ईमेल लंबे समय से व्यावसायिक संचार के लिए एक आवश्यक उपकरण रहा है, लेकिन सेंडमेल द्वारा किया गया एक सर्वेक्षण। पता चला कि इससे 64% पेशेवरों के लिए तनाव, भ्रम या अन्य नकारात्मक परिणाम हुए।
तो, आप इसे अपने ईमेल से कैसे बचा सकते हैं? और आप वांछित परिणाम देने वाले ईमेल कैसे लिख सकते हैं? इस लेख में, हम उन रणनीतियों की समीक्षा करते हैं जिनका उपयोग आप यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि आपका ईमेल का उपयोग स्पष्ट, प्रभावी और सफल हो।
एक औसत कार्यालय कार्यकर्ता एक दिन में 80 ईमेल के बारे में प्राप्त करता है। मेल की इस मात्रा के साथ, व्यक्तिगत संदेशों को आसानी से भुलाया जा सकता है। इन सरल नियमों का पालन करें ताकि आपके ईमेल देखे और उपयोग किए जा सकें।
- ईमेल द्वारा बहुत अधिक संवाद न करें।
- वस्तुओं का अच्छा उपयोग करें।
- स्पष्ट और संक्षिप्त संदेश दें।
- विनम्र बनो।
- अपने स्वर की जाँच करें।
- पढ़ना।
ईमेल द्वारा बहुत अधिक संवाद न करें
काम पर तनाव के सबसे बड़े स्रोतों में से एक लोगों को प्राप्त होने वाले ईमेल की भारी मात्रा है। इसलिए, ईमेल लिखना शुरू करने से पहले, अपने आप से पूछें: "क्या यह वास्तव में आवश्यक है?"
इस संदर्भ में, आपको उन सवालों से निपटने के लिए टेलीफोन या इंस्टेंट मैसेजिंग का उपयोग करना चाहिए जो बैक चर्चा का विषय हो सकते हैं। संचार योजना उपकरण का उपयोग करें और विभिन्न प्रकार के संदेशों के लिए सर्वोत्तम चैनलों की पहचान करें।
जब भी संभव हो, व्यक्ति में बुरी खबर दें। यह आपको सहानुभूति, करुणा और समझ के साथ संवाद करने में मदद करता है और यदि आपका संदेश गलत तरीके से लिया गया है तो अपने आप को छुड़ाएं।
वस्तुओं का अच्छा उपयोग करें
एक अखबार का शीर्षक दो काम करता है: यह आपका ध्यान खींचता है और लेख को सारांशित करता है ताकि आप तय कर सकें कि इसे पढ़ना है या नहीं। आपकी ईमेल सब्जेक्ट लाइन को भी ऐसा ही करना चाहिए।
एक वस्तु खाली स्थान को "स्पैम" के रूप में अनदेखा या अस्वीकार किए जाने की अधिक संभावना है। इसलिए प्राप्तकर्ता को ईमेल के बारे में बताने के लिए हमेशा कुछ चुने हुए शब्दों का उपयोग करें।
यदि आपका संदेश एक नियमित ईमेल श्रृंखला का हिस्सा है, जैसे साप्ताहिक परियोजना रिपोर्ट, तो आप विषय पंक्ति में तिथि शामिल करना चाह सकते हैं। जिस संदेश के लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, उसके लिए आप कॉल टू एक्शन भी शामिल कर सकते हैं, जैसे "कृपया 7 नवंबर तक।"
एक अच्छी तरह से लिखी गई विषय पंक्ति, नीचे दी गई की तरह, प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलने के बिना भी सबसे महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करती है। यह एक संकेत के रूप में कार्य करता है जो प्राप्तकर्ताओं को आपकी मीटिंग की याद दिलाता है जब भी वे अपना इनबॉक्स चेक करते हैं।
| खराब उदाहरण अच्छा उदाहरण |
|
| विषय: बैठक | विषय: गेटवे प्रक्रिया पर बैठक - 09h 25 फरवरी 2018 |
संदेशों को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें
