ईमेल अक्सर हमें अधिक संवाद करने की अनुमति देता है। नतीजतन, इंटरनेट की भरमार है बेहतर लिखने के लिए टिप्स, निश्चित समय पर ईमेल भेजने से बचने के कारणों की सूची, या हमें कितनी जल्दी प्रतिक्रिया देनी चाहिए, इस पर सलाह आदि। हालांकि, समय बचाने और भ्रम से बचने का सबसे अच्छा तरीका यह याद रखना हो सकता है कि कुछ बातचीत ईमेल पर नहीं हो सकती, यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं।
जब आप बुरी खबरों से गुजरते हैं
बुरी खबर देना आसान नहीं है, खासकर जब आपको इसे अपने बॉस या मैनेजर को देना हो। लेकिन, कठिनाई को कम करने के कई तरीके हैं। सबसे पहले, इसे बंद न करें और समय बर्बाद न करें; आपको जिम्मेदारी लेनी चाहिए और स्थिति को अच्छी तरह से समझाना चाहिए। ईमेल के माध्यम से बुरी खबर देना अच्छा विचार नहीं है, क्योंकि इसे बातचीत से बचने के प्रयास के रूप में समझा जा सकता है। आप किसी ऐसे व्यक्ति की छवि वापस भेज सकते हैं जो भयभीत, शर्मिंदा या सक्रिय होने के लिए बहुत अपरिपक्व है। इसलिए जब आपके पास देने के लिए बुरी खबर हो, तो जब भी संभव हो इसे व्यक्तिगत रूप से करें।
जब आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका क्या मतलब है
सामान्य तौर पर, प्रतिक्रियाशील होने के बजाय सक्रिय होने का प्रयास करना अच्छा होता है। दुर्भाग्य से, ई-मेल इस तरह के प्रतिवर्त के लिए अच्छी तरह से उधार देता है। हम अपने इनबॉक्स को खाली करने के लिए मजबूर महसूस करते हैं, अधिकांश ईमेल में प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है। इसलिए कभी-कभी, जब हम पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं होते कि हम कैसे प्रतिक्रिया देना चाहते हैं, तब भी हमारी उंगलियां वैसे भी टैप करना शुरू कर देती हैं। इसके बजाय, जब आपको एक लेने की आवश्यकता हो तो एक ब्रेक लें। इससे पहले कि आप वास्तव में जानते हैं कि आप क्या सोचते हैं और क्या कहना चाहते हैं, इसका जवाब देने के बजाय विषय पर अधिक जानकारी प्राप्त करें।
यदि आप स्वर से पीड़ा महसूस करते हैं
मुश्किल बातचीत से बचने के लिए हम में से कई लोग ईमेल का इस्तेमाल करते हैं। विचार यह है कि यह माध्यम हमें एक ईमेल लिखने का अवसर देता है जो दूसरे व्यक्ति तक ठीक उसी तरह पहुंचेगा जैसा हम आशा करते हैं। लेकिन, बहुत बार, ऐसा नहीं होता है। पहली चीज जो भुगतती है वह है हमारी दक्षता; पूरी तरह से तैयार की गई ईमेल को तैयार करने में इतना समय लगता है। इसलिए, अक्सर, दूसरा व्यक्ति हमारे ईमेल को वैसे भी नहीं पढ़ेगा जैसा कि हमने अपेक्षा की थी। इसलिए, यदि आप ईमेल लिखते समय अपने आप को स्वर से परेशान पाते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या इस मामले में भी इस बातचीत को आमने-सामने संभालने का कोई मतलब नहीं होगा।
यदि यह 21h और 6h के बीच है और आप थक गए हैं
जब आप थके हुए हों तो स्पष्ट रूप से सोचना कठिन होता है, और जब आप इस अवस्था में होते हैं तो भावनाएं भी तेज हो सकती हैं। इसलिए यदि आप घर पर बैठे हैं, और आपके पास ऑफिस का समय नहीं है, तो सेंड बटन के बजाय सेव ड्राफ्ट को हिट करने पर विचार करें। इसके बजाय, मसौदे में पहला मसौदा लिखें, अगर यह आपको समस्या को भूलने में मदद करता है, और सुबह इसे अंतिम रूप देने से पहले पढ़ें, जब आपके पास एक नया दृष्टिकोण हो।
जब आप वृद्धि के लिए पूछते हैं
कुछ वार्तालाप आमने-सामने होने के लिए होते हैं, उदाहरण के लिए, जब आप वृद्धि पर बातचीत करना चाहते हैं। यह उस तरह का अनुरोध नहीं है जिसे आप ईमेल पर करना चाहते हैं, मुख्यतः क्योंकि आप चाहते हैं कि यह स्पष्ट हो और यह एक ऐसा मामला है जिसे आप गंभीरता से लेते हैं। साथ ही, आप अपने आवेदन के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए उपलब्ध रहना चाहते हैं। ईमेल भेजने से गलत संदेश जा सकता है। इन परिस्थितियों में अपने वरिष्ठ से व्यक्तिगत रूप से मिलने के लिए समय निकालना आपको अधिक परिणाम देगा।
