रिपोर्ट की प्रासंगिकता यह है कि यह आपको सौ पृष्ठों से गुजरने के बिना आपको सारी जानकारी देता है। अगर हमें बैठकों के दौरान एक्सचेंजों की प्रतिलिपि बनाने के लिए खुद को सीमित करना पड़ा, तो आपके पास बड़ी मात्रा में दस्तावेज होंगे। लेकिन जब रिपोर्ट पूरी की जाती है और विशेष रूप से सही पद्धति के साथ किया जाता है तो इससे बचा जाता है। पर कामकाजी बैठकें, सेमिनार, मिशन, कई बिंदुओं पर बहस की जाती है, लंबी प्रस्तुतियां की जाती हैं, भारी चुनौतियों की पहचान की जाती है। यह सब कंपनी के कर्मचारियों, सेमिनारियों या संचालन के प्रायोजकों को प्रस्तुत किया जाना चाहिए। तो, एक प्रासंगिक रिपोर्ट कैसे लिखें इस सन्दर्भ में? इसे लिखना एक आसान काम नहीं है, खासकर अगर आपको किसी रिपोर्ट में सभी अनिवार्य तत्वों को उजागर करना है।

एक रिपोर्ट लिखने में सामान्यताओं और विशिष्टताओं

रिपोर्ट में बैठक के दौरान किए गए निर्णयों के साथ-साथ अध्ययन किए गए विषयों को पूरा करने में रिपोर्ट करनी चाहिए। यह सामान्य लाइनों को प्रस्तुत करना चाहिए जो बातचीत के दौरान उत्पन्न हुए थे। यह कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए एक विश्वसनीय बेंचमार्क है। वास्तव में, बीमारी या अन्य के कारण सभी एक ही समय में बैठक में नहीं हो सकते हैं। इसलिए, रिपोर्ट दूसरों के समान जानकारी के समान स्तर पर होने की अनुमति देती है। एक रिपोर्ट लिखना एक लेखन के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, यह मिनटों या चर्चाओं के सरल बयान से बिल्कुल अलग है।

यदि बैठक में दस्तावेज प्रस्तुत किए गए हैं, तो इनका उल्लेख किया जाना चाहिए। उन साइटों को भी कहां रखें जहां उन्हें ढूंढना है, एक फोटोकॉपी बनाएं जो आप अपनी रिपोर्ट से संलग्न करेंगे। जब निर्णय किए जाते हैं कि कार्यवाही की जानी चाहिए, तो यह निर्दिष्ट करना आवश्यक होगा कि उन्हें कौन निष्पादित करेगा। इसी तरह, बैठक के दौरान निर्धारित निष्पादन के समय को हाइलाइट करना आवश्यक होगा। एक बार इन कार्रवाइयों को परिभाषित करने के बाद, निष्कर्ष निकालने के लिए अगले बैठकों में कलाकारों को मंजिल देना आसान होगा। एक रिपोर्ट लिखें, एक पूर्ण तटस्थता की देखभाल करने की मांग करने के लिए, सही करने के लिए अंक, बैठक के दौरान मिलने वाली कठिनाइयों को विकसित किया जाना चाहिए। ध्यान दिया गया है कि सभी सकारात्मक भी प्रस्तुत करते हैं।

एक प्रासंगिक रिपोर्ट लिखने के बारे में जानें

Un प्रासंगिक रिपोर्ट घटना के घंटों के भीतर लिखा जाना चाहिए। यदि आप दिनों के बाद प्रतीक्षा करते हैं, तो यह निश्चित है कि आप कुछ महत्वपूर्ण जानकारी छोड़ देंगे। इसी तरह, लेखन की तत्कालता आपको सभी घटनाओं को उनके संदर्भ में रखने की अनुमति देती है। एक अच्छी रिपोर्ट लिखने में महत्वपूर्ण शब्द एकरूपता है। पाठक को सभी आवश्यक जानकारी सीधे खड़े होनी चाहिए। अनावश्यक या मोड़ बहुत लंबे समय से बचें। सीधे बिंदु पर जाओ।

