जब कुछ कर्मचारी अपने पर्यवेक्षक या प्रबंधक को सूचित किए बिना विभिन्न कारणों से अनुपस्थित रहते हैं, तो वे नहीं जानते कि अपनी बात कैसे रखी जाए। अन्य लोगों को भी छोटी छुट्टी का अनुरोध करना मुश्किल लगता है जब उनके पास बहुत सारे होते हैं व्यक्तिगत मुद्दे भुगतान किया जाना है।
आपकी अनुपस्थिति का प्रभाव काफी हद तक आपके कार्य की प्रकृति और आपके कार्यस्थल पर नीति पर निर्भर करता है। आपकी अनुपस्थिति, खासकर अगर यह पहले से घोषित नहीं की जाती है, तो आपके संगठन के लिए बहुत महंगा हो सकता है। इसलिए, दूर होने का निर्णय लेने से पहले, इसके बारे में सोचें। यदि ऐसा होना है या हुआ है, तो अपने पर्यवेक्षक से माफी मांगने या समझाने के लिए ईमेल का उपयोग करना प्रभावी ढंग से और जल्दी से संवाद करने का एक शानदार तरीका है।
एक औचित्य ईमेल लिखने से पहले
इस लेख का उद्देश्य यह दिखाना है कि एक या अधिक वैध कारणों से एक कर्मचारी कैसे अनुपस्थित होने की आवश्यकता को उचित ठहरा सकता है या वह अपने पद पर उपस्थित क्यों नहीं हो सकता है। एक कर्मचारी के रूप में, यह महत्वपूर्ण है कि आप छुट्टी के बिना अनुपस्थिति के संभावित परिणामों के बारे में सुनिश्चित हों। इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि आपके माफी ईमेल को अनुकूल प्रतिक्रिया मिलेगी। इसी तरह, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि जब आप काम से छुट्टी का अनुरोध करने वाला ई-मेल लिखते हैं, तो वह सकारात्मक रूप से प्राप्त होगा।
हालाँकि, जब आपको जरूरी कारणों से अनुपस्थित होना चाहिए और आप अपने बॉस तक नहीं पहुँच सकते, तो इस अनुपस्थिति के सटीक कारणों से जल्द से जल्द एक ईमेल लिखना आवश्यक है। इसी तरह, जब आप पहले से जानते हैं कि आपको महत्वपूर्ण व्यक्तिगत या पारिवारिक मुद्दों से निपटने की आवश्यकता है, तो यह समझदारी है एक ईमेल लिखें असुविधा के लिए आपकी क्षमा याचना और यदि संभव हो तो कुछ स्पष्टीकरण। आप अपनी नौकरी पर अपने निजी जीवन के प्रभाव को कम करने की उम्मीद में ऐसा करते हैं।
अंत में, सुनिश्चित करें कि आप अपनी कंपनी की नीति और प्रोटोकॉल से परिचित हैं कि अपने समूह से कैसे अनुपस्थित रहें। कंपनी आपात स्थिति की स्थिति में कुछ रियायतें दे सकती है और उन्हें प्रबंधित करने का एक तरीका प्रदान कर सकती है। जब आपको आवेदन करने की आवश्यकता होगी और आप जिन दिनों से दूर रहेंगे, उन दिनों की संख्या के बारे में एक नीति हो सकती है।
ईमेल लिखने पर दिशानिर्देश
एक औपचारिक शैली का उपयोग करें
यह ईमेल आधिकारिक है। इसे औपचारिक शैली में लिखा जाना चाहिए। सब्जेक्ट लाइन से लेकर निष्कर्ष तक सब कुछ प्रोफेशनल होना चाहिए। आपका पर्यवेक्षक, अन्य सभी के साथ, आपसे अपने ईमेल में स्थिति की गंभीरता को व्यक्त करने की अपेक्षा करता है। जब आप औपचारिक शैली में ऐसा ईमेल लिखते हैं तो आपके मामले की सुनवाई होने की अधिक संभावना होती है।
जल्दी ईमेल भेजें
