E-pošta nam često omogućuje da komuniciramo više. Kao rezultat toga, Internet je pun savjeti za bolje pisanje, popise razloga za izbjegavanje slanja e-pošte u određeno vrijeme ili savjete o tome koliko brzo trebamo odgovoriti itd. Međutim, najbolji način da uštedite vrijeme i izbjegnete zabunu mogao bi biti upamtiti da se neki razgovori ne mogu odvijati putem e-pošte, evo nekoliko primjera.
Kada prenesete loše vijesti
Nije lako prenijeti loše vijesti, pogotovo kada ih morate prenijeti svom šefu ili menadžeru. Ali, postoji nekoliko načina da se te poteškoće svedu na minimum. Prije svega, ne odgađajte i ne gubite vrijeme; morate preuzeti odgovornost i temeljito objasniti situaciju. Slanje loših vijesti putem e-pošte nije dobra ideja jer se to može shvatiti kao pokušaj izbjegavanja razgovora. Mogli biste vratiti sliku osobe koja se boji, posramljena ili čak previše nezrela da bi bila proaktivna. Dakle, kada imate loše vijesti za prenijeti, učinite to osobno kad god je to moguće.
Kad niste sasvim sigurni što mislite
Općenito, dobro je nastojati biti proaktivan, a ne reaktivan. Nažalost, e-pošta je dobra za ovu vrstu refleksa. Osjećamo se prisiljeni isprazniti svoje sandučiće s pristiglom poštom, jer na većinu e-poruka treba odgovoriti. Stoga ponekad, čak i kada nismo sasvim sigurni kako bismo željeli odgovoriti, naši prsti svejedno počnu tapkati. Umjesto toga, uzmite pauzu kada je trebate. Potražite više informacija o toj temi, umjesto da odgovarate prije nego što stvarno znate što mislite i što biste htjeli reći.
Ako se osjećate mučeni tonom
Mnogi od nas koriste e-poštu kako bi izbjegli težak razgovor. Ideja je da nam ovaj medij daje mogućnost da napišemo e-mail koji će do druge osobe doći točno onako kako se nadamo. Ali prečesto se to ne događa. Prva stvar koja pati je naša učinkovitost; izrada savršeno izrađene e-pošte oduzima puno vremena. Dakle, vrlo često druga osoba ionako neće pročitati našu e-poštu kako smo očekivali. Dakle, ako vas muči ton kada pišete e-mail, zapitajte se ne bi li iu ovom slučaju bilo smislenije voditi ovaj razgovor licem u lice.
Ako je između 21h i 6h i kada ste umorni
Teže je jasno razmišljati kada ste umorni, a emocije također mogu nabujati kada ste u ovom stanju. Dakle, ako sjedite kod kuće i izvan radnog ste vremena, razmislite o pritisku Spremi skicu umjesto gumba za slanje. Umjesto toga, napišite prvi nacrt u nacrtu, ako vam pomaže da zaboravite na problem, i pročitajte ga ujutro prije nego što ga finalizirate, kada budete imali svježiju perspektivu.
Kada tražite povećanje
Neki su razgovori predviđeni za vođenje licem u lice, na primjer, kada želite pregovarati o povišici. Ovo nije vrsta zahtjeva koju želite uputiti putem e-pošte, uglavnom zato što želite da bude jasan i to je stvar koju shvaćate ozbiljno. Također, želite biti dostupni za odgovore na pitanja o vašoj prijavi. Slanje e-pošte može poslati pogrešnu poruku. Odvajanje vremena za osobni susret sa svojim nadređenim u ovakvim okolnostima donijet će vam više rezultata.
