Imel shine kayan aikin sadarwar da aka fi so ga yawancin mu. Imel yana da ban sha'awa saboda ba dole ba ne ka kasance a lokaci guda da mai shiga tsakani don sadarwa. Wannan yana ba mu damar ci gaba a kan batutuwa masu gudana lokacin da abokan aikinmu ba su samuwa ko kuma a wani gefen duniya.
Koyaya, yawancin mu muna nutsewa cikin jerin imel marasa iyaka. Dangane da wani rahoto da aka buga a cikin 2016, matsakaicin mai amfani da kasuwanci yana karɓa kuma yana aika imel sama da 100 kowace rana.
Bugu da kari, imel suna da sauƙin fahimta. Wani binciken da aka aika a Sakon Sendmail ya gano cewa 64% na mutane sun aika ko karbi imel ɗin da ke haifar da fushi ko rashin rikicewa.
Saboda karfin imel ɗin da muka aika da karɓar, kuma saboda ana amfani da imel sau da yawa, yana da muhimmanci a rubuta su a cikin hanya mai mahimmanci.
Yadda za a rubuta kwararren imel mai sana'a daidai
Rubuta gajeriyar saƙon imel zai rage lokacin da ake amfani da shi don sarrafa imel kuma ya sa ku zama masu fa'ida. Ta hanyar taƙaita imel ɗinku, ƙila za ku kashe ɗan lokaci akan imel da ƙarin lokaci akan wasu ayyuka. Wannan ya ce, rubutu a fili fasaha ce. Kamar duk basira, za ku buƙaci aiki akan cigabanta.
A farkon, yana iya ɗaukar ku tsawon lokaci don rubuta gajerun imel kamar yadda ake rubuta dogayen imel. Sai dai ko da haka ne, za ka taimaka wa abokan aikinka, abokan cinikinka ko ma’aikatanka su zama masu hazaka, saboda za ka ƙara wa akwatin saƙon sako kaɗan kaɗan, wanda hakan zai taimaka musu wajen amsa maka da sauri.
Ta hanyar rubutawa a fili, za a san ku a matsayin wanda ya san abin da suke so kuma yana yin abubuwa. Dukansu suna da kyau ga makomar aikin ku.
To, menene ya kamata a rubuta rubutun imel, ƙayyadewa da masu sana'a?
Nemi burinku
Bayyana e-wasiku yana da kyakkyawan ma'ana.
Duk lokacin da ka zauna don rubuta imel, ɗauki ƴan daƙiƙa kaɗan don tambayar kanka, “Me yasa nake aika wannan? Menene nake tsammani daga mai karɓa?
Idan ba za ku iya amsa wadannan tambayoyin ba, kada ku aika imel. Rubutun imel ba tare da sanin abin da kake buƙata yana ɓata lokacinka da na mai karɓa ba. Idan ba ku san ainihin abin da kuke so ba, zai zama da wuya a bayyana ku a hankali da kuma yadda ya kamata.
Yi amfani da "Abu daya a lokaci" mulki
Imel ba madadin taro ba ne. Tare da tarurrukan kasuwanci, yawan abubuwan ajanda da kuke aiki akai, taron yana da fa'ida.
Tare da imel, kishiyar gaskiya ne. Ƙananan ku haɗa da batutuwa daban-daban a cikin imel ɗin ku, ƙarin abubuwan zasu kasance masu fahimta ga mai shigaku.
Shi ya sa yana da kyau a yi aiki da dokar “Abu ɗaya a lokaci ɗaya”. Tabbatar cewa duk imel ɗin da kuka aika kusan abu ɗaya ne. Idan kana buƙatar sadarwa game da wani aikin, rubuta wani imel.
Har ila yau lokaci ne mai kyau ka tambayi kanka, "Shin wannan imel ya zama dole?" Bugu da ƙari, kawai ana buƙatar e-wasikar shaida akan mutunta mutumin da ka aika imel.
Al'adar tausayawa
Tausayi shine ikon ganin duniya ta idanun wasu. Idan ka yi haka, za ka fahimci tunaninsu da yadda suke ji.
Lokacin rubuta imel, yi tunani game da kalmominka daga ra'ayi na mai karatu. Tare da duk abin da ka rubuta, tambayi kanka:
- Yaya zan iya fassara wannan jumla idan na karɓa?
- Shin yana da kalmomin da ba su da ma'ana?
Wannan gyara ne mai sauƙi, amma ingantacce ga hanyar da ya kamata ku rubuta. Yin tunani game da mutanen da zasu karanta ku zai canza yadda suke amsa muku.
Anan hanya ce mai kyau don duba duniya don taimaka maka farawa. Yawancin mutane:
- Suna aiki Ba su da lokacin hasashen abin da kuke so, kuma za su so su iya karanta imel ɗin ku kuma su amsa da sauri.
- Ji dadin yabo. Idan zaka iya fada wani abu mai kyau game da su ko aikin su, yi shi. Ba za a rushe kalmominku ba.
- Kamar godiya. Idan mai karɓa ya taimake ku ta kowace hanya, ku tuna ku gode musu. Ya kamata ku yi wannan ko da lokacin aikinsu ne don taimaka muku.
Abubuwan da suka dace
Lokacin da kuka fara imel ɗin wani, kuna buƙatar gaya wa mai karɓa ku wanene. Yawancin lokaci kuna iya yin shi a cikin jumla ɗaya. Misali: “Ya yi kyau haduwa da ku a [Event X]. »
Hanya ɗaya da za a gajarta gabatarwa ita ce rubuta su kamar kuna saduwa da juna. Ba za ku so ku shiga cikin taɗi na minti biyar ba lokacin saduwa da wani a cikin mutum. Don haka kar a yi ta a imel.
