka
• Ba a rubuta kowane rubutu a babban haruffa ba

2-Rubuta mai kyau kira dabara

Don imel na sana'a, yana da fifiko kamar yadda ya sama don magance mai magana da sunan, ciki har da lakabi na zamantakewar mutum wanda ya biyo bayan sunansa na ƙarshe.

3-Ka gabatar da kanka a cikin sakin layi na farko

Idan kana rubuta wa mutum a karon farko (sabon abokin ciniki misali), yana da matukar muhimmanci a gabatar da kanka kuma kayi bayanin manufar saƙonka.

Kuna iya ba da wannan ƙaramin gabatarwa ɗaya ko biyu kalmomi.

4-Mafi muhimmancin bayanai a cikin fifiko

Bayan an gabatar da ku, zamu je mafi muhimmanci.

Yana da matukar ban sha'awa don faɗi abubuwan da suka fi muhimmanci a farkon adireshin imel. Za ku adana lokacin karɓa ta hanyar bayyana dalilinku.

Dole ne ku ɗauki hankalin wakilin ku kuma ku tafi kai tsaye zuwa batun.

5-Yi amfani da ƙamus

Tun da kake rubutun imel na sana'a, dole ne ka yi kyakkyawan ra'ayi.

Muna ba ku shawara ku rubuta cikakkun kalmomi a cikin salon sahihi.

Ba'a da shawarar amfani da:

• Kalmomin kalamai;
• Abbreviations mara amfani;
• Emoticons ko emojis;
• Barkwanci;
• Kalmomin marasa kyau;

6-Yi wani ƙaddamar da ya dace

Don kammala imel, dole ne muyi tunani game da sa hannu don yin amfani da, sautin da za a dauka, da kuma yadda za a zaɓa.

Dole ne mu tuna cewa ƙwararrun sadarwa ta kasance a harshen da aka ƙayyade sosai. Yana da matukar muhimmanci mu san dokoki kuma ku zabi hanyar da ta dace don amfani a ƙarshen imel ɗin.

Dabarar da aka yi amfani da ita dole ne a daidaita shi don ingancin mai karɓa da kuma yanayin musayar.

Misali, idan kuna magana da mai duba ko abokin ciniki, zaku iya amfani da "gaisuwa ta gaskiya", wanda shine mafi dacewar magana. Ganin cewa idan abokin aiki ne, zamu iya kawo ƙarshen imel ɗinmu tare da faɗin "Kyakkyawan ƙarshen rana!" "

Game da sa hannu, za ka iya saita software na imel ɗinka don sakawa takardar shaidar kai tsaye a ƙarshen imel.

Don yin tasiri, sa hannun dole ne ya zama gajere:

• Bai fi layi 4 ba;
• Bai wuce haruffa 70 a kowane layi ba;
• Shigar da sunanka na farko dana karshe, aikinka, sunan kamfanin, adireshin gidan yanar gizon ka, wayar ka da lambar faks, kuma da alama hanyar haɗi zuwa bayanan LinkedIn ko Viadeo;

misali :

Robert Holliday

Wakilin na kamfanin Y

http: /www.votresite.com

Waya. : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Wayar hannu: 06 00 00 00 00

Wasu maganganun ladabi:

• Cordially;
• Gaisuwa mafi kyau ;
• Gaisuwa mafi kyau;
• Cikin girmamawa;
• Gaisuwa mai kyau;
• Gaisuwa mafi kyau ;
• Naku,
• Abin farin ciki ne sake saduwa da ku;
• Aminiya mai gagarumar ...

Ga mutanen da muka sani da kyau musamman, zamu iya amfani da dabara mai kyau kamar "hi", "abota", "gani" ...

Sauran misalan hanyoyin yau da kullun:

• Da fatan za a karɓa, Yallabai / Uwargida, bayyanannen ra'ayina;
• Da fatan za a karɓa, Sir / Madam, gaisuwa ta gaisuwa mai kyau;
• Da fatan za a karɓa, Sir / Madam, gaisuwa ta mafi kyau;
• Da fatan za a karɓa, Sir / Madam, jin daɗin girmamawa da sadaukar da kai na;
• Da fatan za a karɓa, Sir / Madam, gaisuwa ta sosai;
• Da fatan za a karɓa, Sir / Madam, bayanin da nake da shi mafi girma;
• Ta hanyar roƙon ka da ka karɓi gaisuwa ta mafi kyau;
• Na gode da kulawar ku ga bukatata;
• Yarda da karɓa, Sir / Madam, girmamawa ta girmamawa mai girma;
• Yayin jiran jiran karantawa daga gare ka, don Allah karɓa, Sir / Madam, tabbacin mafi girman abin da na ɗauka;
• Tare da godiyata, ina roƙon ku a nan, Yallabai / Uwargida, sami abin da na ji na musamman;

7-Hada da makalawa

Game da haɗe-haɗe, kar ka manta da sanar da mai karɓa ta hanyar ambaton su cikin jikin adireshin imel tare da ladabi.

Yana da matukar ban sha'awa game da girman da yawan adadin da aka aika zuwa mai karɓa.

Faɗakarwa: Ƙirƙashin ƙwayar

Game da hanyar da ake kira juyawa hanyar ƙira, ya ƙunshi fara rubutun imel ɗinka na sana'a tare da bayanin babban sakonka kuma sannan ci gaba da bayanan da ke cikin sauƙi mai mahimmanci.

Amma me yasa ake amfani da wannan hanyar?

Yawancin lokaci jimlar farko tana karantawa fiye da sauran saƙon. Dole ne ya zama mai kyau. Ta hanyar bin hanyar da aka juya ta dala, zamu iya daukar hankalin mai karatu a hankali kuma mu sanya shi son karanta email din har zuwa karshe.

