एक सफल पेशेवर ईमेल: यह कैसा दिखता है?

ईमेल संदेशों के प्रसारण में अधिक गति की गारंटी देता है। लेकिन हम एक पेशेवर ईमेल नहीं लिखते हैं जैसा कि हम बोलते हैं, और भी कम उसी तरह जैसे हम एक पत्र या एक मेल लिखते हैं। सुखद माध्यम मिल सकता है। तीन मानदंड एक सफल पेशेवर ईमेल की पहचान करना संभव बनाते हैं। उत्तरार्द्ध विनम्र, संक्षिप्त और आश्वस्त होना चाहिए। हम पेशेवर ईमेल के लिए उपयुक्त शिष्टाचार कोड में ही रुचि रखते हैं।

एक विनम्र ईमेल: यह क्या है?

सफल होने के लिए, पेशेवर ईमेल विनम्र होना चाहिए, यानी शुरुआत में एक अपील के साथ एक ईमेल और अंत में एक विनम्र सूत्र। प्रत्येक सूत्र को उस व्यक्ति की पहचान या स्थिति के अनुसार चुना जाना चाहिए जिसे वह संबोधित किया गया है। इसलिए यह प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच मौजूद लिंक या ज्ञान की डिग्री पर निर्भर करता है।

जैसा कि आप जानते हैं, किसी भी व्यवसाय में कोड लिखना होता है। विनम्र सूत्र का समर्थन उस पदानुक्रमित दूरी की सीमा तक किया जाएगा जो संवाददाताओं को अलग करती है।

पेशेवर ईमेल में कॉल फ़ॉर्मूला

एक पेशेवर ईमेल में कई कॉल विकल्प होते हैं:

  • नमस्ते

इसके उपयोग की कभी-कभी आलोचना भी की जाती है। लेकिन यह सूत्र कभी-कभी उन लोगों को संबोधित करते समय उपयोग किया जाता है जिन्हें हम जानते हैं, लेकिन जिनके साथ हमने पर्याप्त मजबूत बंधन नहीं बनाया है।

  • सुप्रभात à tous

यह विनम्र सूत्र दो शर्तों के तहत प्रयोग किया जाता है। पहला यह है कि मेल एक ही समय में कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित किया जाता है। दूसरा यह है कि यह एक सूचनात्मक ईमेल है।

  • नमस्ते के बाद पहला नाम आता है

इस कॉल फॉर्मूला का उपयोग तब किया जाता है जब प्राप्तकर्ता या तो एक सहकर्मी या एक ज्ञात व्यक्ति होता है।

  • प्राप्तकर्ता का पहला नाम

इस मामले में, यह एक ऐसा व्यक्ति है जिसे आप व्यक्तिगत रूप से जानते हैं और जिसके साथ आप अक्सर बातचीत करते हैं।

  • मिस या मिस्टर

यह एक औपचारिक संबंध है, जब प्राप्तकर्ता ने आपको अपनी पहचान नहीं बताई है।

  • प्रिय

अपील का यह रूप उन स्थितियों से मेल खाता है जिनमें आप नहीं जानते कि आपका प्राप्तकर्ता पुरुष है या महिला।

  • श्रीमान निदेशक/श्रीमान प्रोफेसर…

इस विनम्र सूत्र का उपयोग तब किया जाता है जब वार्ताकार के पास एक विशेष शीर्षक होता है।

पेशेवर ईमेल के अंत में विनम्र भाव

पिछले मामले की तरह, प्राप्तकर्ता की प्रोफ़ाइल को ध्यान में रखते हुए, एक पेशेवर ईमेल को समाप्त करने के लिए कई विनम्र सूत्र हैं। हम इनमें से उद्धृत कर सकते हैं:

  • cordially
  • तुम्हारा
  • दोस्ती
  • साभार
  • सौहार्दपूर्ण अभिवादन
  • आदरणीय बधाई
  • साभार

जैसा भी हो, शिष्टाचार यह भी जान रहा है कि कैसे फिर से पढ़ना है। आप इसे नहीं जानते होंगे, लेकिन पेशेवर दुनिया में अधिकांश लोगों के लिए, त्रुटियों से भरा एक ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए विचार की कमी का संकेत है। इसलिए जितना संभव हो, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए स्वयं को प्रूफरीड करना चाहिए कि व्याकरणिक और वाक्य-विन्यास के नियमों का सम्मान किया जाता है।

एक और आवश्यक बिंदु, संक्षिप्त नाम। इसे आपके पेशेवर ईमेल से प्रतिबंधित किया जाना चाहिए, भले ही यह सहकर्मियों के बीच ईमेल का आदान-प्रदान हो।