Print Friendly, PDF & Email

 

Theemail shine kayan aikin sadarwar da aka fi so ga yawancin mu. Imel yana da kyau saboda ba ma buƙatar kasancewa a lokaci guda da mai shiga tsakani don sadarwa. Wannan yana ba mu damar ci gaba a kan al'amuran yau da kullum lokacin da abokan aikinmu ba su samuwa ko kuma a wani gefen duniya.

Koyaya, yawancin mu nutsuwa cikin jerin imel mara iyaka. Dangane da rahoton da aka buga a cikin 2016, matsakaicin mai amfani da kasuwanci yana karɓa da aika saƙonnin imel sama da 100 kowace rana.

Bugu da kari, imel suna da sauƙin fahimta. Wani binciken da aka aika a Sakon Sendmail ya gano cewa 64% na mutane sun aika ko karbi imel ɗin da ke haifar da fushi ko rashin rikicewa.

Saboda karfin imel ɗin da muka aika da karɓar, kuma saboda ana amfani da imel sau da yawa, yana da muhimmanci a rubuta su a cikin hanya mai mahimmanci.

Yadda za a rubuta kwararren imel mai sana'a daidai

Rubutaccen rubutu, imel ɗin imel zai rage lokacin da ake amfani dashi a kan gudanar da imel ɗin kuma zai sa ka kara samun nasara. Tsayawa ga imel ɗinku na gajeren gajeren lokaci za ku iya ciyar da lokaci kadan a kan imel da ƙarin lokaci akan wasu ayyuka. Wannan ya ce, rubuce-rubuce a fili shi ne kwarewa. Kamar kowane basira, za ku buƙaci aiki akan cigabanta.

Da farko, kuna iya buƙatar lokaci mai tsawo don rubuta gajeren imel don rubuta dogon imel. Duk da haka, koda kuwa wannan shine yanayin, zaka taimaka wa abokan aiki, abokan ciniki ko ma'aikata su zama masu ƙwarewa, saboda za ka ƙara ƙasa da sarari a akwatin saƙo, wanda zai taimaka musu amsa sauri.

Ta hanyar rubutu a sarari, za a san ku kamar wanda ya san abin da yake so kuma ya sa abubuwa su faru. Dukansu biyu suna da kyau ga abubuwan da kake so.

To, menene ya kamata a rubuta rubutun imel, ƙayyadewa da masu sana'a?

Nemi burinku

Bayyana e-wasiku yana da kyakkyawan ma'ana.

A duk lokacin da ka zauna don rubuta imel, ɗauki dan lokaci kaɗan ka tambayi kanka, "Me yasa zan aika wannan? Menene zan sa ran daga mai karɓa?

Idan ba za ku iya amsa wadannan tambayoyin ba, kada ku aika imel. Rubutun imel ba tare da sanin abin da kake buƙata yana ɓata lokacinka da na mai karɓa ba. Idan ba ku san ainihin abin da kuke so ba, zai zama da wuya a bayyana ku a hankali da kuma yadda ya kamata.

KARANTA  Muhimmancin layi a cikin adireshin imel

Yi amfani da "Abu daya a lokaci" mulki

Ba a sanya imel don maye gurbin tarurruka ba. Tare da tarurrukan aiki, yawancin ku ke aiki a kan abubuwan da aka tsara, mafi mahimmancin taron shine.

Tare da imel, kishiyar gaskiya ne. Ƙananan ku haɗa da batutuwa daban-daban a cikin imel ɗin ku, ƙarin abubuwan zasu kasance masu fahimta ga mai shigaku.

Abin da ya sa yana da kyakkyawan ra'ayin yin aiki da "abu ɗaya a lokaci" mulki. Tabbatar cewa duk imel ɗin da ka aika yana game da abu daya. Idan kana buƙatar sadarwa akan wani aikin, rubuta wani imel.

