रिपोर्ट: सफल होने के लिए 4 आवश्यक बिंदु
आपको एक बनाना होगा रिपोर्ट, या आपके प्रबंधक के अनुरोध पर एक रिपोर्ट। लेकिन, आपको नहीं पता कि इसे कहां से शुरू करना है या कैसे तैयार करना है।
यहां, मैं इस रिपोर्ट को कुशलता से और एक निश्चित गति के साथ समझने के लिए 4 अंक में एक सरल प्रक्रिया प्रकट करता हूं। यह एक तार्किक कालक्रम में लिखा जाना चाहिए।
एक रिपोर्ट का उपयोग क्या है?
यह उस व्यक्ति को क्षमता प्रदान करता है जिसके लिए यह भरोसा करने में सक्षम होने का इरादा रखता है डेटा प्रस्तुत किया एक कार्रवाई पर फैसला करने के लिए। रिपोर्ट में दर्ज की गई जानकारी निर्णय लेने के लिए आवश्यक एक या अधिक प्रश्नों का उत्तर देना संभव बनाती है।
उस ने कहा, एक कर्मचारी अपने पर्यवेक्षक को सुधार करने के लिए एक विशिष्ट विषय पर सुझाव देने के लिए एक रिपोर्ट लिखने में सक्षम है, उदाहरण के लिए किसी सेवा के संगठन या प्रतिस्थापन पर सामग्री। एक रिपोर्ट एक वरिष्ठ और उसके अधीनस्थों के बीच संवाद करने का एक शानदार तरीका है।
रिपोर्ट के उद्देश्य के आधार पर, इसकी प्रस्तुति अलग-अलग हो सकती है, हालांकि नीचे दी गई प्रक्रिया को उन सभी रिपोर्टों के लिए मान्य है जो आपको करना होगा।
पहला बिंदु - अनुरोध सटीक और स्पष्ट होना चाहिए।
यह पहला बिंदु आवश्यक बिंदु होगा जिस पर आपका पूरा काम आधारित होगा। यह संबंधित क्षेत्र को भी सीमित कर देगा।
रिपोर्ट के प्राप्तकर्ता
- वह वास्तव में आपकी रिपोर्ट से क्या चाहता है?
- उसके लिए रिपोर्ट के लक्ष्य और उद्देश्य क्या हैं?
- रिपोर्ट आपके प्राप्तकर्ता के लिए कितनी उपयोगी होगी?
- क्या प्राप्तकर्ता को पहले से ही विषय पता है?
- पता है कि उसका ज्ञान क्या है ताकि पहले से ज्ञात जानकारी को न दोहराएं।
मामला और तरीके
- क्या स्थिति है?
- रिपोर्ट के अनुरोध से जुड़े कारण क्या हैं: कठिनाइयाँ, परिवर्तन, विकास, संशोधन, सुधार?
दूसरा बिंदु - आवश्यक जानकारी पर विचार करें, चयन करें और इकट्ठा करें।
जानकारी कई, चाहे नोट्स, दस्तावेज़ या अन्य रिपोर्ट, और विभिन्न स्रोत हो, लेकिन महत्वपूर्ण है कि केवल आवश्यक, जरूरी और आवश्यक लोगों को याद रखने के लिए चुनिंदा होना महत्वपूर्ण है और कम ब्याज या दोहराव की जानकारी से दूर नहीं किया जा सकता है जो अंतिम रिपोर्ट को नुकसान पहुंचा सकता है। इसलिए आपको अनुरोधित रिपोर्ट से संबंधित सबसे उपयुक्त जानकारी का उपयोग करना चाहिए।
तीसरा बिंदु - योजना को व्यवस्थित और कार्यान्वित करना
आम तौर पर, योजना एक परिचय के साथ शुरू होती है, फिर विकास के साथ जारी है, और एक निष्कर्ष के साथ समाप्त होता है।
नीचे, उजागर योजना आम तौर पर मिलती है। परिचय और निष्कर्ष की भूमिका उनकी अंतर्निहित भूमिका को ध्यान में रखते हुए भिन्न नहीं है। इसके विपरीत, रिपोर्ट को उस रिपोर्ट के अनुसार एक परिवर्तनीय तरीके से कल्पना की जा सकती है जिसे आपको महसूस करना होगा।
रिपोर्ट का परिचय
यह रिपोर्ट के लिए बहुत कारण से संबंधित आवश्यक जानकारी प्रदान करता है; इसकी प्रेरणाएँ, इसके इरादे, इसके कारनामे d'étre, इसके विशेषाधिकार।
विस्तृत और पूर्ण होने के दौरान, इस जानकारी को एक संक्षिप्त पाठ में, रिपोर्ट के उद्देश्य से कुछ शब्दों में एक साथ लाया जाना चाहिए।
