ईमेल पेशेवर वातावरण में संचार के मुख्य साधनों में से एक है। हालांकि, कुछ लोग नियमों को भूल जाते हैं। यह देखते हुए कि ईमेल को पत्र से कम औपचारिक माना जाता है। यह जानना महत्वपूर्ण है कि यह अभी भी एक कामकाजी लेखन बना हुआ है, भले ही यह हल्का या अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल शैली को स्पोर्ट करता हो। एक पेशेवर ईमेल में कैसे सफल हों? कला के नियमों में प्रारूपण के लिए अपनाने के लिए प्रथाओं की खोज करें।
ईमेल की विषय पंक्ति छोटी होनी चाहिए
आपका प्राप्तकर्ता पहली चीज जो पढ़ेगा वह स्पष्ट रूप से आपके ईमेल का विषय है। यह वास्तव में एकमात्र पंक्ति है जो इनबॉक्स में दिखाई देती है। यही कारण है कि यह संक्षिप्त, सटीक और साफ-सुथरा होना चाहिए। इसी तरह, इसमें आपके ईमेल के उद्देश्य के साथ एक लिंक होना चाहिए (सूचित करें, सूचित करें, आमंत्रित करें…)। दूसरे शब्दों में, केवल विषय को पढ़कर प्राप्तकर्ता को जल्दी से समझना चाहिए कि यह क्या है।
ईमेल का विषय नाममात्र के वाक्य में तैयार किया जा सकता है, एक लिंक शब्द के बिना एक वाक्य, 5 से 7 शब्दों का वाक्य, एक लेख के बिना एक वाक्य। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं: "सूचना के लिए अनुरोध", "पद के लिए आवेदन ...", "25 जनवरी के सीएसई प्रशिक्षण को रद्द करना", "कंपनी एक्स के 10 वर्षों के लिए निमंत्रण", "बैठक की रिपोर्ट से … ", आदि।
साथ ही, ध्यान दें कि किसी विषय की अनुपस्थिति ईमेल को अवांछित बना सकती है।
प्रारंभ सूत्र
कॉल फॉर्मूला भी कहा जाता है, यह ईमेल के पहले शब्दों को दर्शाता है। दूसरे शब्दों में, यह शब्द हैं जो वार्ताकार के साथ संपर्क सुनिश्चित करते हैं।
यह अपील सूत्र विशेष रूप से निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करता है:
- प्राप्तकर्ता के साथ आपका संबंध: क्या आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं? यदि हां तो किस बिंदु पर?
- संचार का संदर्भ: औपचारिक या अनौपचारिक?
इसलिए यह स्पष्ट है कि आप किसी वरिष्ठ को उसी तरह संबोधित नहीं करने जा रहे हैं जैसे आप किसी सहकर्मी को संबोधित करने जा रहे हैं। इसी तरह, यह एक अलग सूत्र है जिसका उपयोग आप किसी अजनबी को संबोधित करते समय करेंगे।
अपील फॉर्मूले के बाद ईमेल का पहला वाक्य आता है जिसे पेशेवर लेखन के विषय से जोड़ा जाना चाहिए।
ईमेल का मुख्य भाग
अपने ईमेल का मुख्य भाग लिखने के लिए उल्टे पिरामिड तकनीक का उपयोग करने पर विचार करें। इसमें ईमेल की मुख्य जानकारी से शुरू होता है जो अक्सर ईमेल का विषय होता है। इसके बाद, आपको अन्य सूचनाओं को घटते हुए तरीके से जगाना होगा, यानी सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम आवश्यक तक।
आपको इस पद्धति के लिए जाने का कारण यह है कि वाक्य का पहला भाग सबसे अच्छा पढ़ा जाता है और सबसे ज्यादा याद किया जाता है। 40 शब्दों के वाक्य में, आपको आमतौर पर पहले भाग का केवल 30% ही याद रहता है।
आपका ईमेल छोटे वाक्यों में और पेशेवर, रोजमर्रा की भाषा में लिखा जाना चाहिए। इस अर्थ में, तकनीकी शब्दों से बचें और सुनिश्चित करें कि वाक्यों के बीच कनेक्टिंग शब्द हैं।
अंत में, अपना ईमेल समाप्त करने के लिए विनम्र वाक्यांश को न भूलें। फिर अंत में एक संक्षिप्त शिष्टाचार का उपयोग करें, इसे विनिमय के संदर्भ में अनुकूलित करें, लेकिन प्राप्तकर्ता के साथ अपने संबंधों के लिए भी।