हमने पहले ही कंपनी की नीति का सम्मान करने के महत्व पर जोर दिया है। यह भी ध्यान दें कि यदि आपको किसी पेशेवर बहाने वाले ईमेल को लिखने की आवश्यकता है, तो जल्द से जल्द ऐसा करना महत्वपूर्ण है। यह विशेष रूप से अनिवार्य है जब आप असफल हो गए हैं और आप बिना अनुमति के काम पर नहीं आए हैं। एक अनुचित अनुपस्थिति के बाद अपने मालिक को जल्दी सूचित करना एक चेतावनी से बच सकता है। बल के मामले में अग्रिम रूप से आपको अच्छी तरह से सूचित करके जिसमें आप खुद को पाते हैं, आप कंपनी को एक उपयुक्त प्रतिस्थापन चुनने या व्यवस्था करने में मदद करेंगे।
विवरण के साथ संक्षिप्त रहें
संक्षिप्त करें। आपको इस बात के विवरण में जाने की आवश्यकता नहीं है कि क्या हुआ जिसके कारण आप वहां नहीं थे या जल्द ही दूर हो गए। केवल महत्वपूर्ण तथ्यों का उल्लेख करें। यदि आप पहले से अनुमति मांगते हैं, तो उस दिन का उल्लेख करें जब आप अनुपस्थित रहने का इरादा रखते हैं। तिथियों के साथ विशिष्ट रहें, अनुमान न दें।
सहायता प्रदान करते हैं
जब आप दूर होने का बहाना ईमेल लिखते हैं, तो यह दिखाना सुनिश्चित करें कि आप कंपनी की उत्पादकता की परवाह करते हैं। यह कहना ठीक नहीं है कि आप दूर रहेंगे, कुछ ऐसा करने की पेशकश करें जिससे आपकी अनुपस्थिति के प्रभाव कम हों। उदाहरण के लिए, आप ऐसा तब कर सकते हैं जब आप वापस लौटते हैं या आपको बदलने के लिए किसी सहकर्मी से बात करते हैं। कुछ कंपनियों के पास कुछ दिनों के लिए वेतन कटौती जैसी नीतियां हो सकती हैं। इसलिए, कंपनी की नीति को पूरी तरह से समझने की कोशिश करें और आप इसके साथ कैसे काम कर सकते हैं।
ईमेल उदाहरण 1: माफी ईमेल कैसे लिखें (काम के एक दिन को याद करने के बाद)
विषय: 19/11/2018 से अनुपस्थिति का प्रमाण
नमस्ते मिस्टर गिल्लौ,
कृपया इस ईमेल को आधिकारिक अधिसूचना के रूप में स्वीकार करें कि मैं 19 नवंबर, 2018 को सर्दी के कारण काम पर नहीं जा सका। मेरी अनुपस्थिति में लियाम और आर्थर ने मेरी जगह ली। उन्होंने उस दिन के लिए मेरे सभी निर्धारित कार्यों को पूरा किया।
काम छोड़ने से पहले आपसे संवाद नहीं कर पाने के लिए मुझे खेद है। अगर व्यवसाय में कोई असुविधा हुई हो तो मुझे खेद है।
मैंने इस ईमेल के साथ अपना चिकित्सा प्रमाणपत्र संलग्न किया है।
कृपया मुझे बताएं कि क्या आपको और जानकारी चाहिए।
अपनी समझ के लिए धन्यवाद।
Cordialement,
एथन गौडिन
ईमेल उदाहरण 2: अपनी नौकरी से भविष्य में अनुपस्थिति के लिए माफी ईमेल कैसे लिखें
विषय: मेरी अनुपस्थिति के दिन 17 / 12 / 2018 का प्रबंधन करना
प्रिय महोदया पास्कल,
कृपया इस ईमेल को आधिकारिक अधिसूचना के रूप में स्वीकार करें कि मैं 17 दिसंबर, 2018 को काम से अनुपस्थित रहूंगा। मैं उस दिन अदालत में एक पेशेवर गवाह के रूप में पेश होऊंगा। मैंने आपको पिछले सप्ताह अदालत में अपने सम्मन के बारे में सूचित किया और मुझे उपस्थित होने की अनिवार्य आवश्यकता के बारे में बताया।
मैंने आईटी विभाग से गैबिन थिबॉल्ट के साथ एक समझौता किया, जो वर्तमान में मेरी जगह लेने के लिए छुट्टी पर है। कोर्ट ब्रेक के दौरान, मैं यह देखने के लिए फोन करूंगा कि उसे किसी मदद की जरूरत है या नहीं।
मैं करने के लिए धन्यवाद.
Cordialement,
एम्मा वैली