पारंपरिक व्यावसायिक पत्रों की तरह ईमेल स्पष्ट और संक्षिप्त होने चाहिए। अपने वाक्य छोटे और सटीक रखें। ईमेल का मुख्य भाग प्रत्यक्ष और सूचनात्मक होना चाहिए, और सभी प्रासंगिक जानकारी होनी चाहिए।
पारंपरिक पत्रों के विपरीत, कई ईमेल भेजने में एक भेजने से अधिक खर्च नहीं होता है। इसलिए यदि आपको कई अलग-अलग विषयों पर किसी के साथ संवाद करने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक के लिए एक अलग ईमेल लिखने पर विचार करें। यह संदेश को स्पष्ट करता है और आपके संवाददाता को एक समय में एक विषय पर प्रतिक्रिया देने की अनुमति देता है।
| खराब उदाहरण | अच्छा उदाहरण है |
| विषय: बिक्री रिपोर्ट के लिए संशोधन
हाय मिशेलिन,
पिछले सप्ताह यह रिपोर्ट भेजने के लिए धन्यवाद। मैंने कल इसे पढ़ा और महसूस किया कि अध्याय 2 को हमारी बिक्री के आंकड़ों के बारे में अधिक विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता है। मुझे यह भी लगता है कि स्वर अधिक औपचारिक हो सकता है।
इसके अलावा, मैं आपको सूचित करना चाहता हूं कि मैंने इस शुक्रवार को नए विज्ञापन अभियान पर जनसंपर्क विभाग के साथ एक बैठक निर्धारित की है। वह 11:00 बजे है और छोटे सम्मेलन कक्ष में होगी।
कृपया मुझे बताएं कि क्या आप उपलब्ध हैं।
धन्यवाद,
केमिली |
विषय: बिक्री रिपोर्ट के लिए संशोधन
हाय मिशेलिन,
पिछले सप्ताह यह रिपोर्ट भेजने के लिए धन्यवाद। मैंने कल इसे पढ़ा और महसूस किया कि अध्याय 2 को हमारी बिक्री के आंकड़ों के बारे में अधिक विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता है।
मुझे यह भी लगता है कि स्वर अधिक औपचारिक हो सकता है।
क्या आप इसे इन टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए संशोधित कर सकते हैं?
आपकी मेहनत के लिए धन्यवाद!
केमिली
(फिर कैमिल पीआर मीटिंग के बारे में एक और ईमेल भेजता है।) |
यहां संतुलन बनाना जरूरी है। आप ईमेल के साथ किसी पर बमबारी नहीं करना चाहते हैं, और कई संबंधित बिंदुओं को एक पोस्ट में जोड़ना समझ में आता है। जब ऐसा होता है, तो इसे क्रमांकित अनुच्छेदों या बुलेट बिंदुओं के साथ सरल रखें, और इसे पचाने में आसान बनाने के लिए जानकारी को छोटी, सुव्यवस्थित इकाइयों में "काटने" पर विचार करें।
यह भी ध्यान दें कि ऊपर के अच्छे उदाहरण में, केमिली ने निर्दिष्ट किया कि वह मिशेलिन को क्या करना चाहती थी (इस मामले में, रिपोर्ट बदलें)। यदि आप लोगों को यह जानने में मदद करते हैं कि आप क्या चाहते हैं, तो वे इसे आपको देने की अधिक संभावना रखते हैं।
विनम्र बनो
लोग अक्सर सोचते हैं कि पारंपरिक पत्रों की तुलना में ईमेल कम औपचारिक हो सकते हैं। लेकिन आपके द्वारा भेजे गए संदेश आपके स्वयं के व्यावसायिकता का प्रतिबिंब हैं, मूल्यों और विस्तार पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है, इसलिए एक निश्चित स्तर की औपचारिकता की आवश्यकता है।
जब तक आप किसी के साथ अच्छे संबंध नहीं रखते हैं, अनौपचारिक भाषा, कठबोली, शब्दजाल और अनुचित संक्षिप्त रूपों से बचें। इमोटिकॉन्स आपके इरादे को स्पष्ट करने में सहायक हो सकते हैं, लेकिन उनका उपयोग केवल उन लोगों के साथ करना सबसे अच्छा है जिन्हें आप अच्छी तरह जानते हैं।