बहना एक अच्छी रिपोर्ट लिखें, एजेंडा में रुचि रखने वाले बिंदुओं को प्रस्तुत करना आवश्यक है। पूरी तरह से संरचित पाठ बनाएं क्योंकि यह पढ़ने को और अधिक तरल बना देगा। सामान्य तौर पर, परिचय, विकास और निष्कर्ष में प्रस्तुति एक उपयुक्त दस्तावेज है। आपके पास रिपोर्ट के मुख्य भाग में उतने ही अनुच्छेद हो सकते हैं जितने का अध्ययन किया गया है। योजना को भी गंभीरता से लेने की जरूरत है। यदि किसी एक संस्था ने पूरी बैठक में भाग लिया है तो आप एक विश्लेषणात्मक योजना बनाएंगे। दूसरी ओर, यदि कई बिंदु तय हो गए हैं, तो आपको एक विषयगत योजना बनानी होगी जो उन्हें महत्व के घटते क्रम में प्रस्तुत करेगी। प्रतिवेदन के निष्कर्ष के स्तर पर यह आवश्यक होगा कि जिन बिन्दुओं का अध्ययन किया जाना शेष है वे स्पष्ट रूप से स्पष्ट हों। उन कार्यों के लिए निश्चित रूप से जिन्हें अभी भी निष्पादित करने की आवश्यकता है। अंत में, एक प्रासंगिक रिपोर्ट लिखने के लिए, उस क्षेत्र में काफी सटीक ज्ञान होना बेहतर होगा जिसमें प्रश्नों पर चर्चा की जाएगी। इससे उपयुक्त शब्दावली के साथ लघु और संश्लिष्ट पाठ तैयार करना संभव होगा।

एक रिपोर्ट लिखने के लिए मानदंड

ध्यान से देखें एक रिपोर्ट लिखने के लिए मानदंड आवश्यक है, यह घटनाओं के प्रति वस्तुनिष्ठ और विश्वासयोग्य होना संभव बनाता है। आपको व्यक्तिगत राय देने या जो तय किया गया है उसे पसंद करने से बचना चाहिए। आपको बैठक में भाग लेने वालों के सभी भाषणों को लिप्यंतरित करने से बचना चाहिए। जो कुछ कहा गया है, उसके सार का उल्लेख करने के लिए आपको अपने आप को सीमित करना चाहिए, व्यापक रेखाएं।

इसे प्राप्त करने के लिए, जानकारी का चयन करना आपकी ज़िम्मेदारी है। अपने सॉर्टिंग में, विशेष रूप से एक्सेसरी पर ध्यान केंद्रित करने से बचें, जबकि प्रिंसिपल रिपोर्ट से उभरता नहीं है। महत्व के क्रम में जानकारी को संक्षेप में और प्राथमिकता देने के लिए एक वास्तविक प्रयास करें।

व्यक्तिगत शब्दों के उपयोग से बचें, दूसरे शब्दों में, "I" के साथ-साथ "WE" से बचें, यह सब लेखक की व्यक्तिगत भागीदारी का सुझाव देता है। चूँकि आपको यथासंभव तटस्थ रहना चाहिए, विशेषण या प्रशंसा की क्रिया का उपयोग न करें। अपने पाठ में पुनरावृत्ति को कम करने के लिए सावधान रहें।

इसी प्रकार, बहस से दूर जाने वाली सभी टिप्पणियां निर्धारित की जानी चाहिए। अपने व्याकरण, शब्दावली और निगरानी करने के लिए भी महत्वपूर्ण है आपकी वर्तनी। जिस फ्रांसीसी का आप उपयोग करेंगे वह निर्दोष होना चाहिए।

एक रिपोर्ट लिखने की शैली चुनें

शुरू करने से पहले, चुनने के बारे में पहले सोचें लेखन लेखन शैली जो आप करने जा रहे हैं:

  • शुरुआती लोगों के लिए व्यापक शैली

यदि यह पहली बार आपको चाहिए एक रिपोर्ट लिखेंआपके लिए संपूर्ण शैली का चयन करना बेहतर है। सेमिनार या मीटिंग में प्रस्तुतिकरण PowerPoint के साथ किए जाने पर यह शैली और भी उपयुक्त है। अनावश्यक रूप से जानकारी को कम करने से बचने के लिए यह आवश्यक होगा। हालांकि, सब कुछ कहने से बचने के लिए, अपने प्रतिलेखन को फिर से काम करने के बारे में सोचना आवश्यक होगा, जो अब एक रिपोर्ट नहीं होगी। इस शैली को चुनने के लिए, आपने सेमिनार रिकॉर्ड करने के लिए सावधानी बरतनी होगी।

