अनुपस्थित संदेश महत्वपूर्ण कार्य लेखन हैं। लेकिन कई कारणों से इन्हें नज़रअंदाज़ किया जा सकता है। यह उनके लेखन के संदर्भ से और कभी-कभी उनके प्रभाव को ध्यान में न रखकर समझाया जाता है।

दरअसल, अनुपस्थिति संदेश एक स्वचालित संदेश है। एक समय अंतराल के भीतर या एक निर्धारित अवधि के भीतर प्राप्त किसी भी संदेश की प्रतिक्रिया के रूप में भेजा गया। कभी-कभी छुट्टी पर जाने के संदर्भ में संदेश तैयार किया जाता है। यह अवधि, जब आप शायद पहले से ही अपना दिमाग कहीं और रखते हैं, हो सकता है कि अपना संदेश लिखने का सबसे अच्छा समय न हो।

स्वचालित अनुपस्थिति संदेश को कॉन्फ़िगर करने का क्या मतलब है?

कार्य संदेश से अनुपस्थिति कई मायनों में महत्वपूर्ण है। इसका उपयोग आपके सभी कर्मचारियों को आपकी अनुपस्थिति के बारे में सूचित करने के लिए किया जाता है। यह जानकारी प्रदान करने का भी कार्य करता है जो उन्हें आपके लौटने की प्रतीक्षा करते हुए अपनी गतिविधियों को जारी रखने की अनुमति देता है। यह जानकारी मुख्य रूप से आपके ठीक होने की तारीख, आपसे संपर्क करने के लिए आपातकालीन संपर्क विवरण या किसी आपात स्थिति में संपर्क करने के लिए किसी सहकर्मी के संपर्क विवरण हैं। इस सब को देखते हुए, अनुपस्थिति का संदेश किसी भी पेशेवर के लिए संचार का एक अनिवार्य कार्य है।

किन त्रुटियों से बचना चाहिए?

अनुपस्थिति संदेश के महत्व को देखते हुए, कई मापदंडों को ध्यान में रखा जाना चाहिए ताकि आपके वार्ताकार को झटका या अनादर न हो। अनादर से बहुत अधिक सम्मानजनक ध्वनि करना बेहतर है। तो आप ओयूपीएस, पीएफ इत्यादि जैसे अभिव्यक्तियों का उपयोग नहीं कर सकते हैं। आपको सभी हितधारकों के प्रोफाइल को ध्यान में रखना होगा। इस प्रकार, लिखने से बचें जैसे कि आप सहकर्मियों से बात कर रहे हैं जब आपके वरिष्ठ या ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, या यहां तक ​​​​कि सार्वजनिक प्राधिकरण भी आपको संदेश भेज रहे हों।

इस असुविधा से बचने के लिए, आउटलुक के साथ कंपनी के आंतरिक मेल के लिए एक अनुपस्थिति संदेश और बाहरी मेल के लिए एक अन्य संदेश होना संभव है। किसी भी मामले में, एक अच्छी तरह से संरचित अनुपस्थिति संदेश तैयार करने के लिए आपको सभी प्रोफाइलों को ध्यान में रखना होगा।

इसके अलावा, जानकारी उपयोगी और सटीक होनी चाहिए। "मैं कल से अनुपस्थित रहूंगा" जैसे अस्पष्ट संदेशों से बचें, यह जानते हुए कि जो कोई भी यह जानकारी प्राप्त करेगा वह इस "कल" ​​की तारीख को नहीं जान पाएगा।

अंत में, एक परिचित और आकस्मिक स्वर का उपयोग करने से बचें। वास्तव में, दृष्टि में एक छुट्टी का उत्साह आपको अत्यधिक परिचित स्वर का उपयोग करने का कारण बन सकता है। अंत तक पेशेवर बने रहना याद रखें। सहकर्मियों के साथ मौखिक रूप से ऐसा हो सकता है, लेकिन विशेष रूप से वर्किंग पेपर के संदर्भ में नहीं।

किस प्रकार का अनुपस्थिति संदेश चुनना है?

इन सभी नुकसानों से बचने के लिए पारंपरिक शैली चुनें। इसमें आपके पहले और अंतिम नाम, आप प्राप्त संदेश को कब संसाधित कर सकते हैं और आपात स्थिति में संपर्क करने वाले व्यक्ति (व्यक्तियों) की जानकारी शामिल है।