Saita yankin ku kuma ƙirƙiri ƙwararrun adiresoshin imel

 

Don ƙirƙirar ƙwararrun adiresoshin imel tare da Google Workspace, mataki na farko shine siyan sunan yanki na al'ada. Sunan yankin yana wakiltar ainihin kasuwancin ku akan layi kuma yana da mahimmanci don ƙarfafa hoton alamar ku. Kuna iya siyan sunan yanki daga mai rejista, kamar Google Domains, ionsko OVH. Lokacin siye, tabbatar da zaɓar sunan yanki wanda ke nuna sunan kasuwancin ku kuma yana da sauƙin tunawa.

 

Saita yanki tare da Google Workspace

 

Bayan siyan sunan yankin, dole ne ku kafa tare da Google Workspace don samun damar amfani da ayyukan imel na kasuwanci na Google. Anan ga matakai don saita yankinku:

  1. Yi rajista don Google Workspace ta zaɓin tsari wanda ya dace da girman kasuwancin ku da takamaiman buƙatu.
  2. Yayin aiwatar da rajista, za a sa ku shigar da sunan yankinku na al'ada.
  3. Google Workspace zai ba ku umarni don tabbatar da ikon mallakar yankin ku da kafa bayanan Tsarin Sunan Domain da ake buƙata (DNS). Kuna buƙatar shiga cikin kwamitin kula da mai rejista na yankin ku kuma ƙara bayanan MX (Mail Exchange) da Google ya bayar. Ana amfani da waɗannan bayanan don tura imel zuwa sabar wasikun Google Workspace.
  1. Da zarar an saita bayanan DNS kuma an tabbatar da yankin, zaku sami damar shiga Google Workspace console console don sarrafa yankinku da ayyukanku.

 

Ƙirƙiri keɓaɓɓen adiresoshin imel don ma'aikatan ku

 

Yanzu da aka kafa yankinku tare da Google Workspace, za ku iya fara ƙirƙirar adiresoshin imel na keɓaɓɓen don ma'aikatan ku. Don yin wannan, bi waɗannan matakan:

  1. Shiga cikin na'ura mai sarrafa Google Workspace ta amfani da asusun mai gudanarwa na ku.
  2. Danna "Masu amfani" a cikin menu na hagu don samun damar jerin masu amfani a cikin ƙungiyar ku.
  3. Danna maɓallin "Ƙara Mai amfani" don ƙirƙirar sabon asusun mai amfani. Kuna buƙatar samar da bayanai kamar sunan farko da na ƙarshe da adireshin imel ɗin da ake so ga kowane ma'aikaci. Za a ƙirƙiri adireshin imel ɗin ta atomatik tare da sunan yankinku na al'ada (misali. employe@yourcompany.com).
  1. Da zarar an ƙirƙiri asusun, zaku iya ba da matsayi da izini ga kowane mai amfani bisa la'akari da alhakinsu a cikin kamfani. Hakanan zaka iya aika musu umarni don saita kalmomin shiga da shiga asusun Gmail ɗin su.
  2. Idan kuna son ƙirƙirar adiresoshin imel na yau da kullun, kamar contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, za ku iya kafa ƙungiyoyi masu amfani tare da adiresoshin imel ɗin da aka raba. Wannan yana bawa ma'aikata da yawa damar karɓa da amsa imel ɗin da aka aika zuwa waɗannan adiresoshin.

Ta bin waɗannan matakan, zaku iya saita yankinku da ƙirƙirar adiresoshin imel na aiki don ma'aikatan ku ta amfani da Google Workspace. Waɗannan adiresoshin imel na keɓaɓɓen za su haɓaka hoton alamar kamfanin ku kuma suna ba da ƙwararrun ƙwararrun abokan cinikin ku da abokan haɗin gwiwa yayin sadarwa tare da ku ta imel.

