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Le courrier électronique est depuis longtemps un outil essentiel pour les communications professionnelles, mais un sondage mené par Sendmail. A révélé qu’il avait causé des tensions, une confusion ou d’autres conséquences négatives à 64% des professionnels.

Li ntawd, cas koj yuav zam qhov no nrog koj cov emails? Thiab yuav ua li cas koj thiaj li sau tau cov emails uas muab cov txiaj ntsig xav tau? Nyob rau hauv tsab xov xwm no, peb rov xyuas cov tswv yim uas koj siv tau los xyuas kom meej tias koj siv email yog tseeb, siv tau, thiab muaj kev vam meej.

Ib tus neeg ua haujlwm hauv nruab nrab haujlwm tau txais 80 emails ib hnub. Nrog ntim ntawm xa ntawv, cov lus sib txuas lus tau yooj yim tsis nco qab. Ua raws li cov cai yooj yim kom koj cov emails pom thiab siv.

  1. Tsis txhob sib txuas lus ntau dhau los ntawm email.
  2. Ua zoo siv khoom.
  3. Sau cov lus tseeb thiab luv luv.
  4. Ua ntse.
  5. Xyuas koj cov laus.
  6. Reread.

Tsis txhob sib txuas lus ntau dhau los ntawm email

L’une des plus grandes sources de stress au travail est le volume considérable d’emails que les gens reçoivent. Alors, avant de commencer à écrire un email, demandez-vous: “Est-ce vraiment nécessaire ?”

Dans ce cadre, vous devez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour traiter les questions susceptibles de faire l’objet de discussions en retour. Utilisez un outil de planification des communications et identifiez les canaux les mieux adaptés aux différents types de messages.

Thaum twg ua tau, muab xov xwm phem rau tib neeg. Nws pab koj txuas lus nrog kev xav, kev khuv leej thiab kev nkag siab thiab txhiv koj tus kheej yog tias koj cov lus tau raug yuam cai lawm.

Ua zoo siv khoom

Un titre de journal a deux fonctions : il capte votre attention et résume l’article afin que vous puissiez décider de le lire ou non. L’objet de votre message électronique devrait faire la même chose.

Ib qho khoom vide risque davantage d’être négligée ou rejeté en tant que “spam”. Utilisez donc toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire le contenu de l’e-mail.

Vous voudrez peut-être inclure la date dans l’objet si votre message fait partie d’une série d’e-mails réguliers, tels qu’un rapport de projet hebdomadaire. Pour un message nécessitant une réponse, vous pouvez également inclure un appel à l’action, tel que “Je vous prie de avant le 7 novembre”.

NYEEM  Siv tus neeg siv email

Une ligne d’objet bien écrite, comme celle ci-dessous, fournit les informations les plus importantes sans que le destinataire n’ait même à ouvrir l’email. Cela sert d’invite qui rappelle aux destinataires votre réunion chaque fois qu’ils consultent leur boîte de réception.

 

Cov qauv tsis zoo Tus qauv Piv txwv
 
Lub ntsiab lus: lub rooj sib tham Teeb Meem: Sib tham ntawm kev sib koom tes - 09h lub 25 Lub Ob Hlis 2018

 

Khaws cov lus kom meej thiab luv

Emails, zoo li cov ntawv ua lag luam, yuav tsum muaj tseeb thiab meej. Cia koj cov nqe lus luv luv thiab meej. Lub cev ntawm qhov email yuav tsum ncaj qha thiab qhia, thiab muaj tag nrho cov ntaub ntawv tseem ceeb.

Contrairement aux lettres traditionnelles, l’envoi de plusieurs courriels ne coûte pas plus cher que d’en envoyer un seul. Donc, si vous avez besoin de communiquer avec quelqu’un sur un certain nombre de sujets différents, envisagez d’écrire un email séparé pour chacun. Cela clarifie le message et permet à votre correspondant de répondre à un sujet à la fois.

 

Tus piv txwv phem Piv txwv zoo
Cov ntsiab lus: Kev hloov kho rau kev tshaj xo

 

Kuv tuaj los Michelin,

 

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente. Je pense aussi que le ton pourrait être plus formel.

 

De plus, je tenais à vous informer que j’ai programmé ce vendredi une réunion avec le service des relations publiques sur la nouvelle campagne publicitaire. Elle est à 11h00 et sera dans la petite salle de conférence.

 

S’il vous plaît, faîtes-moi savoir si vous êtes disponible.

 

Ua tsaug,

 

Camille

Cov ntsiab lus: Kev hloov kho rau kev tshaj xo

 

Kuv tuaj los Michelin,

 

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente.

 

Kuv tseem xav hais tias lub suab nrov ntawd yuav ua tau ntau dua.

 

Koj tuaj yeem hloov nrog cov lus taw qhia hauv lub siab?

