आज, ईमेल आसानी, गति और दक्षता के साथ संवाद करने का सबसे अच्छा तरीका है। पेशेवर आदान-प्रदान के लिए, यह सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला तरीका है।
लिखने के लिए पेशेवर मेलहमें कुछ मानदंडों, सुझावों और नियमों का सम्मान करना चाहिए, जिन्हें हम आपको पूरे लेख में समझाएंगे।
एक पेशेवर ईमेल के लिए एक लेखन योजना का उदाहरण
कभी-कभी पेशेवर संदर्भ में प्रबंधन के लिए मेल जटिल हो सकता है। एक पेशेवर ईमेल लिखने के लिए अनुसरण करने की योजना प्राप्तकर्ता के निपटारे में सभी जरूरी तत्वों को संक्षिप्त और सटीक होना चाहिए।
एक पेशेवर ईमेल लिखने के लिए, आप निम्नलिखित योजना को अपना सकते हैं:
- एक स्पष्ट और स्पष्ट वस्तु
- अपील फॉर्मूला
- एक शुरुआत जो संचार के संदर्भ को व्यवस्थित करनी चाहिए
- निष्कर्ष निकालने के लिए एक सौजन्य सूत्र
- एक हस्ताक्षर
एक पेशेवर ईमेल का विषय चुनें
यह अनुमान है कि एक पेशेवर प्रति दिन औसतन 100 ईमेल प्राप्त कर सकता है। इसलिए आपको उन्हें खोलने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए अपने ईमेल का विषय चुनना होगा। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित नियम हैं:
1- एक छोटी वस्तु लिखें
आपके ईमेल की शुरुआती दर को बढ़ाने के लिए, विशेषज्ञ आदर्श रूप से अधिकतम 50 वर्णों के विषय का उपयोग करने की सलाह देते हैं।
आपके ऑब्जेक्ट को लिखने के लिए आपके पास केवल एक सीमित स्थान है, इसलिए आपको अपने ईमेल की सामग्री से संबंधित क्रिया क्रियाओं का उपयोग करते समय एक विशिष्ट वस्तु चुननी होगी।
आम तौर पर, लंबी वस्तुओं को स्मार्टफोन पर खराब तरीके से पढ़ा जाता है, जो पेशेवरों द्वारा अपने ईमेल की जांच करने के लिए अधिक से अधिक उपयोग किए जा रहे हैं।
2- अपने ईमेल के विषय को अनुकूलित करें
यदि संभव हो, तो आपको ऑब्जेक्ट स्तर पर अपने संपर्कों का नाम और पहला नाम उल्लेख करना होगा। यह एक तत्व है जो उद्घाटन दर में वृद्धि कर सकता है।
ईमेल के विषय के स्तर पर अपने प्राप्तकर्ता का ब्योरा डालकर, वह मूल्यवान और मान्यता प्राप्त महसूस करेगा, जो उसे आपके ईमेल को खोलने और पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करेगा।
एक पेशेवर ईमेल का शरीर
एक पेशेवर ईमेल लिखने के लिए, सलाह दी जाती है कि विषय से प्रस्थान किए बिना आपके ईमेल के शरीर को स्पष्ट रूप से लिखें और सभी शैली और प्रस्तुति के कुछ मानकों के आधार पर।
संक्षिप्त और सटीक वाक्य के साथ एक छोटा ईमेल लिखने के लिए सावधानी बरतें जो आपके प्राप्तकर्ता को अधिक आराम देगी।
यहाँ कुछ बातें याद रखने योग्य हैं:
1- एक क्लासिक फ़ॉन्ट का प्रयोग करें
अधिकांश ई-मेल सेवाएं उपयोगकर्ता को पाठ के फ़ॉन्ट और शैली का चयन करने की अनुमति देती हैं। जब यह एक व्यावसायिक ईमेल की बात आती है, तो "टाइम्स न्यू रोमन" या "एरियल" जैसे क्लासिक फ़ॉन्ट चुनें।
सजावटी फ़ॉन्ट का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।
हम भी सलाह देते हैं:
- एक पठनीय फ़ॉन्ट आकार को अपनाने
- इटालिक्स, हाइलाइटिंग या रंग से बचें
- पूंजी अक्षरों में सभी पाठ नहीं लिखना
2- एक अच्छा कॉल फॉर्मूला लिखना
