ईमेल हम में से अधिकांश के लिए पसंदीदा संचार उपकरण है। ई-मेल शानदार है क्योंकि आपको संवाद करने के लिए अपने वार्ताकार के रूप में उपलब्ध होने की आवश्यकता नहीं है। यह हमें चल रहे मुद्दों पर आगे बढ़ने की अनुमति देता है जब हमारे सहयोगी अनुपलब्ध होते हैं या दुनिया के दूसरी तरफ होते हैं।
हालाँकि, हम में से अधिकांश ईमेल की अंतहीन सूची में डूब रहे हैं। 2016 में प्रकाशित एक रिपोर्ट के अनुसार, औसत व्यावसायिक उपयोगकर्ता प्रतिदिन 100 से अधिक ईमेल प्राप्त करता है और भेजता है।
इसके अलावा, ईमेल बहुत आसानी से गलत समझे जाते हैं। हाल ही में सेंडमेल के एक अध्ययन में पाया गया कि 64% लोगों ने एक ईमेल भेजा या प्राप्त किया जिससे क्रोध या अनजाने में भ्रम पैदा हुआ।
ईमेल की मात्रा के कारण हम भेजते हैं और प्राप्त करते हैं, और क्योंकि ईमेल को अक्सर गलत समझा जाता है, इसलिए उन्हें स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से लिखना महत्वपूर्ण है।
पेशेवर ई-मेल को सही ढंग से कैसे लिखें
संक्षिप्त और बिंदु तक ईमेल लिखने से ईमेल प्रबंधित करने में लगने वाला समय कम हो जाएगा और आप अधिक उत्पादक बन जाएंगे। अपने ईमेल को छोटा रखने से, आप ईमेल पर कम समय और अन्य कार्यों पर अधिक समय व्यतीत करने की संभावना रखते हैं। उस ने कहा, स्पष्ट रूप से लिखना एक कौशल है। सभी कौशलों की तरह, आपको करने की आवश्यकता होगी इसके विकास पर काम करें.
शुरुआत में, आपको छोटे ईमेल लिखने में उतना ही समय लग सकता है जितना कि लंबे ईमेल लिखने में। हालाँकि, यदि ऐसा है, तो भी आप अपने सहकर्मियों, ग्राहकों या कर्मचारियों को अधिक उत्पादक बनने में मदद करेंगे, क्योंकि आप उनके इनबॉक्स में कम अव्यवस्था जोड़ेंगे, जिससे उन्हें आपको अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया करने में मदद मिलेगी।
स्पष्ट रूप से लिखने से, आप किसी ऐसे व्यक्ति के रूप में जाने जाएँगे जो जानता है कि वे क्या चाहते हैं और काम करवाते हैं। दोनों आपके करियर की संभावनाओं के लिए अच्छे हैं।
तो स्पष्ट, संक्षिप्त और पेशेवर ई-मेल लिखने में क्या लगता है?
अपने लक्ष्य को पहचानें
स्पष्ट ई-मेल का हमेशा स्पष्ट उद्देश्य होता है।
हर बार जब आप ईमेल लिखने बैठते हैं, तो कुछ सेकंड के लिए खुद से पूछें, “मैं यह क्यों भेज रहा हूँ? मैं प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा करता हूं?
यदि आप इन सवालों का जवाब नहीं दे सकते हैं, तो आपको ईमेल नहीं भेजना चाहिए। आपकी जरूरत के बिना ई-मेल लिखना आपके समय और आपके प्राप्तकर्ता का समय बर्बाद कर रहा है। यदि आप ठीक-ठीक नहीं जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं, तो आपके लिए अपने आप को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करना कठिन होगा।
"एक समय में एक चीज" नियम का उपयोग करें
ईमेल बैठकों का कोई विकल्प नहीं हैं। व्यावसायिक बैठकों के साथ, आप जितने अधिक एजेंडा आइटम पर काम करते हैं, बैठक उतनी ही अधिक उत्पादक होती है।
ईमेल के साथ, विपरीत सच है। जितना कम आप अपने ईमेल में विभिन्न विषयों को शामिल करेंगे, उतनी ही चीजें आपके वार्ताकार के लिए समझदार होंगी।
इसलिए "एक समय में एक चीज़" नियम का अभ्यास करना एक अच्छा विचार है। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा भेजा जाने वाला प्रत्येक ईमेल लगभग एक ही चीज़ है। यदि आपको किसी अन्य प्रोजेक्ट के बारे में संवाद करने की आवश्यकता है, तो दूसरा ईमेल लिखें।
यह अपने आप से पूछने का एक अच्छा समय है, "क्या यह ईमेल वास्तव में आवश्यक है?" फिर, केवल बिल्कुल आवश्यक ई-मेल उस व्यक्ति के सम्मान की गवाही देते हैं जिसे आप ई-मेल भेजते हैं।
सहानुभूति का अभ्यास
सहानुभूति दूसरों की आंखों से दुनिया को देखने की क्षमता है। जब आप ऐसा करते हैं, तो आप उनके विचारों और भावनाओं को समझते हैं।
ईमेल लिखते समय, पाठक के दृष्टिकोण से अपने शब्दों के बारे में सोचें। आप जो कुछ भी लिखते हैं, अपने आप से पूछें:
- यदि मैं इसे प्राप्त करता तो मैं इस वाक्य की व्याख्या कैसे कर सकता था?