यह परिचय को नजरअंदाज करने के लिए पूरी तरह से अव्यवस्थित है, क्योंकि यह अनुरोध के सटीक डेटा को पहले से बताता है कि प्राप्तकर्ता और रिपोर्ट लेखक दोनों को यह सुनिश्चित करने की इजाजत दी गई है कि वे एक-दूसरे को समझ चुके हैं। यह अनुरोध, शर्तों, शर्तों की शर्तों को याद रखने में भी मदद करता है जब रिपोर्ट की तत्काल जांच नहीं की जाती है या यदि इसे बाद में पुनर्विचार करना आवश्यक है।
रिपोर्ट का विकास
विकास आमतौर पर तीन वर्गों में बांटा गया है।
- स्थिति या संदर्भ की एक ठोस और निष्पक्ष सूची, जो कि पहले से ही मौजूद है, का एक विस्तृत विवरण है।
- जगह पर एक स्पष्ट निर्णय एक सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पहलुओं को उजागर करता है, जबकि आवश्यक रूप से आवश्यक और ठोस के रूप में एक विश्लेषण का प्रस्ताव है।
- सलाह, सुझाव और सिफारिशें, जहां तक संभव हो उन लाभों से जुड़ी हैं जो उनके लिए आते हैं।
रिपोर्ट का निष्कर्ष
इसमें कोई नया विषय नहीं होना चाहिए जो विकास में संकेत नहीं दिया गया हो। विकास के संक्षिप्त भाषण के बिना, इस में निर्दिष्ट सिफारिशों के लिए स्पष्ट रूप से एक या निम्नलिखित समाधान प्रस्तावित करके उत्तर देना है।
चौथा बिंदु - रिपोर्ट लिखना
सभी संपादकीय के लिए आम कुछ नियमों का सम्मान किया जाना चाहिए। एक समझदार और सुलभ शब्दावली पर जोर दिया जाएगा निर्दोष वर्तनी अधिक पेशेवरता के लिए, एक बेहतर समझ के लिए छोटे वाक्यों, एक अच्छी पठन प्रवाह के लिए पैराग्राफ की एक हवादार संरचना।
इसकी रिपोर्ट के रूप में विशेष देखभाल लेना पाठक या प्राप्तकर्ता को आराम और पढ़ने के लिए आवश्यक आराम प्रदान कर सकता है।
- आपको अपने लेखन में संक्षिप्त और स्पष्ट होना चाहिए
- रिपोर्ट के पढ़ने में बेहतर तरलता सुनिश्चित करने के लिए, पाठक को एक परिशिष्ट में लौटाएं जो आवश्यक होने पर आपके स्पष्टीकरण में कुछ पूरक जोड़ देगा।
- एक सारांश की योजना बनाएं जब आपकी रिपोर्ट तीन पृष्ठों से अधिक फैलती है, जो प्राप्तकर्ता को अपने पढ़ने में खुद को उन्मुख करने की अनुमति देता है, अगर यह उसकी पसंद है।
- जब यह लाभदायक या अपरिहार्य है, तो डेटा को चित्रित करने के लिए आपके लेखन को दर्शाते हुए तालिकाओं और अन्य ग्राफिक्स को एकीकृत करें। अच्छी समझ के लिए वे कुछ मामलों में आवश्यक हो सकते हैं।
- अपनी रिपोर्ट के प्रत्येक भाग को जीतने के लिए शीर्षक और उपशीर्षक को न छोड़ें, वहाँ भी, तरलता में।
निष्कर्ष में: क्या याद रखें
- आवेदन की उचित व्याख्या और समझने से आप दक्षता प्राप्त करने के लिए विषय के बगल में बिना जवाब दिए जवाब दे सकते हैं।
- आपकी रिपोर्ट में, आप सरल रिपोर्ट के खिलाफ खड़े होकर अपने विचार साझा कर सकते हैं।
- प्रभावी होने के लिए, आपकी रिपोर्ट को इसके प्राप्तकर्ता द्वारा प्रस्तुत किए गए प्रश्नों के उत्तर प्रदान करने होंगे, इसलिए इसकी प्रस्तुति का संपूर्ण हित; आलेखन, संरचना, कथन और उसका खुलासा; परिचय, विकास, निष्कर्ष।
- अपने तर्क, अवलोकन और प्रस्तावित समाधान बताएं।
को आकार देने Microsoft Word पर, YouTube पर 15 मिनट का यह चक्कर आपके लिए उपयोगी होगा।
