Ispiši Prijateljski, PDF i E-mail

Kad su neki zaposlenici odsutni iz različitih razloga, a da nisu obavijestili svog nadređenog ili menadžera, ne znaju kako iznijeti svoje stajalište. Drugima je također teško zatražiti kratki dopust kad imaju određeni broj osobna pitanja biti plaćen.

Utjecaj vaše odsutnosti uvelike ovisi o prirodi vašeg posla i politici koja se primjenjuje na vašem radnom mjestu. Vaša odsutnost, pogotovo ako nije najavljena unaprijed, može biti vrlo skupa za vašu organizaciju. Stoga, prije donošenja odluke o odsustvu, razmislite o tome. Ako se to dogodi ili se dogodilo, korištenje e-pošte za ispriku ili objašnjenje nadzorniku odličan je način za učinkovitu i brzu komunikaciju.

Prije pisanja e-pošte s opravdanjem

Svrha ovog članka je pokazati kako zaposlenik s jednim ili više legitimnih razloga može opravdati svoju potrebu da bude odsutan ili zašto nije mogao prisustvovati. Kao zaposlenik, važno je da budete sigurni u moguće posljedice neovlaštenog odsustva. Nema jamstva da će vaš izgovor za e-poštu dobiti povoljan odgovor. Slično tome, nema jamstva da će, kada pišete e-poštu s molbom da ne bude na poslu, ona biti pozitivno primljena.

Međutim, kad morate biti odsutan iz hitnih razloga i ne možete doći do svog šefa, ključno je da što prije napišete e-poštu s preciznim razlozima za to. Isto tako, kad unaprijed znate da se trebate baviti važnim osobnim ili obiteljskim pitanjima, mudro je sastavite e-poštu koji sadrži izvinjenje zbog neugodnosti i nekoliko pojašnjenja ako je moguće. To činite u nadi da ćete umanjiti utjecaj svog osobnog života na svoj posao.

PROČITAJTE  Predložak pisma za prijavu pogreške na vašoj uplatnici

Na kraju, provjerite jeste li upoznati sa politikom i protokolom vaše tvrtke o tome kako biti odsutan u vašoj grupi. Tvrtka može učiniti određene ustupke u nuždi i pružiti način upravljanja. Vjerojatno će postojati pravila o broju dana između vremena kada se trebate prijaviti i dana kada vas neće biti.

Smjernice za pisanje e-pošte

Koristite formalni stil

Ova e-pošta je službena. Trebao bi biti napisan u formalnom stilu. Od predmeta do zaključka, sve bi trebalo biti profesionalno. Vaš nadređeni, kao i svi drugi, očekuju da u svojoj e-pošti izrazite ozbiljnost situacije. Vjerojatnije je da će se vaš slučaj čuti kad napišete ovakvu e-poštu u službenom stilu.

Pošaljite e-poštu rano

Već smo naglasili važnost poštivanja politike tvrtke. Također imajte na umu da, ako trebate napisati e-mail koji sadrži profesionalni izgovor, važno je to učiniti što je prije moguće. To je posebno važno kada niste uspjeli i niste došli na posao bez dopuštenja. Rano obavještavanje svog šefa nakon neopravdanog izostanka može izbjeći upozorenje. Obavještavajući vas unaprijed o slučaju više sile u kojoj se nalazite, pomoći ćete tvrtki u odabiru odgovarajuće zamjene ili dogovoru.

Budite detaljni s detaljima

Budite kratki. Ne morate ulaziti u detalje onoga što se dogodilo i tko vas je naveo da ne budete tamo ili da se uskoro sklonite. Samo spomenite važne činjenice. Ako unaprijed zatražite autorizaciju, naznačite to ili dane kada namjeravate otići. Budite konkretni s datumima, nemojte dati procjenu.

PROČITAJTE  Odlučite se za uljudne formule koje kombiniraju predanost i profesionalnost

Ponudite pomoć

Prilikom pisanja izgovora e-pošte da ostanu daleko, provjerite jeste li pokazali da vam je stalo do produktivnosti tvrtke. Nije u redu reći samo da ćete biti odsutni, predlažemo da učinite nešto što će smanjiti učinke vaše odsutnosti. Na primjer, možete to učiniti kada se vratite ili razgovarate s kolegom da vas zamijeni. Neke tvrtke mogu imati politike kao što su odbitak plaće za slobodne dane. Stoga, pokušajte razumjeti politiku tvrtke i kako možete raditi s njom.

Primjer e-pošte 1: Kako napisati e-poruku s isprikom (nakon što propustite jedan dan posla)

Predmet: Dokaz o odsutnosti od 19

 Poštovani gospodine Guillou,

 Prihvatite ovu e-poštu kao službenu obavijest da nisam mogao prisustvovati poslu 19. studenog 2018. zbog prehlade. Liam i Arthur zauzeli su moje mjesto u mojoj odsutnosti. Izvršili su sve moje dodijeljene dužnosti za taj dan.

 Ispričavam se što nisam bio u mogućnosti komunicirati s vama prije odlaska s posla. Žao mi je ako postoji problem za tvrtku.

 Priložio sam svoju liječničku potvrdu za ovu poruku e-pošte.

 Javite mi ako trebate više informacija.

 Hvala vam na razumijevanju.

S poštovanjem,

 Ethan Gaudin

Primjer e-pošte 2: Kako napisati e-mail za ispriku za buduću odsutnost na njegovu poziciju

Tema: Upravljanje danom odsutnosti 17 / 12 / 2018

Draga gospođo Pascal,

 Molimo prihvatite ovo e-mail kao službenu obavijest da ću biti odsutan s posla 17. prosinca 2018. Tog dana ću se pojaviti na sudu kao stručni svjedok. Obavijestio sam vas o svom pozivu na sud prošli tjedan i o imperativnoj potrebi da budem prisutan.

 Imam ugovor s Gabin Thibault iz IT odjela, koji je trenutno na dopustu da me zamijeni. Za vrijeme sudskih pauza pozvat ću da saznam je li mu potrebna pomoć.

 Hvala Vam.

 S poštovanjem,

 Emma Vallee