- क्या इसमें निर्दिष्ट करने के लिए अस्पष्ट शब्द शामिल हैं?
यह एक सरल, अभी तक प्रभावी तरीका है जिस तरह से आपको लिखना चाहिए। उन लोगों के बारे में सोचकर जो आप पढ़ेंगे, वे आपके जवाब देने के तरीके को बदल देंगे।
यहां दुनिया को देखने के लिए एक सहानुभूति तरीका है जो आपको आरंभ करने में मदद करेगा। अधिकांश लोग:
- व्यस्त हैं। उनके पास यह अनुमान लगाने का समय नहीं है कि आप क्या चाहते हैं, और वे चाहते हैं कि वे आपका ईमेल पढ़ सकें और जल्दी से इसका जवाब दे सकें।
- एक तारीफ का आनंद लें। यदि आप उनके या उनके काम के बारे में कुछ सकारात्मक कह सकते हैं, तो करें। आपके शब्द व्यर्थ नहीं जाएंगे।
- धन्यवाद देना पसंद है। अगर प्राप्तकर्ता ने आपकी किसी भी तरह से मदद की है, तो उन्हें धन्यवाद देना न भूलें। आपको ऐसा तब भी करना चाहिए जब आपकी मदद करना उनका काम हो।
संक्षिप्त प्रस्तुतियाँ
जब आप पहली बार किसी को ईमेल करते हैं, तो आपको प्राप्तकर्ता को यह बताना होगा कि आप कौन हैं। आप इसे आमतौर पर एक वाक्य में कर सकते हैं। उदाहरण के लिए: "[इवेंट एक्स] में आपसे मिलकर अच्छा लगा। »
परिचय को छोटा करने का एक तरीका यह है कि आप उन्हें ऐसे लिखें जैसे कि आप आमने-सामने मिल रहे हों। किसी से व्यक्तिगत रूप से मिलते समय आप पांच मिनट के एकालाप में नहीं आना चाहेंगे। तो इसे ईमेल में न करें।
आपको पता नहीं है कि एक परिचय आवश्यक है। शायद आपने पहले ही प्राप्तकर्ता से संपर्क कर लिया है, लेकिन आपको नहीं पता कि क्या वह आपको याद रखेगा। आप अपने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर में अपनी साख छोड़ सकते हैं।
यह गलतफहमी से बचा जाता है। किसी ऐसे व्यक्ति से अपना परिचय देना जो आपको पहले से ही जानता हो, असभ्य के रूप में सामने आता है। यदि वह सुनिश्चित नहीं है कि वह आपको जानती है, तो आप उसे अपने हस्ताक्षर जांचने दे सकते हैं।
अपने आप को पांच वाक्यों तक सीमित रखें
आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक ईमेल में, आपको यह कहने के लिए पर्याप्त वाक्यों का उपयोग करना चाहिए कि आपको और क्या चाहिए। एक उपयोगी अभ्यास अपने आप को पांच वाक्यों तक सीमित करना है।
पाँच से कम वाक्य अक्सर क्रूर और असभ्य होते हैं, पाँच से अधिक वाक्य समय बर्बाद करते हैं।
ऐसा समय होगा जब ईमेल को पांच वाक्यों के साथ रखना असंभव होगा। लेकिन ज्यादातर मामलों में, पाँच वाक्य पर्याप्त हैं।
पांच वाक्यों के अनुशासन को अपनाएं और आप खुद को तेजी से ईमेल लिखते हुए पाएंगे। आपको अधिक उत्तर भी मिलेंगे।
छोटे शब्दों का प्रयोग करें
1946 में, जॉर्ज ऑरवेल ने लेखकों को सलाह दी कि वे कभी भी लंबे शब्द का उपयोग न करें जहां एक छोटा होगा।
यह सलाह आज और भी अधिक प्रासंगिक है, खासकर ईमेल लिखते समय।
छोटे शब्द आपके पाठक के लिए सम्मान दिखाते हैं। छोटे शब्दों का उपयोग करके, आपने अपने संदेश को समझना आसान बना दिया।
छोटे वाक्यों और पैराग्राफों का भी यही हाल है। यदि आप चाहते हैं कि आपका संदेश स्पष्ट और समझने में आसान हो तो पाठ के बड़े खंड लिखने से बचें।
