Kako stvoriti i upravljati profesionalnim adresama e-pošte s Google Workspaceom

Postavite svoju domenu i izradite profesionalne adrese e-pošte

Za izradu profesionalnih adresa e-pošte s Google Workspaceom prvi je korak kupnja prilagođenog naziva domene. Naziv domene predstavlja identitet vaše tvrtke na mreži i ključan je za jačanje imidža vaše marke. Naziv domene možete kupiti kod registrara domene, kao što je Google domene, ioniIli OVH. Prilikom kupnje svakako odaberite naziv domene koji odražava naziv vaše tvrtke i koji se lako pamti.

Postavite domenu s Google Workspaceom

Nakon kupnje imena domene morate postavljen s Google Workspaceom kako biste mogli koristiti Googleove usluge poslovne e-pošte. Evo koraka za postavljanje vaše domene:

1. Prijavite se za Google Workspace odabirom plana koji odgovara veličini vaše tvrtke i specifičnim potrebama.
2. Tijekom procesa registracije, od vas će se tražiti da unesete svoj prilagođeni naziv domene.
3. Google Workspace pružit će vam upute za provjeru vlasništva vaše domene i postavljanje potrebnih zapisa sustava naziva domena (DNS). Morat ćete se prijaviti na upravljačku ploču svog registrara domene i dodati MX (Mail Exchange) zapise koje pruža Google. Ti se zapisi koriste za usmjeravanje e-pošte na poslužitelje e-pošte Google Workspacea.

4. Nakon što su DNS zapisi konfigurirani i domena potvrđena, moći ćete pristupiti administratorskoj konzoli Google Workspacea za upravljanje svojom domenom i uslugama.

Stvorite personalizirane adrese e-pošte za svoje zaposlenike

Sada kada je vaša domena postavljena s Google Workspaceom, možete početi stvarati personalizirane adrese e-pošte za svoje zaposlenike. Da biste to učinili, slijedite ove korake:

1. Prijavite se na administratorsku konzolu Google Workspace koristeći svoj administratorski račun.
2. Kliknite na "Korisnici" u lijevom izborniku za pristup popisu korisnika u vašoj organizaciji.
3. Kliknite na gumb "Dodaj korisnika" za stvaranje novog korisničkog računa. Morat ćete dati podatke kao što su ime i prezime i željena adresa e-pošte za svakog zaposlenika. Adresa e-pošte automatski će se stvoriti s vašim prilagođenim nazivom domene (npr. zaposlenik@vaša tvrtka.com).

4. Nakon što se kreiraju računi, možete dodijeliti uloge i dopuštenja svakom korisniku na temelju njihovih odgovornosti unutar tvrtke. Također im možete poslati upute za postavljanje lozinki i pristup njihovom Gmail računu.
5. Ako želite stvoriti generičke adrese e-pošte, kao što je contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, možete postaviti korisničke grupe sa zajedničkim adresama e-pošte. To omogućuje da više zaposlenika prima i odgovara na e-poštu poslanu na ove generičke adrese.

Slijedeći ove korake, moći ćete postaviti svoju domenu i izraditi poslovne adrese e-pošte za svoje zaposlenike koji koriste Google Workspace. Ove personalizirane adrese e-pošte poboljšat će imidž marke vaše tvrtke i pružiti profesionalno iskustvo za vaše klijente i partnere kada s vama komuniciraju putem e-pošte.

Administratorska konzola Google Workspacea olakšava upravljanje korisničkim računima u cijeloj tvrtki. Kao administrator, možete dodavati nove korisnike, uređivati ​​podatke i postavke njihovih računa ili brisati račune kada zaposlenici napuste tvrtku. Da biste izvršili ove radnje, idite na odjeljak "Korisnici" na konzoli za administraciju i odaberite relevantnog korisnika da biste izmijenili svoje postavke ili izbrisali svoj račun.

Upravljanje korisničkim grupama i pravima pristupa

Grupe korisnika učinkovit su način organiziranja i upravljanja pravima pristupa Google Workspace resursima i uslugama unutar vaše tvrtke. Možete stvoriti grupe za različite odjele, odjele ili projekte te im dodati članove na temelju njihovih uloga i odgovornosti. Za upravljanje korisničkim grupama idite na odjeljak "Grupe" na administratorskoj konzoli Google Workspacea.

Grupe također pomažu u kontroli pristupa dijeljenim dokumentima i mapama, pojednostavljujući upravljanje dopuštenjima. Na primjer, možete stvoriti grupu za svoj marketinški tim i dati im pristup određenim marketinškim resursima na Google disku.

Primijenite sigurnosna pravila i pravila slanja poruka

Google Workspace nudi mnogo opcija za osiguranje vaše okoline e-pošte i zaštitu vaših poslovnih podataka. Kao administrator, možete nametnuti različita sigurnosna pravila i pravila slanja poruka kako biste osigurali usklađenost i zaštitili svoje korisnike od mrežnih prijetnji.