एक पेशेवर ईमेल के लिए, उपरोक्त के रूप में नाम से पता लगाने के लिए उपरोक्त के रूप में बेहतर है, जबकि उसके अंतिम नाम के बाद व्यक्ति की सभ्यता का शीर्षक शामिल है।
3- पहले पैराग्राफ में स्वयं को पेश करें
यदि आप पहली बार किसी के लिए लिख रहे हैं (उदाहरण के लिए एक नया ग्राहक), तो खुद को पेश करना और आपके संदेश के उद्देश्य को संक्षिप्त रूप से समझा जाना बहुत महत्वपूर्ण है।
आप इस छोटी प्रस्तुति को एक या दो वाक्यों में समर्पित कर सकते हैं।
4- प्राथमिकता में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी
आपकी प्रस्तुति के बाद, हम सबसे महत्वपूर्ण बिंदु पर जाते हैं।
अपने ईमेल की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी उद्धृत करना बहुत दिलचस्प है। आप अपने इरादे को स्पष्ट करके अपने प्राप्तकर्ता का समय बचाएंगे।
आपको अपने संवाददाता का ध्यान आकर्षित करना होगा और सीधे मुद्दे पर पहुंचना होगा।
5- एक औपचारिक शब्दावली का प्रयोग करें
चूंकि आप एक पेशेवर ईमेल लिख रहे हैं, इसलिए आपको एक अच्छा प्रभाव बनाना होगा।
हम आपको विनम्र शैली में पूर्ण वाक्यों को लिखने की सलाह देते हैं।
यह उपयोग करने के लिए अनुशंसित नहीं है:
- कठभाषा;
- बेकार संक्षेप;
- इमोटिकॉन्स या इमोजीस;
- चुटकुले;
- अशिष्ट शब्द;
6- एक उचित निष्कर्ष निकालें
एक ईमेल समाप्त करने के लिए, हमें उपयोग करने के लिए हस्ताक्षर, गोद लेने के लिए स्वर, और राजनेता सूत्र चुनने के बारे में सोचना चाहिए।
हमें यह ध्यान में रखना चाहिए कि व्यावसायिक संचार एक रहता है अत्यधिक संहिताबद्ध भाषा। नियमों को जानना और ईमेल के अंत में उपयोग करने के लिए सही सूत्र चुनना बहुत महत्वपूर्ण है।
प्रयुक्त सूत्र को अपने प्राप्तकर्ता की गुणवत्ता और विनिमय के संदर्भ में अनुकूलित किया जाना चाहिए।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी पर्यवेक्षक या ग्राहक से बात कर रहे हैं, तो आप "ईमानदारी से अभिवादन" का उपयोग कर सकते हैं, जो कि सबसे उपयुक्त वाक्यांश है। यदि यह एक सहकर्मी है, तो हम अपने ईमेल को "दिन का अच्छा अंत" कह सकते हैं। "
हस्ताक्षर के संबंध में, आप अपने ईमेल सॉफ़्टवेयर को स्वचालित रूप से हमारे ईमेल के अंत में व्यक्तिगत हस्ताक्षर डालने के लिए सेट कर सकते हैं।
प्रभावी होने के लिए, हस्ताक्षर छोटा होना चाहिए:
- 4 लाइनों से अधिक नहीं;
- प्रति पंक्ति 70 से अधिक वर्ण नहीं;
- अपना पहला और अंतिम नाम, अपना फ़ंक्शन, कंपनी का नाम, अपनी वेबसाइट का पता, अपना टेलीफोन और फ़ैक्स नंबर दर्ज करें, और संभवतः आपके लिंक्डइन या वीएडायो प्रोफ़ाइल का लिंक;
उदाहरण :
रॉबर्ट होलीडे
कंपनी वाई के प्रतिनिधि
http: /www.votresite.com
फ़ोन। : 06 00 00 00 00 / फ़ैक्स: 06 00 00 00 00
मोबाइल: 06 00 00 00 00
कुछ विनम्र भाव:
- सौहार्दपूर्वक;
- सादर ;
- सादर;
- सम्मानपूर्वक;
- विनम्र अभिवादन ;
- सादर ;
- आपका अपना,
- आपको फिर से देखना खुशी की बात है;
- गर्म बधाई ...
जिन लोगों को हम विशेष रूप से अच्छी तरह से जानते हैं, उनके लिए हम "हाय", "मैत्री", "आपको देखें" जैसे सौहार्दपूर्ण सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं ...
