यदि आपके पास अपने ईमेल को संभालने में स्पष्ट दिनचर्या नहीं है, तो वे जल्दी से काफी समय के नुकसान का स्रोत बन सकते हैं। दूसरी ओर यदि आप संगठनात्मक स्तर पर आवश्यक कार्य करते हैं तो दर्जनों अपठित ईमेलों के द्वारा खुद पर आक्रमण न करने दें। फिर आप एक महत्वपूर्ण ईमेल गुम होने की किसी भी संभावना से अपने दिमाग को मुक्त कर सकते हैं। इस लेख में कई सिद्ध प्रथाओं को सूचीबद्ध किया गया है। उन्हें अपनाने से, आप निश्चित रूप से अपने मेलबॉक्स को बहुत अधिक गंभीरता से प्रबंधित करने में सक्षम होंगे।
स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से एक समर्पित फ़ोल्डर या सबफ़ोल्डर में किसी भी ईमेल को दर्ज करें।
यह विधि का प्रकार है जो आपको महत्व के क्रम में अपने ईमेल को जल्दी से सॉर्ट करने की अनुमति देगा। आप अपने ईमेल को विषय के आधार पर, समय सीमा के अनुसार वर्गीकृत करने का विकल्प चुन सकते हैं। सभी का लाभ उठाना महत्वपूर्ण है सुविधाएँ अपने मेलबॉक्स को पूरी तरह से चालू करने के लिए अपने मेल प्रबंधित करने के लिए। एक बार जब आप संगठन मोड के अनुसार फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर के साथ एक निर्देशिका बना लेते हैं जो आपको सूट करता है। प्रत्येक संदेश आपके मेलबॉक्स में अपनी डेस्क पर प्रत्येक पेपर फ़ाइल की तरह अपनी जगह पर होगा। इसलिए, एक बार जब आपके ईमेल को संसाधित करने का समय बीत जाता है, तो आप अपने बाकी काम पर 100% ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
अपने ईमेल को संसाधित करने के लिए एक विशिष्ट समय निर्धारित करें
बेशक, आपको उत्तरदायी बने रहने और उन संदेशों को संभालने में सक्षम होना चाहिए जो आपकी तत्काल प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। बाकी के लिए, अपने ईमेल से सुसंगत तरीके से निपटने के लिए सबसे अधिक प्रासंगिक क्षणों की योजना बनाएं। अपने काम के प्रसंस्करण के लिए आवश्यक सभी तत्वों को तैयार करके शुरू करें। पेपर फाइलें, स्टेपलर, प्रिंटर, सब कुछ अधिकतम एकाग्रता की सुविधा के लिए उपयोगी होना चाहिए। कोई फर्क नहीं पड़ता जब आप चुनते हैं। अब जब आपके मेलबॉक्स को एक डाक छँटाई केंद्र की तरह व्यवस्थित किया गया है, तो आपको दक्षता और गति के साथ अपने मेल को संसाधित करने की संभावना है।
सभी शानदार समाचारपत्रिकाएँ हटाकर अपने मेलबॉक्स को साफ़ करें
आपका बॉक्स लगातार बिना ब्याज के समाचार पत्र या विज्ञापनों द्वारा परजीवी होता है? इन सभी समाचार पत्रों के अपने मेलबॉक्स से छुटकारा पाने के लिए ध्यान रखें जो किसी भी चीज़ से अधिक स्पैम की तरह हैं। आपको इन सभी मेलिंग सूचियों से व्यवस्थित रूप से सदस्यता समाप्त करनी चाहिए जो आपको कुछ भी ठोस नहीं लाती हैं और जो जल्दी से आक्रामक से अधिक बन सकती हैं। आप जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं Cleanfox जहाँ अनियंत्रित कुछ क्लिकों में आवश्यक करें। इसके बिना आपको एक सुबह ले जाना, इस प्रकार के समाधान से आपको इस सभी डिजिटल प्रदूषण को समाप्त करने में काफी मदद मिलेगी। हजारों ईमेल अपेक्षाकृत तेज़ी से संसाधित किए जा सकते हैं।
एक स्वचालित प्रतिक्रिया सेट करें
आप जल्द ही एक लंबे समय के लिए छुट्टी पर जा रहे हैं। एक विवरण जिसे अनदेखा नहीं किया जाना है, आपके मेलबॉक्स की उत्तर देने वाली मशीन को सक्रिय करता है। यह कुछ महत्वपूर्ण है ताकि सभी लोग जिनके साथ आप ईमेल द्वारा पेशेवर रूप से मेल खाते हैं, उन्हें आपकी अनुपस्थिति के बारे में अच्छी तरह से जानकारी हो। जब ग्राहक या आपूर्तिकर्ता धैर्य खो देते हैं, तो कई गलतफहमियां संभव हैं, क्योंकि ये संदेश अनुत्तरित रहते हैं। यह आसानी से एक छोटे संदेश से बचा जा सकता है जो आपकी छुट्टी के दौरान स्वचालित रूप से भेजा जाएगा। आपको बस छुट्टी से अपनी वापसी की तारीख को इंगित करने की आवश्यकता है और यदि आवश्यक हो तो एक सहयोगी का ईमेल क्यों नहीं।
आपके द्वारा कॉपी में भेजे गए ईमेल की संख्या को टेंपर करें
व्यवस्थित रूप से कार्बन कॉपी (सीसी) और अदृश्य कार्बन कॉपी (सीसीआई) में भेजे गए ईमेल का उपयोग करके तेजी से अंतहीन एक्सचेंज उत्पन्न हो सकते हैं। जो लोग केवल जानकारी के लिए आपका संदेश प्राप्त करने वाले थे, उन्हें अब स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। अन्य लोग आश्चर्य करते हैं कि उन्होंने यह संदेश क्यों प्राप्त किया और इसे समय की बर्बादी के रूप में देखा। किसी को पाश में रखने का विकल्प बनाते समय, सुनिश्चित करें कि आपकी पसंद वास्तव में प्रासंगिक है। किसी को भेजे गए संदेश, कोई फर्क नहीं पड़ता कि कैसे बचा जाना चाहिए।
यह मत भूलो कि एक ईमेल का कानूनी मूल्य हो सकता है
जहाँ तक संभव हो अपने सभी ईमेल रखें, उनके पास विशेष रूप से औद्योगिक न्यायाधिकरण के पास, सबूत का बल है। एक इलेक्ट्रॉनिक संदेश यदि इसे उसी कानूनी मूल्य के साथ प्रमाणित किया जाता है जो एक पत्र के रूप में होता है जिसे आपने हाथ से लिखा होगा। लेकिन सावधान, एक सरल संदेश भी बिना सोचे-समझे भेजा सहकर्मी या ग्राहक को गंभीर परिणाम हो सकते हैं। यदि कोई ग्राहक साबित करता है, तो ईमेल का समर्थन है, कि आपने डिलीवरी या अन्य के संदर्भ में अपनी प्रतिबद्धताओं का सम्मान नहीं किया है। आपको अपने व्यवसाय के लिए और अपने लिए इसके परिणाम भुगतने होंगे। औद्योगिक न्यायाधिकरणों के रूप में वाणिज्यिक विवादों में, प्रमाण को "मुक्त" कहा जाता है। यह कहना है कि यह न्यायाधीश है जो निर्णय करेगा और यह बेहतर है कि अपने ईमेलों को सावधानीपूर्वक वर्गीकृत किया जाए, उन्हें कचरे में डाल दिया जाए।