Da biste konfigurirali te postavke, idite na odjeljak "Sigurnost" na administratorskoj konzoli Google Workspacea. Evo nekoliko primjera politika i pravila koja možete postaviti:

1. Zahtjevi za lozinke: Postavite pravila za duljinu, složenost i valjanost lozinki vaših korisnika kako biste zaštitili račune.
2. Dvofaktorska autentifikacija: Omogućite dvofaktorsku autentifikaciju (2FA) za dodavanje dodatnog sloja sigurnosti prilikom prijave korisnika na njihov račun.
3. Filtriranje e-pošte: Postavite pravila za blokiranje ili stavljanje u karantenu neželjene e-pošte, pokušaja krađe identiteta i poruka sa zlonamjernim privicima ili vezama.
4. Ograničenja pristupa: Ograničite pristup Google Workspace uslugama i podacima na temelju lokacije, IP adrese ili uređaja koji se koristi za prijavu.

Primjenom ovih pravila i pravila o sigurnosti e-pošte pomoći ćete u zaštiti svoje tvrtke i zaposlenika od mrežnih prijetnji i osigurati usklađenost s primjenjivim propisima.

Ukratko, upravljanje računima e-pošte i korisničkim postavkama u Google Workspaceu kritičan je aspekt za glatko i sigurno funkcioniranje vašeg okruženja e-pošte. Kao administrator odgovorni ste za upravljanje korisničkim računima, korisničkim grupama i pravima pristupa, kao i za primjenu sigurnosnih pravila i pravila e-pošte prilagođenih vašim poslovnim potrebama.

Google Workspace nudi integrirani paket aplikacija koje omogućuju učinkovitu suradnju među članovima vašeg tima. Korištenjem Gmaila s drugim Google Workspace aplikacijama možete iskoristiti sinergije između različitih odjela kako biste poboljšali produktivnost i komunikaciju u cijeloj tvrtki. Evo nekoliko primjera korisnih integracija između Gmaila i drugih Google Workspace aplikacija:

1. Google kalendar: Zakažite sastanke i događaje izravno s Gmaila, dodavanjem pozivnica u svoj ili kalendar vaših kolega.
2. Google kontakti: upravljajte svojim poslovnim i osobnim kontaktima na jednom mjestu i automatski ih sinkronizirajte s Gmailom.
3. Google disk: šaljite velike privitke pomoću Google diska i surađujte na dokumentima
   u stvarnom vremenu izravno s Gmaila, bez potrebe za preuzimanjem ili slanjem više verzija e-poštom.

4. Google Keep: Vodite bilješke i stvarajte popise obaveza izravno iz Gmaila i sinkronizirajte ih na svim svojim uređajima.

Dijelite dokumente i datoteke s Google diskom

Google Drive je online alat za pohranu i dijeljenje datoteka koji olakšava suradnju unutar vaše tvrtke. Pomoću Google diska možete dijeliti dokumente, proračunske tablice, prezentacije i druge datoteke sa svojim kolegama, kontrolirajući dopuštenja svakog korisnika (samo za čitanje, komentiranje, uređivanje). Da biste dijelili datoteke s članovima svog tima, jednostavno ih dodajte kao suradnike na Google disku ili podijelite vezu do datoteke.

Google Drive vam također omogućuje rad u stvarnom vremenu na dijeljenim dokumentima zahvaljujući aplikacijama Google Workspace paketa, kao što su Google Docs, Google Sheets i Google Slides. Ova suradnja u stvarnom vremenu pomaže vašem timu da radi učinkovitije i izbjegava gnjavažu s višestrukim verzijama iste datoteke.

Organizirajte online sastanke uz Google Meet

Google Meet je rješenje za videokonferencije integrirano u Google Workspace koje olakšava mrežne sastanke između članova vašeg tima, bilo da su u istom uredu ili rašireni po cijelom svijetu. Da biste ugostili mrežni sastanak s Google Meetom, jednostavno zakažite događaj u Google kalendaru i dodajte vezu za Meet sastanak. Također možete stvoriti ad hoc sastanke izravno iz Gmaila ili aplikacije Google Meet.

S Google Meetom vaš tim može sudjelovati u videosastancima visoke kvalitete, dijeliti zaslone i surađivati ​​na dokumentima u stvarnom vremenu, a sve to u sigurnom okruženju. Osim toga, Google Meet nudi napredne značajke, kao što su automatski prijevod titlova, podrška za sobu za sastanke i snimanje sastanka, kako bi zadovoljili vaše potrebe poslovne komunikacije i suradnje.

Konačno, Google Workspace nudi niz alata za suradnju i komunikaciju koji mogu pomoći vašem poslovanju da radi učinkovitije i da ostane povezan. Korištenjem Gmaila s drugim Google Workspace aplikacijama, dijeljenjem datoteka i dokumenata putem Google diska i organiziranjem mrežnih sastanaka s Google Meetom, možete iskoristiti prednosti ovih rješenja za poboljšanje produktivnosti i suradnje unutar svoje ekipe.

Usvajanjem ovih alata za suradnju, osnažujete svoju tvrtku da ostane konkurentna u svijetu koji se neprestano mijenja, gdje je sposobnost brze prilagodbe i učinkovitog timskog rada ključna za uspjeh.