Izvještaj: 4 bitne točke koje treba znati da biste uspjeli
Morate napraviti a izvješćeili izvješće, na zahtjev vašeg upravitelja. Ali, ne znate odakle započeti ili kako to formulirati.
Ovdje otkrivam jednostavan postupak u 4 bodovima kako bi ovo izvješće učinkovito i sa određenom brzinom postiglo. Mora biti zapisano u logičkoj kronologiji.
Kakva je korist od izvješća?
To daje sposobnost osobi za koju se namjerava osloniti prikazani podaci odlučiti o radnji. Podaci koji su zabilježeni u izvješću omogućuju odgovor na jedno ili više pitanja potrebnih za odlučivanje.
U tom smislu, zaposlenik je u mogućnosti napisati izvješće kako bi svojim supervizorima ponudio prijedloge o određenoj temi kako bi poboljšala, primjerice, organizaciju usluge ili zamjenu materijali. Izvještaj je odličan način komuniciranja između nadređenog i njegovih podređenih.
Ovisno o svrsi izvješća, njezina prezentacija može biti drugačija, no postupak koji otkrijem dolje vrijedi za sva izvješća koja ćete morati izvršiti.
Prva točka - zahtjev mora biti precizan i izričit.
Ova prva točka bit će bitna točka na kojoj će se temeljiti svi vaši radovi. Također će odrediti područje na koje se to odnosi.
Primatelj izvješća
- Što točno želi od vašeg izvještaja?
- Koji su ciljevi i ciljevi izvješća za njega?
- Koliko je korisno izvješće za primatelja?
- Zna li primatelj predmet?
- Znati što je njegovo znanje da ne bi ponovio već poznate podatke.
Slučaj i modaliteti
- Kakva je situacija?
- Koji su razlozi povezani sa zahtjevom za izvješće: poteškoće, transformacije, evolucije, preinake, poboljšanja?
Druga točka - razmotrite, odabirete i prikupite bitne informacije.
Informacije mogu biti mnoge, jesu li bilješke, dokumenti ili druga izvješća i razni izvori, ali ono što je važno je selektivno sjetiti se samo onih bitnih, bitnih i bitnih i ne bi ih trebalo prenijeti informacijama koje su manje zanimljive ili ponavljajuće koje bi mogle naštetiti konačnom izvješću. Stoga biste trebali koristiti samo najprimjereniju informaciju koja odgovara zatraženom izvješću.
Treća točka - organiziranje i provedba plana
Tipično, plan počinje uvodom, a zatim nastavlja s razvojem i završava zaključkom.
Ispod, izloženi plan je onaj koji se općenito susreo. Uloga uvođenja i zaključka ne razlikuje se, zadržavajući svoju unutarnju ulogu. Naprotiv, razvoj se može zamisliti na promjenjivi način prema izvješću koje ćete morati ostvariti.
Uvođenje izvješća
Pruža osnovne informacije povezane sa samim razlogom izvješća; njezine motivacije, njegove namjere, raison d'être, njegove prerogative.
Ove informacije bi trebale sažeti u nekoliko riječi svrhu izvješća, u sažetom tekstu dok su detalji i potpuni.
To apsolutno nije preporučljivo ignorirati uvod, jer opisuje unaprijed precizni podaci o primjeni omogućuje primatelju kao urednik izvješća da biste bili sigurni da su međusobno razumjeti. Također pomaže da zapamtite uvjete zahtjeva, situaciju, uvjete kada se izvješće ne pregledava odmah ili ako je potrebno naknadno razmotriti.
Razvoj izvješća
Razvoj je obično podijeljen u tri odjeljka.
- Opipljiv i nepristran popis stanja ili konteksta, to jest, detaljna izjava o onome što je već na snazi.
- Jasna prosudba o tome što je u pitanju, naglašavajući i pozitivne i negativne aspekte dok predlaže analizu jednako podjednako uzbudljivo i konkretno.
- Savjeti, prijedlozi i preporuke, što je moguće više povezano s prednostima koje im pripadaju.
Zaključak izvješća
Ne bi trebalo sadržavati nikakve nove teme koje nisu bile navedene u razvoju. Bez kratkog govora razvoja, tu je da donese odgovor jasno predlažući jedno ili slijedeća rješenja preporukama navedenim u ovom.
Četvrta točka - pisanje izvješća
Treba poštivati neka pravila koja su zajednička svim uredništvima. Naglasak će biti stavljen na razumljiv i dostupan vokabular besprijekoran pravopis za više profesionalnosti, kratkih rečenica za bolje razumijevanje, prozračnu strukturu paragrafa za dobro čitanje tečnosti.
Posebnu pozornost u obliku izvješća može ponuditi čitatelju ili primatelju jednostavnost i udobnost čitanja.
- Morate biti sažeti i eksplicitni u svom pisanju
- Kako biste osigurali bolju fluidnost u čitanju izvješća, uputite čitatelja u prilog koji će vam donijeti neke dopune vašim objašnjenjima kada je to potrebno.
- Planirajte sažetak kada vaše izvješće obuhvaća više od tri stranice, što omogućava primatelju da se orijentira u njegovu čitanju, ako je to njegov izbor.
- Kada je profitabilno ili neophodno, ugradite tablice i druge grafikone koji odražavaju vaše pisanje kako bi ilustrirali podatke. U nekim slučajevima mogu biti bitni za dobro razumijevanje.
- Nemojte izostaviti naslove i titlove kako biste odredili svaki dio vašeg izvješća kako biste pobijedili, također, u fluidnosti.
U zaključku: Što zapamtiti
- Pravilno tumačenje i razumijevanje aplikacije omogućuje vam da odgovorite bez da ste pored subjekta kako biste stekli učinkovitost.
- U svom izvješću možete podijeliti svoje ideje tako što ćete se suprotstaviti jednostavnom izvješću.
- Da bi vaše izvješće bilo djelotvorno, mora pružiti odgovore na pitanja koja je postavio primatelj, a time i primarni interes cijelog izlaganja; izrada, struktura, izjava i njezin razvoj; uvod, razvoj, zaključak.
- Objasnite svoje argumente, zapažanja i predložena rješenja.
Za oblikovanje na Microsoft Wordu, ovaj 15-minutni zaobilazni put YouTubea bit će vam više nego koristan.