Har ila yau lokaci ne mai kyau ka tambayi kanka, "Shin wannan imel ya zama dole?" Bugu da ƙari, kawai ana buƙatar e-wasikar shaida akan mutunta mutumin da ka aika imel.

Yi aiki da tausayi

Jin tausayi shine ikon ganin duniya ta hanyar idanu wasu. Lokacin da kake yin haka, ka fahimci tunaninsu da kuma ji.

Lokacin rubuta imel, yi tunani game da kalmominka daga ra'ayi na mai karatu. Tare da duk abin da ka rubuta, tambayi kanka:

  • Yaya zan iya fassara wannan jumla idan na karɓa?
  • Shin yana da kalmomin da ba su da ma'ana?

Wannan gyara ne mai sauƙi, amma ingantacce ga hanyar da ya kamata ku rubuta. Yin tunani game da mutanen da zasu karanta ku zai canza yadda suke amsa muku.

Anan hanya ce mai kyau don duba duniya don taimaka maka farawa. Yawancin mutane:

  • Yana aiki. Ba su da lokacin yin tsammani abin da kuke so, kuma suna so su karanta adireshin imel ɗinku kuma su amsa da sauri.
  • Ji dadin yabo. Idan zaka iya fada wani abu mai kyau game da su ko aikin su, yi shi. Ba za a rushe kalmominku ba.
  • Kamar yadda za a gode. Idan mai karɓa ya taimake ku a kowane hanya, ku tuna ya gode masa. Ya kamata ku yi hakan koda kuwa aikin su ne don taimaka muku.

Abubuwan da suka dace

Lokacin da ka aika imel ga wani a karo na farko, kana buƙatar gaya wa mai karɓar ko wanene kai. Yawancin lokaci zaku iya yin wannan a cikin jumla ɗaya. Misali: “Abin farin ciki ne na hadu da ku a (Event X]. "

KARANTA  Yi amfani da imel ɗin kamfanin

Ɗaya daga cikin hanyoyin da za a rage abubuwan gabatarwa shi ne rubuta su kamar idan kun hadu da fuska fuska. Ba za ku so ku shiga cikin minti biyar na minti lokacin da kuka sadu da mutum ba. Don haka, kada kuyi shi cikin imel.

Ba ku sani ba idan gabatarwa ya zama dole. Zai yiwu ka riga ka tuntubi mai karɓa, amma ba ka san ko ta tuna da kai ba. Zaka iya barin takardun shaidarka a cikin sa hannun lantarki.

Wannan yana kawar da rashin fahimta. Kuna sake sakewa ga wanda ya rigaya ya san kai mai lalata ne. Idan ba ta san ko ta san ku ba, za ku iya bari ta duba takardar ku.

Ƙayyade kanka zuwa kalmomi biyar

A cikin kowace imel da ka rubuta, dole ne ka yi amfani da kalmomin da ya dace don faɗi abinda kake buƙata, ba. Kyakkyawan amfani shi ne iyakancewa ga kalmomi biyar.

Kusan biyar kalmomi sukan kasance da mummunan lalacewa, kuma fiye da biyar lokuta lalacewa.

Akwai lokutan da ba za a iya yiwuwa a ajiye adireshin imel wanda ya ƙunshi kalmomi biyar ba. Amma a mafi yawancin lokuta, kalmomi biyar sun isa.

Dauki horo na biyar kalmomi kuma za ku ga kanka rubuta imel sauri. Za ku sami ƙarin amsoshi.

Yi amfani da kalmomin takaice

A 1946, George Orwell ya shawarci mawallafa kada su yi amfani da dogon kalma inda gajere za suyi.

Wannan shawara ita ce mafi mahimmanci a yau, musamman a lokacin da aka rubuta imel.

Kalmomin kalmomi suna nuna girmamawa ga mai karatu. Ta amfani da kalmomin gajere, kun sanya sakon ku sauƙin ganewa.