Dangane da rubuce-rubuce, yana da kyau a yi amfani da iyakar sakin layi hudu, daga 3 zuwa 4 layin kowannensu, yayin da yake mayar da hankali ga wani ƙayyadadden ra'ayi a cikin sakin layi.

Idan kana son yin amfani da wannan hanyar, muna baka shawara kayi amfani da:

• gajerun jimloli;
• haɗa kalmomi don haɗa jumlolin tare;
• harshe na yanzu da kuma sana'a.

 

                                                    tunatarwa 

 

Kamar yadda kuka fahimta, imel ɗin ƙwararru ba shi da alaƙa da wanda aka aika zuwa aboki. Akwai dokoki waɗanda dole ne a bi su zuwa wasiƙar.

1-Yi hankali da batun

Kamar yadda muka fayyace a sarari, dole ne ka rubuta daidai filin filin (ko batun) na ƙwararrun imel ɗin ku. Ya kamata a takaice kuma a bayyane. Dole ne mai karɓar ku ya fahimci abin da ke cikin imel ɗin ku nan da nan. Don haka zai iya yanke shawarar ko zai buɗe shi nan da nan ko kuma ya karanta daga baya.

2-Don kasancewa da tausayi

Kamar yadda kuka fahimta sosai, ya zama dole a yi amfani da tsarin gaisuwa da ladabi a cikin mahallin.

Tsarin ya kamata ya zama takaice kuma an zaba shi sosai.

3-Daidai kuskuren rubutu

Da farko, dole ku sake karanta adireshin imel ku kuma tabbatar da cewa ba ku manta da duk wani bayani ba, kuma me yasa ba wani ya karanta shi ba. Yana da matukar sha'awar samun ra'ayi na wani mutum.

Don gyara kuskuren rubutu da rubutu, muna ba da shawarar ka kwafa da manna adireshin imel ɗinka a kan majiyar kalma kuma yi bincike na atomatik. Ko da wannan software ba ta gyara duk kuskure ba, zai iya taimaka maka. A madadin, zaku iya zuba jari a software na gyaran sana'a.

4-Saka adireshin imel

Yana da matukar muhimmanci don ƙara sa hannun hannu ga imel ɗin ku na sana'a. Dole ne ku bi dokoki da aka jera a sama don rubuta sa hannu na sana'a.

Ta hanyar ambaci wasu bayanai da suka danganci aikinka, kamfaninka ... mai karɓa zai fahimci wanda yake hulɗa da sauri.

5-Siffanta adireshin imel

Idan yake gaba ɗaya, ana iya karanta wasikar. Dole ne ka sa mai karɓa ya ji cewa an aika masa da wasikar kawai. Don haka dole ne ka tsara abu, sannan ka zabi hanyar da za a dauka don fara adireshin imel.

Idan imel ne na rukuni, yana da mahimmanci don ƙirƙirar jeri daban-daban gwargwadon halaye na waɗanda kuka karɓa, abubuwan da suke so, abubuwan da suke so da wurin da suke. Rabon masu karɓa ya ba ka damar ƙara yawan buɗe imel ɗinku.

6-Bada son bude wasikar

Lokacin da kake rubuta imel na sana'a, dole ne ka sa mai karɓa ya sa ya bude shi. Kullum, abu shine farkon abin da ke tura mai ba da labari don bude adireshin imel da karanta shi. Don haka dole ne ku ba da muhimmanci ga abu, ku warkar da shi kuma ku sanya shi mai kyau kamar yadda zai yiwu.

Hakazalika, kalmomin farko na imel ɗinka ya kamata mai karɓa ya ci gaba da karatun. Ana bada shawara don ƙaddamar da muhimmin bayani a farkon adireshin imel ɗinka kuma don faɗakar da sha'awar mai baƙon ku.

7-Ku guji abubuwa masu yaudara

Kada kayi amfani da abu marar kuskure don ƙara yawan adadin kuɗin imel.

Ya kamata ka sani cewa imel ɗinka yana nuna hotonka (ko na kamfaninka). Saboda haka, yana da mahimmanci don kauce wa abubuwa masu ban sha'awa da kuma ɓatarwa. Dole ne abun ya dace da abun ciki na imel ɗinku.

8-Sa kanka a wurin mai karatu

Jin tausayi abu ne mai matukar mahimmanci don la'akari. Dole ne ku sanya kanku a wurin mai karɓar ku domin ku rubuta batun imel ɗin ku yadda yakamata kuma ku zama abin jan hankali. Dole ne ku sanya kanku a cikin yanayin wakilin ku kuma jera jerin tambayoyin da zai iya yiwa kansa. Daga martani ne zaka iya daidaita taken email dinka.

9-Yi amfani da adireshin imel na sana'a

Adireshin kai tsaye irin wannan kyauta @ ... ko ɗan mutum @ ... suna da cikakkun bayanai. A cikin halayen sana'a, ba'a taba magana da kai ga mai shiga ta hanyar amfani da wannan adireshin e-mail ba.

An bada shawarar yin amfani da adireshin e-mail masu sana'a, ko akalla adireshin sirri tare da sunanka da sunan mahaifi.

Adireshin imel yana buƙatar sadarwa mara kyau, ƙamushin ƙayyadaddun, rubutun ƙaddarar magana, buƙataccen buƙata da ƙamushi. Ta hanyar bin dokoki, dabaru da shawarwari da muka ƙayyade, za ku iya rubuta imel ɗin imel, wanda zai ba da sha'awa ga mai karɓa da kuma tayar da sha'awa.