स्थिति के आधार पर "ईमानदारी से," "आपके लिए अच्छा दिन / शाम" या "आपके लिए अच्छा", के साथ अपने संदेश को बंद करें।
प्राप्तकर्ता ईमेल प्रिंट करना और उन्हें दूसरों के साथ साझा करना चुन सकते हैं, इसलिए हमेशा विनम्र रहें।
स्वर की जाँच करें
जब हम लोगों से आमने-सामने मिलते हैं, तो हम उनकी शारीरिक भाषा, मुखर स्वर और चेहरे के भाव का उपयोग करके मूल्यांकन करते हैं कि वे कैसा महसूस करते हैं। ई-मेल हमें इस जानकारी से वंचित करता है, जिसका अर्थ है कि हम नहीं जान सकते कि लोगों ने कब हमारे संदेशों को गलत समझा।
आपके शब्दों की पसंद, वाक्य की लंबाई, विराम चिह्न और बड़े अक्षरों का आसानी से दृश्य और श्रवण संकेतों के बिना गलत अर्थ निकाला जा सकता है। नीचे दिए गए पहले उदाहरण में, लुईस सोच सकता है कि यान निराश या क्रोधित है, लेकिन वास्तव में, वह अच्छा महसूस करता है।
| खराब उदाहरण | अच्छा उदाहरण है |
| लुईस,
मुझे आज शाम 17 बजे तक आपकी रिपोर्ट चाहिए, नहीं तो मैं अपनी समय सीमा चूक जाऊंगा।
यान |
हाय लुईस,
इस रिपोर्ट पर आपकी कड़ी मेहनत के लिए धन्यवाद। क्या आप मुझे 17 घंटे से पहले अपना संस्करण प्रदान कर सकते हैं, ताकि मुझे अपनी समय सीमा याद न हो?
अग्रिम धन्यवाद,
यान |
भावनात्मक रूप से अपने ईमेल के "एहसास" के बारे में सोचें। यदि आपके इरादे या भावनाएं गलत समझी जा सकती हैं, तो अपने शब्दों को बनाने का एक कम अस्पष्ट तरीका खोजें।
प्रूफ़ पढ़ना
अंत में, "भेजें" पर क्लिक करने से पहले, किसी भी वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न त्रुटियों के लिए अपने ईमेल की जांच करने के लिए कुछ समय दें। आपके ईमेल आपकी पेशेवर छवि का उतना ही हिस्सा हैं जितना कि आप जो कपड़े पहनते हैं। इसलिए श्रृंखला में त्रुटियों वाले संदेश भेजने के लिए यह गलत है।
प्रूफरीडिंग के दौरान, अपने ईमेल की लंबाई पर पूरा ध्यान दें। लोगों को छोटे, लंबे, डिस्कनेक्ट किए गए ईमेल की तुलना में संक्षिप्त ईमेल पढ़ने की अधिक संभावना है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल आवश्यक जानकारी को छोड़कर, जितना संभव हो उतना कम हो।
अंक cles
हम में से ज्यादातर लोग अपने दिन का एक अच्छा हिस्सा बिताते हैं ईमेल पढ़ें और लिखें। लेकिन हमारे द्वारा भेजे गए संदेश दूसरों के लिए भ्रामक हो सकते हैं।
प्रभावी ईमेल लिखने के लिए, अपने आप से पहले पूछें कि क्या आपको वास्तव में इस चैनल का उपयोग करना चाहिए। कभी-कभी फोन लेना बेहतर हो सकता है।
अपने ईमेल संक्षिप्त और सटीक बनाएं। उन्हें केवल उन लोगों को भेजें जिन्हें वास्तव में उन्हें देखने की आवश्यकता है और स्पष्ट रूप से इंगित करें कि आप प्राप्तकर्ता को आगे क्या करना चाहते हैं
याद रखें कि आपके ईमेल आपके व्यावसायिकता, आपके मूल्यों और विस्तार पर आपके ध्यान का प्रतिबिंब हैं। कल्पना करने की कोशिश करें कि दूसरे आपके संदेश के स्वर की व्याख्या कैसे कर सकते हैं। विनम्र रहें और "भेजें" पर क्लिक करने से पहले आपने जो लिखा है उसे हमेशा दोबारा जांचें।