कमरे सुसज्जित होने पर आप एक उपयुक्त उपकरण ला सकते हैं या नियंत्रण कक्ष द्वारा किए गए रिकॉर्डिंग का अनुरोध कर सकते हैं। यदि आप रिकॉर्ड नहीं करना चाहते हैं, तो जितना संभव हो उतना छोटा करके नोट्स लें। कुशल और तेज़ बनें। सेमिनार के दौरान साझा किए जाने वाले सभी दस्तावेज आपके कब्जे में होना चाहिए। इन दस्तावेजों के लिए, आप उन्हें बस मिनटों में संलग्न कर सकते हैं। दोहराने की कोई जरूरत नहीं है। बस उन्हें रिपोर्ट के बॉडी में शामिल करना सुनिश्चित करें।

  • मिश्रित शैली

इसकी सीधी शैली और पूरी तरह से तटस्थ होगा। बहस के मामलों में, नामांकन फॉर्म चुनना अधिक उचित है। इस फॉर्म से प्रत्येक स्पीकर द्वारा प्रतिनिधित्व किए गए नाम, पहले नाम और सेवाओं का उल्लेख करना संभव हो जाएगा।

  • फॉर्म स्तर पर

बैठकों के दौरान तिथि, प्रतिभागियों और कार्यक्रम को हाइलाइट करें। सुनिश्चित करें कि सेमिनार प्रगति के रूप में इसे अपडेट करके आपकी जानकारी यथासंभव विश्वसनीय है।

एक रिपोर्ट में क्या जानकारी मिलनी चाहिए?

बहना एक बैठक पर रिपोर्टआपको कंपनी के नाम से प्रश्न में शुरुआत करनी होगी। इसके निर्देशांक भी रखें। इसके बाद, दस्तावेज़ के शीर्षक और उस व्यक्ति की पहचान को हाइलाइट करें जिसने इसे लिखा था। अपनी बैठक की तिथि, साथ ही उस स्थान को भी जोड़ें जहां इसे आयोजित किया जा रहा है। इसके अलावा, उन लोगों की गणना करना आवश्यक होगा जिन्होंने वास्तव में बैठक में हिस्सा लिया था। अनुपस्थितियों के साथ-साथ उन लोगों का भी उल्लेख करें जिन्होंने उनकी अनुपस्थिति के लिए बहाना प्रदान किया है।

इन सभी लोगों में से कंपनी के भीतर अपने संबंधित कार्यों को भी उजागर करें। इसके बाद, अपनी बैठक के उद्देश्य को हाइलाइट करें, जिसे आमतौर पर एजेंडा कहा जाता है। फिर, प्रत्येक को शीर्षक देकर उन विषयों का परिचय दें जिन पर चर्चा की गई थी। यह आवश्यक होगा कि वाद-विवाद के अंत में लिए गए संकल्प स्पष्ट हों। अपने हस्ताक्षर करना न भूलें, यह महत्वपूर्ण है कि हम उस व्यक्ति की पहचान जानें जिसने रिपोर्ट लिखी है।

एक मिशन रिपोर्ट लिखने के लिए सिफारिश

La एक मिशन की रिपोर्ट लिखना एक और भी अधिक विशिष्ट कार्य है। ऑडिट मिशन, मानवीय मिशन, चार्टर्ड अकाउंटेंट मिशन या कानूनी मिशन को भी एक रिपोर्ट में सम्मिलित किया जाना चाहिए। यह सारांश मिशन प्रायोजक को भेजा जाना चाहिए। इस मामले में, आपको अपनी टिप्पणियों, बल्कि अपनी सिफारिशों और अपने विश्लेषणों को उजागर करना होगा:

  • मसौदा चरण

आपकी रिपोर्ट के पहले पृष्ठ पर, आपको एजेंटों का नाम और अधिकृत प्रतिनिधि का नाम उल्लेख करना होगा। तिथियां, असाइनमेंट का उद्देश्य और असाइनमेंट की वास्तविक अवधि भी प्रकट होनी चाहिए। सारांश स्तर पर, उसे मिशन के सबसे स्पष्ट पहलुओं को स्पष्ट रूप से दिखाना चाहिए। परिचय शुरू करने से पहले सारांश बनाना बेहतर है।

परिचय सीधा होना चाहिए और मिशन के दौरान संबोधित किए गए मुद्दों को पूरी तरह से सूचीबद्ध करना चाहिए। विकास में, आपको एजेंट (ओं) की कंपनियों को इंगित करना होगा। आपको मिशन को अधिकृत करने वाले पत्र की अनिवार्यताओं को भी लिखना होगा। इससे मिशन के ढांचे और बजट को उजागर करना संभव हो जाता है।

  • अन्य उल्लेख

ऑब्जेक्ट, विशेषज्ञों की समिति और उनके कार्यों का नाम। विशेषज्ञता की विधि, कठिनाइयाँ जो मिशन के प्रमुख थे। ये सभी रिकॉर्ड पर होना चाहिए। जब भी संरचना के सदस्यों के साथ साक्षात्कार किए जाएंगे, तो संबंधित रिपोर्टों को पूरा करना और उन्हें मिशन की सामान्य रिपोर्ट में सम्मिलित करना आवश्यक होगा।

यदि आपने अपने मिशन के दौरान अपने कुछ वार्ताकारों की गुमनामी की गारंटी दी है, तो आप उनके द्वारा भेजी गई जानकारी को गैर-नाममात्र सांख्यिकीय रूप में स्थानांतरित कर सकते हैं। एक अच्छी तरह से काम किए गए निष्कर्ष के साथ एजेंट की भावना को चिह्नित करना सुनिश्चित करें। अंत में, आप विश्लेषणों, खातों, मापों के लिए रिपोर्ट संलग्न कर सकते हैं और सबसे बढ़कर, एक संपूर्ण ग्रंथ सूची बना सकते हैं।

  • छोटी सिफारिशें

बहना एक अच्छी रिपोर्ट लिखें, दस्तावेज़ संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, आप ग्राफिक्स, फोटो और यहां तक ​​कि योजनाओं का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके विश्लेषण में बहुत विस्तृत विवरण हैं, तो उन्हें परिशिष्ट में रखें। चूंकि दस्तावेज़ सभी के द्वारा पढ़ा जा सकता है, इसलिए सामान्य पाठक से बहुत तकनीकी शर्तों और समझ में नहीं आते हैं। यदि आपको उन्हें रखना है, तो उन्हें जल्दी से समझाएं।

आपकी रिपोर्ट में पूरे अंक, पैराग्राफ और नंबरिंग के साथ शीर्षक और उप-प्रविष्टियाँ होनी चाहिए। ऐसा महसूस न करें कि आपको सभी दस्तावेजों को संलग्न करना है। अपने मिशन रिपोर्ट में उन लोगों के लिए अपने आप को अनिवार्य रूप से सीमित करें। गलतियों से बचें जो आपकी नौकरी के पेशेवर पक्ष को कलंकित करती हैं। त्रुटियों को सुधारने के लिए कॉर्डियल या एंटीडोट जैसे सुधार सॉफ्टवेयर डाउनलोड करें। या, किसी प्रियजन को अंतिम रूप से पढ़ना चाहिए जो आपके काम की प्रासंगिकता का आकलन करेगा। वह आपको जल्दी से बता भी सकता है कि यह समझ में आता है या नहीं।

अंत में रिपोर्ट शॉर्टेंड या यहां तक ​​कि synoptic हो सकता है। वह जो synoptic है Word या Excel प्रारूप में तालिकाओं के साथ किया जाता है। दूसरी तरफ, स्टेनोग्राफिक एक ट्रांसक्रिप्शन करने के द्वारा कालक्रम में सभी जानकारी को समूहित करता है जो कभी-कभी अभिन्न हो सकता है। अच्छी तरह से लिखें, आपकी रिपोर्ट सभी कर्मचारियों के लिए एक संग्रह और अतिरिक्त जानकारी के रूप में कार्य करेगी।