सक्रिय आवाज का उपयोग करें
सक्रिय आवाज को पढ़ना आसान है। यह कार्रवाई और जिम्मेदारी को भी प्रोत्साहित करता है। दरअसल, सक्रिय आवाज में वाक्य उस व्यक्ति पर केंद्रित होते हैं जो कार्य करता है। निष्क्रिय आवाज में, वाक्य उस वस्तु पर ध्यान केंद्रित करते हैं जिस पर कोई कार्य करता है। निष्क्रिय आवाज में ऐसा लग सकता है कि चीजें अपने आप हो रही हैं। सक्रिय रूप से, चीजें तभी होती हैं जब लोग कार्य करते हैं।
एक मानक संरचना से चिपके रहें
आपके ईमेल को छोटा रखने की कुंजी क्या है? एक मानक संरचना का उपयोग करें। यह एक टेम्प्लेट है जिसे आप अपने लिखे गए हर ईमेल के लिए फॉलो कर सकते हैं।
अपने ईमेल को छोटा रखने के अलावा, एक मानक संरचना का पालन करने से आपको जल्दी लिखने में भी मदद मिलती है।
समय के साथ, आप एक संरचना विकसित करेंगे जो आपके लिए काम करेगी। यहां आपको आरंभ करने के लिए एक सरल संरचना है:
- अभिवादन
- एक तारीफ
- आपके ईमेल का कारण
- कार्रवाई के लिए आह्वान
- समापन संदेश (समापन)
- हस्ताक्षर
आइए इनमें से प्रत्येक को गहराई से देखें।
- यह ईमेल की पहली पंक्ति है। "नमस्ते, [प्रथम नाम]" एक विशिष्ट अभिवादन है।
- जब आप किसी को पहली बार ईमेल कर रहे हों, तो तारीफ एक बेहतरीन शुरुआत होती है। एक अच्छी तरह से लिखी गई तारीफ एक परिचय के रूप में भी काम कर सकती है। उदाहरण के लिए :
"मैंने [तारीख] पर [विषय] पर आपकी प्रस्तुति का आनंद लिया। »
"मुझे आपका ब्लॉग [विषय] पर वास्तव में मददगार लगा। »
"[इवेंट] में आपसे मिलकर खुशी हुई। »
- आपके ईमेल का कारण। इस खंड में, आप कहते हैं, "मैं पूछने के लिए ईमेल करने जा रहा हूं..." या "मैं सोच रहा था कि क्या आप मदद कर सकते हैं..." कभी-कभी आपको लिखने के अपने कारणों को समझाने के लिए दो वाक्यों की आवश्यकता होगी।
- कार्रवाई के लिए आह्वान। एक बार जब आपने अपने ईमेल का कारण समझाया, तो यह न मानें कि प्राप्तकर्ता को पता होगा कि क्या करना है। विशिष्ट निर्देश प्रदान करें। उदाहरण के लिए:
"क्या आप मुझे वे फाइलें गुरुवार तक भेज सकते हैं?" »
"क्या आप इसे अगले दो हफ्तों में लिख सकते हैं?" "
"कृपया इसके बारे में यान लिखें, और मुझे बताएं कि आपने इसे कब किया है। »
प्रश्न के रूप में आपके अनुरोध को संरचित करके, प्राप्तकर्ता को जवाब देने के लिए आमंत्रित किया जाता है। वैकल्पिक रूप से, आप यह भी उपयोग कर सकते हैं: "मुझे बताएं कि आपने यह कब किया है" या "मुझे बताएं कि क्या यह आपके लिए ठीक है।" "
- अंत. अपना ईमेल भेजने से पहले, एक समापन संदेश शामिल करना सुनिश्चित करें। यह आपके कॉल टू एक्शन को दोहराने और प्राप्तकर्ता को अच्छा महसूस कराने के दोहरे उद्देश्य को पूरा करता है।
अच्छी समापन लाइनों के उदाहरण:
“इस के साथ आपकी मदद के लिए धन्यवाद। "
"मैं यह सुनने के लिए इंतजार नहीं कर सकता कि आप क्या सोचते हैं। »
"अगर आपका कोई प्रश्न हैं, तो मुझे से पूछें। "
- शुभकामनाओं के संदेश से पहले अपने हस्ताक्षर जोड़ने के बारे में सोचना।
यह "आपका वास्तव में", "ईमानदारी से", "आपका दिन शुभ हो" या "धन्यवाद" हो सकता है।
