विषय पंक्ति किसी भी पेशेवर संदेश का एक अनिवार्य पहलू है जिसे आप ईमेल द्वारा भेजना चाहते हैं। आपके ईमेल के उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए, विषय पंक्ति को आपका ध्यान उचित रूप से आकर्षित करना चाहिए। बहुत से लोग अपने ईमेल के इस पहलू को गंभीरता से नहीं लेते हैं। वास्तव में, कुछ लोग बिना किसी विषय के ईमेल भेजते हैं और ऐसे ईमेल से परिणाम की अपेक्षा करते हैं! अपने व्यावसायिक ईमेल में विषय पंक्ति जोड़ना व्यावसायिक ईमेल लिखने की वैकल्पिक विशेषता नहीं है, यह इसका एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
आइए उन कुछ कारणों पर एक नज़र डालें, जिनके कारण आपके व्यावसायिक ईमेल को वास्तव में वस्तुओं की आवश्यकता होती है।
अपने मेल को अवांछनीय माना जाने से रोकें
बिना किसी विषय के भेजे गए ईमेल स्पैम या जंक फ़ोल्डर में भेजे जा सकते हैं। यह स्वचालित रूप से किया जाता है, लोग स्पैम फ़ोल्डर में संदेशों को गंभीरता से नहीं लेते हैं। साथ ही, अधिकांश लोग जिन्हें आप कार्य ईमेल भेजेंगे, वे अपने स्पैम फ़ोल्डर को स्कैन करने में बहुत व्यस्त हैं। यदि आप वास्तव में चाहते हैं कि आपका ईमेल पढ़ा जाए, तो सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल विषय अच्छी तरह से परिभाषित है।
अपने ईमेल को हटाने से रोकें
बिना विषय वाले ईमेल को पढ़ने योग्य नहीं माना जा सकता है। जब लोग अपने ईमेल की जांच करते हैं, तो वे शायद बिना विषय वाले ईमेल हटा देते हैं। और उनके पास इसके अच्छे कारण हैं। सबसे पहले, ईमेल को एक वायरस माना जा सकता है। अधिकांश संवेदनशील ईमेल में खाली विषय पंक्तियाँ होती हैं; इसलिए, आपका प्राप्तकर्ता किसी भी वायरस को अपने मेलबॉक्स या कंप्यूटर में प्रवेश करने से रोकने के लिए इसे आसानी से हटा सकता है। दूसरा, बिना विषय वाले ईमेल को आपके प्राप्तकर्ता द्वारा अप्रासंगिक माना जा सकता है। चूंकि यह पहले विषय पंक्तियों को देखने के लिए उपयोग किया जाता है, बिना विषय पंक्ति वाले लोगों को हटा दिया जाएगा या पढ़ा नहीं जाएगा, क्योंकि उन्हें अप्रासंगिक माना जा सकता है।
प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करें
आपके ईमेल की विषय पंक्ति आपके वार्ताकार को पहली छाप देती है। ई-मेल खोलने से पहले, विषय सैद्धांतिक रूप से प्राप्तकर्ता को विषय को इंगित करता है और अक्सर यह निर्धारित करेगा कि ई-मेल खोला गया है या नहीं। इसलिए, विषय पंक्ति का मुख्य कार्य प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करना है ताकि वे ईमेल को खोल सकें और पढ़ सकें। इसका मतलब यह है कि विषय पंक्ति उन प्रमुख कारकों में से एक है जो यह निर्धारित करती है कि आपका ईमेल पढ़ा गया है या नहीं (यह सुनिश्चित करने में आपका नाम और ईमेल पता भी महत्वपूर्ण है)।
