बेहतर पठनीयता के लिए अपने ईमेल को क्रमबद्ध और व्यवस्थित करें
हज़ारों ईमेल को तनाव-मुक्त प्रबंधित करने के लिए पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आपका इनबॉक्स अच्छी तरह से व्यवस्थित है। ऐसा करने के लिए, व्यवसाय के लिए Gmail कई सुविधाएँ प्रदान करता है जो इसे प्राप्त करने में आपकी सहायता करेंगी।
सबसे पहले, इनबॉक्स टैब का लाभ उठाएं। जीमेल "मुख्य", "प्रचार" और "सामाजिक नेटवर्क" जैसे अनुकूलन योग्य टैब प्रदान करता है। इन टैब को सक्रिय करके, आप ई-मेल को उनकी प्रकृति के अनुसार अलग कर सकेंगे और इस प्रकार उन्हें पढ़ने में आसानी होगी।
इसके बाद, अपने ईमेल को वर्गीकृत करने के लिए लेबल का उपयोग करने पर विचार करें। आप अपनी महत्वपूर्ण परियोजनाओं, ग्राहकों, या विषयों के लिए कस्टम लेबल बना सकते हैं और उन्हें आसानी से पुनः प्राप्त करने के लिए अपने ईमेल पर असाइन कर सकते हैं। रंगों का उपयोग विभिन्न श्रेणियों के बीच शीघ्रता से अंतर करने के लिए भी किया जा सकता है।
जीमेल फिल्टर कुछ कार्यों को स्वचालित करने और अपने इनबॉक्स को अधिक कुशलता से प्रबंधित करने के लिए एक और शानदार विशेषता है। उदाहरण के लिए, आप किसी निश्चित पते से या किसी विशिष्ट विषय से ईमेल को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए एक फ़िल्टर बना सकते हैं, एक लेबल लगा सकते हैं, या उन्हें पढ़े गए के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
अंत में, महत्वपूर्ण ईमेलों को चिह्नित करने और उन्हें बाद में आसानी से खोजने के लिए झंडे और सितारों का उपयोग करना न भूलें। आप अपने ईमेल को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए जीमेल सेटिंग्स में उपलब्ध सितारों और झंडे के प्रकारों को अनुकूलित कर सकते हैं।
इन युक्तियों का पालन करके, आप अपने जीमेल इनबॉक्स को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं और हजारों ईमेल तनाव मुक्त प्रबंधित कर सकते हैं।
अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण अपनाएं
हजारों ईमेल को तनाव-मुक्त प्रबंधित करने के लिए एक सक्रिय दृष्टिकोण की भी आवश्यकता होती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आप संदेशों के निरंतर प्रवाह से अभिभूत न हों। आपके व्यवसाय Gmail इनबॉक्स पर नियंत्रण रखने में आपकी सहायता करने के लिए यहां कुछ कार्यनीतियां दी गई हैं.
सबसे पहले, अपने इनबॉक्स को नियमित रूप से देखने और जितनी जल्दी हो सके ईमेल से निपटने की आदत डालें। यह आपको महत्वपूर्ण संदेशों का तुरंत जवाब देने और अपठित ईमेल के बैकलॉग से बचने की अनुमति देगा। आप अपने ई-मेल की जांच और प्रसंस्करण के लिए विशिष्ट समय स्लॉट भी निर्धारित कर सकते हैं, ताकि आप अपने काम में लगातार बाधित न हों।
इसके बाद, जरूरी ईमेल और इंतजार कर सकने वाले ईमेल के बीच अंतर करना सीखें। उन संदेशों की तुरंत पहचान करके जिन पर तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है, आप उन्हें प्राथमिकता दे सकते हैं और कम महत्वपूर्ण ईमेल पर समय बर्बाद करने से बच सकते हैं।
व्यवसाय के लिए जीमेल उन ईमेल के लिए रिमाइंडर सेट करने की क्षमता भी प्रदान करता है जिन्हें आप तुरंत संसाधित नहीं कर सकते। अनुस्मारक सेट करने के लिए "होल्ड" सुविधा का उपयोग करें और ईमेल को बाद में संसाधित करने के लिए शेड्यूल करें जब आपके पास अतिरिक्त समय हो।
अंत में, अप्रचलित ईमेल को हटाकर या संग्रहीत करके अपने इनबॉक्स को नियमित रूप से साफ़ करना याद रखें। यह आपको एक संगठित इनबॉक्स रखने और उन संदेशों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देगा जो अभी भी मायने रखते हैं।
इन सक्रिय रणनीतियों को अपनाने से, आप हजारों ईमेल को प्रभावी ढंग से तनाव-मुक्त प्रबंधित करने में सक्षम होंगे और दैनिक आधार पर प्राप्त होने वाले संदेशों की मात्रा के बारे में शांत रहेंगे।
ईमेल की मात्रा कम करने के लिए अपने संचार का अनुकूलन करें
हज़ारों ईमेल को बिना तनाव के प्रबंधित करने का दूसरा तरीका है अपने संचार को ऑप्टिमाइज़ करना ताकि आपके द्वारा प्राप्त और भेजे जाने वाले ईमेल की मात्रा कम हो सके. व्यवसाय में Gmail के साथ अपने संचार को बेहतर बनाने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।
अपने संदेशों को समझने में आसान बनाने और अतिरिक्त बातचीत की आवश्यकता को कम करने के लिए स्पष्ट, संक्षिप्त ईमेल लिखकर प्रारंभ करें। अपने ईमेल को अधिक पठनीय और आकर्षक बनाने के लिए छोटे पैराग्राफ, शीर्षकों और बुलेटेड सूचियों के साथ संरचना करना सुनिश्चित करें।
सहयोगात्मक रूप से कार्य करने और अनावश्यक ईमेल आदान-प्रदान से बचने के लिए Gmail के टूल का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों को साझा करने और वास्तविक समय में सहयोग करने के लिए ईमेल के माध्यम से अटैचमेंट भेजने के बजाय Google डॉक्स, शीट्स या स्लाइड्स का उपयोग करें।
साथ ही, अनौपचारिक चर्चाओं या त्वरित प्रश्नों के लिए, अन्य संचार साधनों का उपयोग करने पर विचार करें, जैसे कि Google चैट या Google मीट, ईमेल भेजने के बजाय। इससे आपका समय बचेगा और आपके इनबॉक्स में ईमेल की संख्या कम होगी।
अंत में, आने वाले ईमेल की मात्रा को कम करने के लिए अप्रासंगिक न्यूज़लेटर्स या नोटिफिकेशन से बेझिझक अनसब्सक्राइब करें। व्यवसाय के लिए जीमेल प्रत्येक प्रचारात्मक ईमेल के शीर्ष पर एक सदस्यता समाप्त लिंक प्रदान करके सदस्यताओं को प्रबंधित करना आसान बनाता है।
अपने संचार को अनुकूलित करके और ईमेल की मात्रा कम करके, आप अपने व्यवसाय जीमेल इनबॉक्स को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम होंगे और हजारों ईमेल प्रबंधित करने के तनाव से बचेंगे।