क्लासिक फ़ार्मुलों के अन्य उदाहरण:
- कृपया स्वीकार करें, सर / मैडम, मेरी प्रतिष्ठित भावनाओं की अभिव्यक्ति;
- कृपया स्वीकार करें, सर / मैडम, मेरे सौहार्दपूर्ण अभिवादन की अभिव्यक्ति;
- कृपया प्राप्त करें, सर / मैडम, मेरा सबसे अच्छा संबंध है;
- कृपया प्राप्त करें, सर / मैडम, मेरी सम्मानजनक और समर्पित भावनाएं;
- कृपया स्वीकार करें, सर / मैडम, मेरी ईमानदारी से बधाई;
- कृपया स्वीकार करें, सर / मैडम, मेरे उच्चतम विचार की अभिव्यक्ति;
- आपसे मेरा सर्वश्रेष्ठ संबंध स्वीकार करने के लिए कहकर;
- मेरे अनुरोध पर आपका ध्यान देने के लिए धन्यवाद;
- स्वीकार करने के लिए तैयार, सर / मैडम, मेरे गहरे सम्मान की श्रद्धांजलि;
- आपसे पढ़ने का इंतज़ार करते हुए, कृपया स्वीकार करें, सर / मैडम, मेरे उच्चतम विचार का आश्वासन;
- मेरे धन्यवाद के साथ, मैं आपसे यहाँ, सर / मैडम, मेरी प्रतिष्ठित भावनाओं की अभिव्यक्ति के लिए प्रार्थना करता हूँ;
7-संलग्नक शामिल करें
अनुलग्नकों के संबंध में, प्राप्तकर्ता को सौजन्य से अपने ईमेल के शरीर में उनका उल्लेख करके सूचित करना न भूलें।
प्राप्तकर्ता को भेजे गए अनुलग्नकों के आकार और संख्या का उल्लेख करना बहुत दिलचस्प है।
फोकस: उलटा पिरामिड
तथाकथित रिवर्स पिरामिड विधि के संबंध में, इसमें आपके संदेश की मुख्य जानकारी के साथ अपने पेशेवर ईमेल का पाठ शुरू करना और फिर महत्व के अवरोही क्रम में अन्य जानकारी जारी रखना शामिल है।
लेकिन यह तरीका क्यों अपनाएं?
आमतौर पर पहला वाक्य बाकी संदेश से बेहतर होता है। यह आकर्षक होना चाहिए। उल्टे पिरामिड पद्धति को अपनाकर, हम आसानी से पाठक का ध्यान आकर्षित कर सकते हैं और उसे ईमेल को अंत तक पढ़ना चाहते हैं।
जहां तक लेखन का संबंध है, प्रति अनुच्छेद एक विशिष्ट विचार पर ध्यान केंद्रित करते समय, अधिकतम X अनुक्रमों से 3 लाइनों तक अधिकतम चार पैराग्राफ का उपयोग करने की सलाह दी जाती है।
यदि आप इस विधि को अपनाना चाहते हैं, तो हम आपको उपयोग करने की सलाह देते हैं:
- अपेक्षाकृत छोटे वाक्य;
- वाक्यों को एक साथ जोड़ने के लिए शब्दों को जोड़ना;
- एक वर्तमान और पेशेवर भाषा।
अनुस्मारक
जैसा कि आप समझ चुके हैं, एक पेशेवर ईमेल का किसी मित्र को भेजे गए ईमेल से कोई लेना-देना नहीं है। ऐसे नियम हैं जिनका पालन पत्र में किया जाना चाहिए।
1- सावधानी से विषय का इलाज करें
जैसा कि हमने स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट किया है, आपको अपने पेशेवर ईमेल के विषय क्षेत्र (या विषय) को सही ढंग से लिखना होगा। यह संक्षिप्त और स्पष्ट होना चाहिए। आपके प्राप्तकर्ता को आपके ईमेल की सामग्री को तुरंत समझना चाहिए। इसलिए वह तय कर सकता है कि उसे तुरंत खोलना है या बाद में पढ़ना है।
2- विनम्र होना
जैसा कि आप भली-भांति समझ चुके हैं कि अभिवादन और शिष्टता के सूत्रों को सन्दर्भ में प्रयोग करना आवश्यक है।
सूत्र संक्षिप्त और बहुत अच्छी तरह से चुना जाना चाहिए।
3- सही वर्तनी त्रुटियां
सबसे पहले, आपको अपना ईमेल दोबारा पढ़ना होगा और सुनिश्चित करना होगा कि आप कोई आवश्यक जानकारी नहीं भूल गए हैं, और किसी और ने इसे क्यों नहीं पढ़ा है। किसी अन्य व्यक्ति की राय रखना बहुत दिलचस्प है।
वर्तनी और व्याकरण गलतियों को सही करने के लिए, हम आपको एक शब्द प्रोसेसर पर अपना ई-मेल कॉपी और पेस्ट करने की सलाह देते हैं और स्वचालित जांच करते हैं। भले ही यह सॉफ्टवेयर सभी दोषों को सही नहीं करता है, यह आपकी मदद कर सकता है। वैकल्पिक रूप से, आप पेशेवर सुधार सॉफ्टवेयर में भी निवेश कर सकते हैं।
