मजबूत पासवर्ड नीतियों को लागू करना
संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा और व्यवसाय की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए आपकी कंपनी के जीमेल खातों की सुरक्षा महत्वपूर्ण है। जीमेल खातों को सुरक्षित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं में से एक मजबूत पासवर्ड नीतियों का होना है।
जीमेल खातों की सुरक्षा को मजबूत करने के लिए, पासवर्ड की लंबाई और जटिलता के लिए न्यूनतम आवश्यकताओं को स्थापित करना आवश्यक है। आम तौर पर कम से कम 12 अक्षरों के पासवर्ड का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, जिसमें अपरकेस और लोअरकेस अक्षर, संख्याएं और विशेष वर्ण शामिल हैं। यह संयोजन हमलावरों के लिए अनुमान लगाने या क्रैक करने के लिए पासवर्ड को और अधिक कठिन बना देता है।
चोरी या आकस्मिक प्रकटीकरण के जोखिम को कम करने के लिए पासवर्ड को नियमित रूप से नवीनीकृत किया जाना चाहिए। प्रत्येक 60 से 90 दिनों में पासवर्ड नवीनीकरण की नीति स्थापित करने की सलाह दी जाती है। यह सुनिश्चित करता है कि पासवर्ड सुरक्षित और अद्यतित रहें, जबकि समझौता किए गए पासवर्ड से जुड़े जोखिमों को सीमित करें।
पासवर्ड प्रबंधक पासवर्ड को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने और प्रबंधित करने के उपकरण हैं। वे प्रत्येक खाते के लिए जटिल और अद्वितीय पासवर्ड उत्पन्न कर सकते हैं और उन्हें एन्क्रिप्टेड स्टोर कर सकते हैं। कमजोर या पुन: उपयोग किए गए पासवर्ड के उपयोग से बचने के लिए अपने कर्मचारियों को पासवर्ड प्रबंधकों का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें, जो आपकी कंपनी के जीमेल खातों की सुरक्षा से समझौता कर सकते हैं।
दो-कारक प्रमाणीकरण सक्षम करना (2FA)
टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन (2FA) आपकी कंपनी के जीमेल खातों की सुरक्षा बढ़ाने का एक और प्रभावी तरीका है। यह विधि खाते में लॉग इन करते समय पहचान के अतिरिक्त प्रमाण की आवश्यकता के द्वारा सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ती है।
दो-कारक प्रमाणीकरण एक प्रक्रिया है जिसके लिए उपयोगकर्ता पहचान सत्यापन के दो अलग-अलग रूपों की आवश्यकता होती है। पासवर्ड के अलावा, 2FA उपयोगकर्ता को पहचान का अतिरिक्त प्रमाण प्रदान करने के लिए कहता है, आमतौर पर एक अस्थायी कोड के रूप में एक विश्वसनीय डिवाइस (जैसे सेल फोन) को भेजा जाता है या ऐप द्वारा उत्पन्न किया जाता है।
2FA आपकी कंपनी के Gmail खातों की सुरक्षा के लिए कई लाभ प्रदान करता है:
- यह अनधिकृत पहुंच के जोखिम को बहुत कम कर देता है, भले ही पासवर्ड से समझौता किया गया हो।
- यह फ़िशिंग प्रयासों और क्रूर बल के हमलों से खातों की सुरक्षा करता है।
- यह संदिग्ध लॉगिन प्रयासों को तुरंत पहचानने और उचित कार्रवाई करने में मदद करता है।
2FA को सक्षम करने के लिए आपकी कंपनी के जीमेल खाते, इन चरणों का पालन करें:
- Google Workspace के एडमिन कंसोल में लॉग इन करें.
- "सुरक्षा" अनुभाग पर जाएं और "दो-चरणीय प्रमाणीकरण" पर क्लिक करें।
- "दो-चरणीय प्रमाणीकरण की अनुमति दें" विकल्प को सक्षम करें और अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करें।
यह भी अनुशंसा की जाती है कि आप अपने कर्मचारियों को 2FA के उपयोग पर प्रशिक्षित करें और उन्हें अपने कार्य Gmail खाते के लिए इस सुविधा को सक्षम करने के लिए प्रोत्साहित करें।
अपनी कंपनी के जीमेल खातों के लिए दो-कारक प्रमाणीकरण सक्षम करके, आप सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ते हैं और संवेदनशील जानकारी तक अनधिकृत पहुंच के जोखिम को काफी कम कर देते हैं।
कर्मचारी प्रशिक्षण और ऑनलाइन खतरों के बारे में जागरूकता
आपकी कंपनी के जीमेल खातों की सुरक्षा काफी हद तक आपके कर्मचारियों की सतर्कता पर निर्भर करती है। ऑनलाइन ख़तरों और सुरक्षा की सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में उन्हें प्रशिक्षण और शिक्षित करना सुरक्षा घटनाओं के जोखिम को कम करने के लिए महत्वपूर्ण है।
फ़िशिंग एक आम हमला तकनीक है जिसका उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को उनके लॉगिन क्रेडेंशियल या अन्य संवेदनशील जानकारी प्रकट करने के लिए बरगलाना है। फ़िशिंग ईमेल बहुत विश्वसनीय हो सकते हैं और Gmail या अन्य सेवाओं के आधिकारिक ईमेल की नकल कर सकते हैं। करने के लिए महत्वपूर्ण हैअपने कर्मचारियों को सिखाओ किसी कपटपूर्ण ईमेल के संकेतों की पहचान कैसे करें और यदि आपको फ़िशिंग प्रयास का संदेह हो तो क्या करें।
दुर्भावनापूर्ण ईमेल में मैलवेयर से संक्रमित लिंक या अटैचमेंट हो सकते हैं। कर्मचारियों को लिंक पर क्लिक करने से पहले उनकी जांच करने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए और अटैचमेंट को केवल तभी डाउनलोड करना चाहिए जब वे सुनिश्चित हों कि वे कहां से आए हैं। यह भी अनुशंसा की जाती है कि आप अपनी कंपनी के Gmail खातों को इन खतरों से बचाने के लिए एंटीवायरस और स्पैम फ़िल्टर जैसे सुरक्षात्मक सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें.
आपकी कंपनी के जीमेल खातों के लिए उच्च स्तर की सुरक्षा बनाए रखने के लिए निरंतर प्रशिक्षण और सुरक्षा के सर्वोत्तम अभ्यासों के बारे में जागरूकता आवश्यक है। अपने कर्मचारियों को नवीनतम ख़तरों और सुरक्षा के सर्वोत्तम तरीकों से अवगत कराने के लिए उनके लिए नियमित प्रशिक्षण और कार्यशालाओं का आयोजन करें। साथ ही उन्हें संदिग्ध गतिविधि की रिपोर्ट करने और अपनी सुरक्षा चिंताओं को टीम के साथ साझा करने के लिए प्रोत्साहित करें।