Haka yake daidai da kalmomin gajeren da sakin layi. Ka guji rubutun manyan ɓangarorin rubutu idan kana son sako naka ya kasance mai sauƙi kuma mai sauki fahimta.

Yi amfani da murya mai aiki

Muryar mai aiki tana da sauki don karantawa. Har ila yau, yana karfafa aiki da alhakin. Lalle ne, a cikin murya mai karfi, kalmomin suna mayar da hankali kan mutumin da ke aiki. A cikin murya mai mahimmanci, kalmomin suna mayar da hankali ga abin da ɗayan aiki yake. A cikin muryaccen murya, yana iya zama alama cewa abubuwa suna faruwa ne kawai. A hanya mai mahimmanci, abubuwa suna faruwa ne kawai idan mutane suke aiki.

Tsayawa tsarin tsari

Menene mabuɗin don ajiye adireshin imel naka gajere? Yi amfani da tsarin daidaitacce. Wannan samfuri ne da za ku iya bi don kowane adireshin da kuka rubuta.

KARANTA  Samfurin wasika: neman sake biyan kuɗin masu sana'a

Baya ga kiyaye adireshin imel naka, bin tsarin daidaitacce yana taimaka maka rubuta sauri.

Bayan lokaci, za ku ci gaba da tsarin da zai yi aiki a gare ku. Ga tsarin mai sauƙi don farawa:

  • Salutation
  • A yabo
  • Dalili don imel ɗinka
  • Kira zuwa aiki
  • Saƙon rufewa (Kashe)
  • Sa hannu

Bari mu dubi kowane ɗayan waɗannan a zurfin.

  • Wannan shine farkon layin email. "Sannu, [Sunan Farko]" shi ne gaisuwa ta al'ada.

 

  • Lokacin da kake imel da wani mutum a karon farko, kyauta mai kyau ne. Kalmomin da aka rubuta a rubuce yana iya zama gabatarwa. Alal misali:

 

“Na ji daɗin gabatarwar ku a kan [batun] a [kwanan wata]. "

“Na sami shafin yanar gizanka a kan [batun] da amfani kwarai da gaske. "

“Abin farin ciki ne na hadu da ku a [taron]. "

 

  • Dalili don imel ɗinka. A wannan sashin, kuna cewa, "Zan aika da imel don tambaya game da…" ko "Ina mamakin ko za ku iya taimaka da…" Wasu lokuta kuna buƙatar jimloli biyu don bayyana dalilanku na yin rubutu.

 

  • Kira zuwa aiki. Da zarar ka bayyana dalilin da kake imel, kada ka ɗauka cewa mai karɓa zai san abin da za ka yi. Samar da takamaiman umarnin. Alal misali:

"Za a iya aiko min da waɗannan fayilolin zuwa ranar Alhamis?" "

"Shin za ku iya rubuta wannan a cikin makonni biyu masu zuwa?" "

"Don Allah a rubuta wa Yann game da shi, kuma ku sanar da ni lokacin da kuka aikata shi." "

Ta hanyar tsara buƙatarka a cikin hanyar tambaya, ana gayyatar mai karɓar don amsawa. A madadin, za ku iya amfani da: "sanar da ni lokacin da kuka yi wannan" ko "sanar da ni idan wannan ya dace da ku." "

 

  • rufe. Kafin aikawa da imel ɗinka, tabbatar da haɗawa da saƙon rufewa. Wannan yana da dalili na biyu na sake maimaita kiranka zuwa aikin da kuma sa mai karɓa ya ji daɗi.

 

Misalai na shinge mai kyau:

“Na gode da duk taimakon da kuka yi mana. "

“Ba zan iya jira don jin abin da kuke tunani ba. "

“Bari in san ko kuna da wasu tambayoyi. "

  • Don ƙare tunanin ƙaddamar da sa hannunka ta riga ta hanyar sakon gaisuwa.

Zai iya zama "Gaskiya", "Gaskiya", "Ka yi farin ciki" ko "Na gode".