E-pošta je jedno od glavnih sredstava komunikacije u profesionalnom okruženju. Međutim, neki su skloni zaboraviti pravila. To s obzirom na to da se e-mail smatra manje formalnim od pisma. Važno je znati da ovaj tekst ipak ostaje djelotvoran, čak i ako ima lakši ili jednostavniji stil. Kako uspjeti u profesionalnom e-mailu? Otkrijte prakse koje trebate usvojiti za izradu nacrta u umjetničkim pravilima.

Tema retka e-pošte mora biti kratka

Prvo što će vaš primatelj pročitati očito je predmet vaše e-pošte. Ovo je zapravo jedini redak koji se pojavljuje u pristigloj pošti. To je razlog zašto mora biti kratak, precizan i uredan. Isto tako, mora imati vezu s ciljem vaše e-pošte (obavijestiti, obavijestiti, pozvati ...). Drugim riječima, primatelj mora brzo razumjeti što je to, samo čitajući temu.

Predmet e-pošte može se formulirati u nominalnoj rečenici, rečenici bez riječi poveznice, rečenici od 5 do 7 riječi, rečenici bez članka. Evo nekoliko primjera: "zahtjev za informacijama", "prijava za radno mjesto ...", "otkazivanje obuke za CSE od 25. siječnja", "poziv na 10 godina tvrtke X", "izvještaj sa sastanka od ... ”itd.

Također imajte na umu da odsutnost teme može e-poštu učiniti neželjenom.

Početna formula

Nazvana i formulom poziva, označava prve riječi e-pošte. Drugim riječima, riječi su te koje osiguravaju kontakt sa sugovornikom.

Ova formula žalbe posebno ovisi o sljedećim čimbenicima:

  • Vaš odnos s primateljem: poznajete li primatelja? Ako da, u kojem trenutku?
  • Kontekst komunikacije: formalni ili neformalni?
PROČITAJTE  Recepcionari: Poruka o odsutnosti

Stoga je očito da se nećete obratiti nadređenom na isti način na koji ćete se obratiti kolegi. Isto tako, to je drugačija formula koju ćete koristiti kada se obraćate neznancu.

Nakon žalbene formule dolazi prva rečenica e-pošte koja mora biti povezana s temom profesionalnog pisanja.

Tijelo e-pošte

Razmislite o upotrebi tehnike obrnute piramide za pisanje tijela vaše e-pošte. To se sastoji od početka glavnih podataka e-pošte koja je najčešće tema e-pošte. Nakon toga, ostale informacije morat ćete prizivati ​​na sve manji način, odnosno od najvažnijih do najmanje bitnih.

Razlog zašto biste trebali pristati na ovu metodu je taj što je prvi dio rečenice najbolje pročitan i najviše zapamćen. U rečenici od 40 riječi obično se sjetite samo 30% prvog dijela.

Vaša e-pošta trebala bi biti napisana u kratkim rečenicama i na profesionalnom, svakodnevnom jeziku. U tom smislu izbjegavajte tehničke pojmove i pobrinite se da između rečenica postoje povezane riječi.

Napokon, ne zaboravite na pristojnu frazu kako biste završili e-poštu. Zatim upotrijebite kratku uslužnost na kraju, prilagođavajući je kontekstu razmjene, ali i vašem odnosu s primateljem.