4- अपना ईमेल साइन करें
अपने पेशेवर ईमेल में हस्ताक्षर जोड़ने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। पेशेवर हस्ताक्षर लिखने के लिए आपको ऊपर सूचीबद्ध नियमों का पालन करना होगा।
अपने फ़ंक्शन से संबंधित विभिन्न जानकारी का उल्लेख करके, आपकी कंपनी ... आपका प्राप्तकर्ता जल्दी से समझ जाएगा कि वह किसके साथ काम कर रहा है।
5- अपने ईमेल को कस्टमाइज़ करें
यदि यह सामान्य है, तो मेल पढ़ने की संभावना कम है। आपको प्राप्तकर्ता को यह महसूस करना होगा कि मेल केवल उसे संबोधित किया गया है। तो आपको ऑब्जेक्ट को कस्टमाइज़ करना होगा, और अपना ईमेल शुरू करने के लिए अपनाने के लिए फॉर्मूला चुनें।
यदि यह एक समूह ईमेल है, तो आपके प्राप्तकर्ताओं की विशेषताओं, उनकी वरीयताओं, उनके हितों और उनके स्थान के अनुसार अलग-अलग सूचियां बनाना महत्वपूर्ण है। आपके प्राप्तकर्ताओं का विभाजन आपको अपने ईमेल की खुली दर बढ़ाने की अनुमति देता है।
6- मेल खोलना चाहते हैं
एक पेशेवर ईमेल लिखते समय, आपको हमेशा प्राप्तकर्ता को इसे खोलना होगा। आम तौर पर, ऑब्जेक्ट पहला तत्व होता है जो आपके ईमेल को खोलने और इसे पढ़ने के लिए एक संवाददाता को धक्का देता है। तो आपको अपनी वस्तु को अधिक महत्व देना होगा, इसे ठीक करना होगा और इसे जितना संभव हो उतना आकर्षक बनाना होगा।
इसी तरह, आपके ईमेल के पहले दो वाक्य प्राप्तकर्ता को पढ़ना जारी रखना चाहते हैं। आपके ईमेल की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी उद्धृत करने और आपके संवाददाता की जिज्ञासा को ट्रिगर करने की अनुशंसा की जाती है।
7- भ्रामक वस्तुओं से बचें
आपको अपने ईमेल की शुरुआती दर बढ़ाने के लिए कभी भी एक भ्रामक वस्तु का उपयोग नहीं करना चाहिए।
आपको पता होना चाहिए कि आपका ईमेल आपकी छवि (या आपकी कंपनी का) बताता है। इसलिए, उत्तेजक और भ्रामक वस्तुओं से बचने के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है। ऑब्जेक्ट को आपके ईमेल की सामग्री के अनुरूप होना चाहिए।
8- खुद को पाठक की जगह में रखें
सहानुभूति एक बहुत महत्वपूर्ण तत्व है। आपको अपने ईमेल के विषय को ठीक से लिखने और उसे आकर्षक बनाने के लिए अपने आप को अपने प्राप्तकर्ता की जगह पर रखना होगा। आपको खुद को अपने संवाददाता के स्थान पर रखना होगा और उन सवालों की एक श्रृंखला को सूचीबद्ध करना होगा जो वह खुद से पूछ सकता है। यह प्रतिक्रियाओं से है कि आप अपने ईमेल के शीर्षक को अनुकूलित कर सकते हैं।
9- एक पेशेवर ईमेल पता का प्रयोग करें
व्यक्तिगत पते जैसे कि सुंदर लड़की @ ... या सज्जन @ ... बिल्कुल मुकदमा चलाने के लिए हैं। पेशेवर संबंधों के संदर्भ में, आपको इस प्रकार के ई-मेल पतों का उपयोग करके कभी भी एक वार्ताकार को संबोधित नहीं किया जाता है।
एक पेशेवर ई-मेल पता, या कम से कम अपने नाम और उपनाम के साथ एक निजी पता का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।
पेशेवर ईमेल के लिए एक बहुत अच्छा संचार, एक सटीक शब्दावली, एक संक्षिप्त पाठ, एक स्पष्ट अनुरोध और एक अपरिवर्तनीय वर्तनी की आवश्यकता होती है। नियमों, युक्तियों और सलाह को अपनाने के द्वारा हमने अभी उद्धृत किया है, आप एक आकर्षक ईमेल लिख सकते हैं, जो तुरंत आपके प्राप्तकर्ता को ब्याज देगा और उसकी रुचि पैदा करेगा।