Ba ku sani ba idan gabatarwa ya zama dole. Zai yiwu ka riga ka tuntubi mai karɓa, amma ba ka san ko ta tuna da kai ba. Zaka iya barin takardun shaidarka a cikin sa hannun lantarki.
Wannan yana guje wa rashin fahimta. Sake gabatar da kanku ga wanda ya riga ya san ku ya zo a matsayin rashin kunya. Idan ba ta da tabbacin ta san ku, za ku iya barin ta ta duba sa hannun ku.
Ƙayyade kanka zuwa kalmomi biyar
A cikin kowace imel da ka rubuta, dole ne ka yi amfani da kalmomin da ya dace don faɗi abinda kake buƙata, ba. Kyakkyawan amfani shi ne iyakancewa ga kalmomi biyar.
Kusan biyar kalmomi sukan kasance da mummunan lalacewa, kuma fiye da biyar lokuta lalacewa.
Akwai lokutan da ba za a iya yiwuwa a ajiye adireshin imel wanda ya ƙunshi kalmomi biyar ba. Amma a mafi yawancin lokuta, kalmomi biyar sun isa.
Dauki horo na biyar kalmomi kuma za ku ga kanka rubuta imel sauri. Za ku sami ƙarin amsoshi.
Yi amfani da kalmomin takaice
A cikin 1946, George Orwell ya shawarci marubuta da kada su yi amfani da doguwar kalma inda gajeriyar za ta yi.
Wannan shawarar ta fi dacewa a yau, musamman lokacin rubuta imel.
Kalmomin kalmomi suna nuna girmamawa ga mai karatu. Ta amfani da kalmomin gajere, kun sanya sakon ku sauƙin ganewa.
Haka yake daidai da kalmomin gajeren da sakin layi. Ka guji rubutun manyan ɓangarorin rubutu idan kana son sako naka ya kasance mai sauƙi kuma mai sauki fahimta.
Yi amfani da murya mai aiki
Muryar mai aiki tana da sauƙin karantawa. Hakanan yana ƙarfafa aiki da nauyi. Lallai, a cikin murya mai aiki, jimlolin suna mayar da hankali kan mutumin da ya aikata. A cikin muryar da ba ta dace ba, jimlolin sun fi mayar da hankali kan abin da mutum ya yi aiki akai. A cikin sautin murya, yana iya zama kamar abubuwa suna faruwa da kansu. A zahiri, abubuwa suna faruwa ne kawai lokacin da mutane suka yi aiki.
Tsaya ga daidaitaccen tsari
Menene mabuɗin don ajiye adireshin imel naka gajere? Yi amfani da tsarin daidaitacce. Wannan samfuri ne da za ku iya bi don kowane adireshin da kuka rubuta.
Baya ga kiyaye adireshin imel naka, bin tsarin daidaitacce yana taimaka maka rubuta sauri.
Bayan lokaci, za ku ci gaba da tsarin da zai yi aiki a gare ku. Ga tsarin mai sauƙi don farawa:
- Salutation
- A yabo
- Dalili don imel ɗinka
- Kira zuwa mataki
- Saƙon rufewa (Kashe)
- Sa hannu
Bari mu dubi kowane ɗayan waɗannan a zurfin.
- Wannan shine layin farko na imel. "Sannu, [Sunan Farko]" gaisuwa ce ta yau da kullun.
- Lokacin da kuke aika imel a karon farko, yabo babban farawa ne. Yabo da aka rubuta da kyau kuma na iya zama gabatarwa. Misali:
"Na ji daɗin gabatar da ku akan [batun] a ranar [kwanan wata]. »
"Na sami shafin ku akan [matukar] yana da taimako sosai. »
“Abin farin ciki ne da na same ku a [bikin]. »
- Dalili don imel ɗinka. A cikin wannan sashe, kuna cewa, "Zan aika imel don tambaya game da..." ko "Ina mamakin ko za ku iya taimakawa da..." Wani lokaci za ku buƙaci jimloli biyu don bayyana dalilanku na rubutawa.
- Kira zuwa mataki. Da zarar ka bayyana dalilin da kake imel, kada ka ɗauka cewa mai karɓa zai san abin da za ka yi. Samar da takamaiman umarnin. Alal misali:
"Zaku iya aiko min da wadancan fayilolin zuwa ranar Alhamis?" »
"Shin za ku iya rubuta wannan a cikin makonni biyu masu zuwa?" "
"Don Allah a rubuta Yann game da shi, kuma sanar da ni lokacin da kuka yi shi. »
Ta hanyar tsara buƙatarka a cikin hanyar tambaya, ana gayyatar mai karɓar don amsawa. A madadin, za ku iya amfani da: "sanar da ni lokacin da kuka yi wannan" ko "sanar da ni idan wannan ya dace da ku." "
- rufe. Kafin aika imel ɗin ku, tabbatar kun haɗa da saƙon rufewa. Wannan yana ba da manufa biyu na sake maimaita kiran ku zuwa aiki da sanya mai karɓa ya ji daɗi.
Misalai na shinge mai kyau:
“Na gode da duk taimakon da kuka yi mana. "
“Ba zan iya jira in ji me kuke tunani ba. »
“Bari in san ko kuna da wasu tambayoyi. "
- Don ƙare tunanin ƙaddamar da sa hannunka ta riga ta hanyar sakon gaisuwa.
Zai iya zama "Gaskiya", "Gaskiya", "Ka yi farin ciki" ko "Na gode".