Sarrafa asusun imel da saitunan mai amfani a cikin Google Workspace

 

The Google Workspace console console yana ba da sauƙin sarrafa asusun mai amfani a cikin kamfanin ku. A matsayin mai gudanarwa, zaku iya ƙara sabbin masu amfani, gyara bayanan asusunsu da saitunan su, ko share asusun lokacin da ma'aikata suka bar kamfanin. Don yin waɗannan ayyukan, je zuwa sashin "Masu amfani" a cikin kayan aikin gudanarwa kuma zaɓi mai amfani da ya dace don canza saitunan su ko share asusun su.

 

Sarrafa ƙungiyoyin masu amfani da haƙƙin samun dama

 

Ƙungiyoyin masu amfani hanya ce mai inganci don tsarawa da sarrafa haƙƙin samun dama ga albarkatun Google Workspace da ayyuka a cikin kamfanin ku. Kuna iya ƙirƙirar ƙungiyoyi don sassa daban-daban, sassa, ko ayyuka, da ƙara mambobi a cikin su bisa la'akari da ayyukansu da ayyukansu. Don sarrafa ƙungiyoyi masu amfani, kewaya zuwa sashin "Ƙungiyoyi" a cikin na'ura mai sarrafa Google Workspace.

Ƙungiyoyi kuma suna taimakawa wajen sarrafa damar yin amfani da takaddun da aka raba da manyan fayiloli, suna sauƙaƙe sarrafa izini. Misali, zaku iya ƙirƙirar ƙungiya don ƙungiyar tallanku kuma ku ba su dama ga takamaiman albarkatun talla a cikin Google Drive.

 

Aiwatar da manufofin tsaro da dokokin saƙo

 

Google Workspace yana ba da zaɓuɓɓuka da yawa don kiyaye muhallin imel ɗin ku da kare bayanan kasuwancin ku. A matsayin mai gudanarwa, zaku iya aiwatar da manufofin tsaro daban-daban da dokokin aika saƙon don tabbatar da yarda da kare masu amfani da ku daga barazanar kan layi.

Don saita waɗannan saitunan, kewaya zuwa sashin "Tsaro" a cikin na'ura mai sarrafa Google Workspace. Ga wasu misalan manufofi da dokoki da zaku iya sanyawa:

  1. Bukatun kalmar wucewa: Saita dokoki don tsayi, sarkaki, da ingancin kalmomin shiga masu amfani don taimakawa kiyaye amintattun asusu.
  2. Tabbatar da abubuwa guda biyu: Kunna tabbatar da abubuwa biyu (2FA) don ƙara ƙarin tsaro lokacin shiga masu amfani cikin asusunsu.
  3. Tacewar Imel: Tsara dokoki don toshe ko keɓe saƙon saƙon saƙo, yunƙurin saƙo, da saƙonni tare da haɗe-haɗe ko haɗin kai.
  4. Ƙuntataccen shiga: Ƙuntata damar yin amfani da ayyukan Google Workspace da bayanai dangane da wuri, adireshin IP, ko na'urar da ake amfani da ita don shiga.

Ta amfani da waɗannan tsare-tsare da dokoki na tsaro na imel, za ku taimaka don kare kasuwancin ku da ma'aikatanku daga barazanar kan layi da tabbatar da bin ƙa'idodin da suka dace.

A taƙaice, sarrafa asusun imel da saitunan masu amfani a cikin Google Workspace wani muhimmin al'amari ne na kiyaye yanayin imel ɗinku yana gudana cikin kwanciyar hankali da aminci. A matsayinka na mai gudanarwa, kana da alhakin sarrafa asusun mai amfani, ƙungiyoyin masu amfani, da haƙƙin samun dama, da kuma amfani da manufofin tsaro da dokokin imel waɗanda suka dace da buƙatun kasuwancin ku.