विषय पंक्ति के महत्व को कम करके नहीं आंका जा सकता। हालांकि, स्पैमिंग या विलोपन को रोकने के लिए यह केवल आपके ईमेल में एक विषय पंक्ति रखने के बारे में नहीं है। एक विषय पंक्ति पर ध्यान केंद्रित करें जो वांछित लक्ष्य प्राप्त करता है। यह एक विषय पंक्ति है जो आपके प्राप्तकर्ता को आपका ईमेल खोलने, उसे पढ़ने और कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करेगी।
प्रभावी विषय पंक्ति लेखन
प्रत्येक व्यावसायिक ईमेल प्राप्तकर्ता के दिमाग में प्रभाव डालने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए एक प्रभावी और अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई विषय वस्तु एक आवश्यक प्रारंभिक बिंदु है। आइए व्यावसायिक ईमेल के लिए एक प्रभावी विषय पंक्ति लिखने की मूल बातें देखें।
इसे पेशेवर बनाएं
अपनी वस्तुओं के लिए केवल औपचारिक या व्यावसायिक भाषा का प्रयोग करें। व्यावसायिक ईमेल आमतौर पर अर्ध-औपचारिक या औपचारिक होते हैं। इसका मतलब है कि आपकी ईमेल को पेशेवर और प्रासंगिक के रूप में सामने आने के लिए आपकी विषय पंक्तियों को इसे प्रतिबिंबित करना चाहिए।
इसे प्रासंगिक बनाएं
आपकी विषय पंक्ति आपके प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर होनी चाहिए। आपके ईमेल को पढ़ने के लिए इसे प्रासंगिक माना जाना चाहिए। यह आपके ईमेल के उद्देश्य को भी सही ढंग से प्रदर्शित करना चाहिए। यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो विषय पंक्ति में आपका नाम और आप जिस पद के लिए आवेदन कर रहे हैं उसका उल्लेख होना चाहिए।
संक्षिप्त हो
व्यवसाय ईमेल की विषय पंक्ति लंबी नहीं होनी चाहिए। यह एक झटके में प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करने के लिए है। यह जितना लंबा होता है, उतना ही दिलचस्प होता जाता है। इससे पढ़ने की संभावना कम हो जाएगी। मोबाइल उपकरणों पर ईमेल की जाँच करने वाले प्राप्तकर्ताओं को सभी लंबी विषय पंक्तियाँ नहीं दिखाई दे सकती हैं। यह पाठक को विषय पंक्ति में महत्वपूर्ण जानकारी देखने से रोक सकता है। इसलिए, आपके व्यावसायिक ईमेल की विषय पंक्तियों को संक्षिप्त रखना आपके हित में है ताकि आपके ईमेल पढ़े जा सकें।
इसे सटीक बनाएं
अपने विषय को विशिष्ट बनाना भी महत्वपूर्ण है। इसमें केवल एक संदेश होना चाहिए। यदि आपका ईमेल कई संदेशों को संप्रेषित करने के लिए है (अधिमानतः बचें), तो सबसे महत्वपूर्ण विषय पंक्ति में परिलक्षित होना चाहिए। जब भी संभव हो, एक व्यावसायिक ईमेल में केवल एक विषय, एक एजेंडा होना चाहिए। यदि किसी प्राप्तकर्ता को कई संदेश देना आवश्यक है, तो अलग-अलग उद्देश्यों के लिए अलग-अलग ईमेल भेजे जाने चाहिए।
इसे बिना त्रुटियों के करें
व्याकरणिक और टंकण त्रुटियों की जाँच करें। याद रखें, यह पहली छाप है। यदि विषय पंक्ति से कोई व्याकरणिक या टंकण त्रुटि दिखाई देती है, तो आपने प्राप्तकर्ता के दिमाग में नकारात्मक प्रभाव डाला है। यदि आपका ईमेल पढ़ा जाता है, तो संपूर्ण ईमेल नकारात्मक दृष्टिकोण से रंगीन हो सकता है, इसलिए, यह आवश्यक है कि आप अपने व्यावसायिक ईमेल भेजने से पहले अपनी विषय पंक्ति का पूरी तरह से प्रूफरीडिंग करें।
