आपको एक मीटिंग में आमंत्रण ईमेल प्राप्त हुआ है और आपकी उपस्थिति की पुष्टि करना चाहता हूं। इस लेख में, हम आपको बताते हैं कि आपकी उपस्थिति की पुष्टि करने के लिए निमंत्रण का जवाब देना क्यों महत्वपूर्ण है, और इसे उचित रूप में कैसे करना है।
एक बैठक में अपनी भागीदारी की घोषणा करें
जब आप किसी मीटिंग के लिए निमंत्रण प्राप्त करते हैं, तो जिस व्यक्ति ने आपको भेजा है वह उस बैठक में आपकी उपस्थिति की लिखित पुष्टि का अनुरोध कर सकता है। यदि कुछ मामलों में, पुष्टि करें कि आपकी उपस्थिति का अनुरोध नहीं किया गया है, तो इसे वैसे भी करने की अनुशंसा की जाती है।
वास्तव में, एक बैठक आयोजित करने के लिए जटिल हो सकती है, खासकर जब आप ठीक से नहीं जानते कि कितने लोग भाग लेंगे। अपनी उपस्थिति की पुष्टि करके, न केवल आप आयोजक की तैयारी के काम को आसान बनाएंगे, बल्कि आप यह भी सुनिश्चित करेंगे कि बैठक कुशल हो, बहुत लंबी न हो और प्रतिभागियों की संख्या के अनुकूल हो। कुर्सियों को जोड़ने या फाइलों को पुनर्मुद्रित करने के लिए बैठक की शुरुआत में 10 मिनट बर्बाद करना कभी भी अच्छा नहीं है!
यह भी याद रखें कि उत्तर देने से पहले ज्यादा इंतजार न करें, भले ही यह सच हो कि आप हमेशा अपनी उपलब्धता की तुरंत पुष्टि नहीं कर पाएंगे। पहले की पुष्टि होती है, जितना अधिक यह बैठक के संगठन को सुविधाजनक बनाता है (एक बैठक अंतिम क्षण में आयोजित नहीं की जा सकती है!)।
मीटिंग अटेंडेंस पुष्टिकरण ईमेल में क्या होना चाहिए?
मीटिंग पुष्टिकरण ईमेल में, निम्नलिखित को शामिल करना महत्वपूर्ण है:
- अपने निमंत्रण के लिए व्यक्ति का धन्यवाद
- स्पष्ट रूप से अपनी उपस्थिति की घोषणा करें
- बैठक से पहले तैयार करने के लिए चीजें हैं या नहीं, यह पूछकर अपनी भागीदारी दिखाएं
मीटिंग में आपकी भागीदारी की घोषणा करने के लिए यहां एक ईमेल टेम्पलेट है।
विषय: [तारीख] की बैठक में मेरी भागीदारी की पुष्टि
सर / मैडम,
[बैठक के उद्देश्य] पर बैठक के आपके निमंत्रण के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और [तारीख] पर [तिथि] पर मेरी उपस्थिति की खुशी से पुष्टि करता हूं।
अगर इस बैठक के लिए तैयार करने के लिए कोई वस्तु है तो कृपया मुझे बताएं। मैं इस विषय पर किसी और जानकारी के लिए आपके निपटारे में रहता हूं।
निष्ठा से,
[हस्ताक्षर]