Yi amfani da haɗin gwiwa da kayan aikin sadarwa waɗanda Google Workspace ke bayarwa

 

Google Workspace yana ba da haɗe-haɗe na aikace-aikacen da ke ba da izini m hadin gwiwa tsakanin membobin kungiyar ku. Ta amfani da Gmel tare da wasu ƙa'idodin Google Workspace, za ku iya yin amfani da haɗin gwiwa tsakanin sassa daban-daban don haɓaka aiki da sadarwa a cikin kasuwancin ku. Ga wasu misalan haɗin kai masu amfani tsakanin Gmel da sauran ƙa'idodin Google Workspace:

  1. Kalanda Google: Shirya tarurruka da abubuwan da suka faru kai tsaye daga Gmel, ƙara gayyata zuwa kalandar abokan aikin ku.
  2. Lambobin Google: Sarrafa kasuwancin ku da abokan hulɗar ku a wuri ɗaya, kuma daidaita su ta atomatik tare da Gmel.
  3. Google Drive: Aika manyan haɗe-haɗe ta amfani da Google Drive, da haɗin kai akan takardu
    a ainihin lokacin kai tsaye daga Gmail, ba tare da saukarwa ko aika imel da yawa iri daban-daban ba.
  1. Google Keep: Yi bayanin kula kuma ƙirƙiri jerin abubuwan yi kai tsaye daga Gmel, kuma daidaita su a duk na'urorin ku.

 

Raba takardu da fayiloli tare da Google Drive

 

Google Drive kayan aiki ne na ajiyar fayil na kan layi da kayan aiki wanda ke sauƙaƙe haɗin gwiwa tsakanin kasuwancin ku. Amfani da Google Drive, zaku iya raba takardu, maƙunsar bayanai, gabatarwa, da sauran fayiloli tare da abokan aikinku, sarrafa izinin kowane mai amfani (karanta-kawai, sharhi, gyara). Don raba fayiloli tare da membobin ƙungiyar ku, kawai ƙara su azaman masu haɗin gwiwa a cikin Google Drive ko raba hanyar haɗi zuwa fayil ɗin.

Google Drive kuma yana ba ku damar yin aiki a ainihin lokacin akan takaddun da aka raba godiya ga aikace-aikacen Google Workspace suite, kamar Google Docs, Google Sheets da Google Slides. Wannan haɗin kai na lokaci-lokaci yana taimaka wa ƙungiyar ku yin aiki da kyau kuma yana guje wa wahalan nau'ikan fayil iri ɗaya.

 

Shirya tarurukan kan layi tare da Google Meet

 

Google Meet bayani ne na taron bidiyo da aka haɗa cikin Google Workspace wanda ke sauƙaƙe tarurrukan kan layi tsakanin membobin ƙungiyar ku, ko suna ofis ɗaya ko kuma suna bazuwa a duniya. Don gudanar da taron kan layi tare da Google Meet, kawai tsara wani taron a cikin Kalanda Google kuma ƙara hanyar haɗin haɗuwa. Hakanan zaka iya ƙirƙirar tarurrukan ad hoc kai tsaye daga Gmel ko Google Meet app.

Tare da Google Meet, ƙungiyar ku za ta iya shiga cikin tarurrukan bidiyo masu inganci, raba fuska, da yin haɗin gwiwa kan takardu a ainihin lokacin, duk a cikin amintaccen muhalli. Bugu da ƙari, Google Meet yana ba da abubuwan ci gaba, kamar fassarar taken atomatik, tallafin ɗakin taro, da rikodi, don saduwa da sadarwar kasuwancin ku da buƙatun haɗin gwiwa.

A ƙarshe, Google Workspace yana ba da kewayon haɗin gwiwa da kayan aikin sadarwa waɗanda za su iya taimaka wa kasuwancin ku aiki yadda ya kamata da kasancewa da haɗin kai. Ta amfani da Gmel tare da wasu ƙa'idodin Google Workspace, raba fayiloli da takardu ta Google Drive, da karɓar tarurrukan kan layi tare da Google Meet, zaku iya amfani da waɗannan hanyoyin don inganta haɓaka aiki da haɗin gwiwa tsakanin ma'aikatan ku.

Ta hanyar amfani da waɗannan kayan aikin haɗin gwiwar, kuna ƙarfafa kasuwancin ku don ci gaba da yin gasa a cikin duniyar da ke canzawa koyaushe, inda ikon daidaitawa da sauri da aiki yadda ya kamata a matsayin ƙungiya yana da mahimmanci ga nasara.