 

Ua tsaug rau koj lub zog ua haujlwm!

 

Camille

 

(Camille mam li xa email ntxiv txog lub rooj sib tham PR).

 

Il est important de trouver un équilibre ici. Vous ne voulez pas bombarder quelqu’un avec des emails, et il est logique de combiner plusieurs points connexes en un seul courrier. Quand cela se produit, gardez les choses simples  avec des paragraphes numérotés ou des puces, et envisagez de “découper” les informations en petites unités bien organisées pour faciliter la digestion.

Notez également que dans le bon exemple ci-dessus, Camille a précisé ce qu’elle voulait que Michelin fasse (dans ce cas, modifiez le rapport). Si vous aidez les gens à savoir ce que vous voulez, il y a de meilleures chances qu’ils vous le donnent.

Ua ntse

Cov neeg feem ntau xav hais tias emails yuav ua tsis tau zoo dua li cov ntawv sau. Tab sis cov lus koj xa tuaj yog ib qho kev xav ntawm koj tus kheej cov kev txawj ntse, qhov tseem ceeb thiab kev ceeb toom rau kev nthuav dav yog ib qho tseem ceeb, yog li yuav tsum muaj qee theem ntawm kev ua tiav.

Sauf si vous êtes en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage informel, l’argot, le jargon et les abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent être utiles pour clarifier votre intention, mais il est préférable de les utiliser uniquement avec des personnes que vous connaissez bien.

Qhib koj cov lus nrog "Ua Tsaug", "Zoo hnub / yav tsaus ntuj rau koj" lossis "Zoo rau koj," nyob ntawm qhov xwm txheej.

Les destinataires peuvent décider d’imprimer des courriels et de les partager avec d’autres personnes, alors soyez toujours poli.

Kos lub suab nrov

Thaum peb ntsib neeg ntsej muag, peb siv lawv lub cev, suab tones, thiab lub ntsej muag txog lub ntsej muag los ntsuam xyuas seb lawv xav li cas. E-mail txwv peb ntawm cov ntaub ntawv no, uas txhais tau hais tias peb tsis tuaj yeem paub thaum twg tib neeg tsis to taub peb cov lus.

Votre choix de mots, la longueur d’une phrase, la ponctuation et la capitalisation peuvent facilement être mal interprétés sans indices visuels et auditifs. Dans le premier exemple ci-dessous, Louise pourrait penser que Yann est frustré ou en colère, mais, en réalité, il se sent bien.

 

Tus piv txwv phem Piv txwv zoo
Louise,

 

J’ai besoin de votre rapport avant 17 heures aujourd’hui ou je vais manquer mon échéance.

 

Yann

Kuv tuaj yeem Louise,

 

Ua tsaug rau koj lub zog ua haujlwm ntawm daim ntawv no. Koj puas tuaj yeem muab rau kuv koj version ua ntej 17 xuab moos, yog li kuv tsis nco kuv lub hnub kawg?

 

Ua tsaug ua ntej,

 

Yann

 

Xav txog qhov "xav" ntawm koj tus email hauv kev xav. Yog tias koj txoj kev xav lossis kev xav yuav tsis to taub, nrhiav txoj hau kev tsis txaus siab ntawm koj cov lus.

proofreading

Enfin, avant de cliquer sur “Envoyer”, prenez un moment pour vérifier si votre email contient des fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos courriels font autant partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez. Il est donc mal vu d’envoyer un message contenant des fautes en séries.

Thaum lub sij hawm ua txhaum, ua tib zoo xyuas qhov ntev ntawm koj qhov email. Cov neeg muaj feem ntau yuav nyeem cov ntawv luv luv, cov ntawv xa tawm ntev, tshaj tawm cov emails, yog li ua kom paub tseeb tias koj cov emails yuav luv li sai tau, tsis suav cov ntaub ntawv tsim nyog.

Cov ntsiab lus tseem ceeb

Feem ntau ntawm peb siv sijhawm zoo ntawm peb lub hnub nyob rau hauv nyeem thiab sau emailCov. Tab sis cov lus peb xa tuaj yeem ua rau lwm tus tsis meej pem.

Sau cov ntawv emails zoo, nug koj tus kheej ua ntej yog tias koj yuav tsum siv cov lus no. Qee lub sij hawm nws yuav zoo dua mus nqa xov tooj.

Ua rau koj cov lus xaus thiab meej. Xa lawv rau cov neeg uas xav tau tiag tiag kom pom lawv thiab qhia meej tias koj xav kom tus neeg tau txais kev pab ua ntxiv mus.

N’oubliez pas que vos courriels sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs et de votre souci du détail. Essayez d’imaginer comment d’autres pourraient interpréter le ton de votre message. Soyez poli et vérifiez toujours ce que vous avez écrit avant de cliquer sur “envoyer”.