Kada su neki zaposlenici odsutni iz raznih razloga, a da o tome nisu obavijestili svog nadređenog ili menadžera, ne znaju kako to reći. Drugima je također teško zatražiti kratki dopust kada imaju nekoliko osobna pitanja biti plaćen.
Utjecaj vaše odsutnosti uvelike ovisi o prirodi vašeg posla i politici koja se primjenjuje na vašem radnom mjestu. Vaša odsutnost, pogotovo ako nije najavljena unaprijed, može biti vrlo skupa za vašu organizaciju. Stoga, prije donošenja odluke o odsustvu, razmislite o tome. Ako se to dogodi ili se dogodilo, korištenje e-pošte za ispriku ili objašnjenje nadzorniku odličan je način za učinkovitu i brzu komunikaciju.
Prije pisanja e-pošte s opravdanjem
Ovaj članak ima za cilj pokazati kako zaposlenik s jednim ili više legitimnih razloga može opravdati svoju potrebu za odsutnošću ili razlogom zašto nije mogao biti prisutan na svom radnom mjestu. Kao zaposleniku, važno je da ste sigurni u moguće posljedice izostanka bez dopusta. Ne postoji jamstvo da će vaša e-poruka s isprikom dobiti povoljan odgovor. Isto tako, nema jamstva da će, kada napišete e-mail u kojem tražite odmor s posla, biti pozitivno primljen.
Međutim, kad morate biti odsutan iz hitnih razloga i ne možete doći do svog šefa, ključno je da što prije napišete e-poštu s preciznim razlozima za to. Isto tako, kad unaprijed znate da se trebate baviti važnim osobnim ili obiteljskim pitanjima, mudro je sastavite e-poštu koji sadrži izvinjenje zbog neugodnosti i nekoliko pojašnjenja ako je moguće. To činite u nadi da ćete umanjiti utjecaj svog osobnog života na svoj posao.
Konačno, provjerite jeste li upoznati s politikom i protokolom svoje tvrtke o tome kako biti odsutan iz grupe. Tvrtka može učiniti određene ustupke u slučaju nužde i osigurati način upravljanja njima. Vjerojatno će postojati pravila o broju dana između dana kada se trebate prijaviti i dana kada ćete biti odsutni.
Smjernice za pisanje e-pošte
Koristite formalni stil
Ovaj e-mail je službeni. Trebao bi biti napisan u formalnom stilu. Od teme do zaključka, sve bi trebalo biti profesionalno. Vaš nadređeni, zajedno sa svima ostalima, očekuje da u e-mailu izrazite ozbiljnost situacije. Vjerojatnije je da će se vaš slučaj čuti kada takav e-mail napišete u formalnom stilu.
Pošaljite e-poštu rano
Već smo naglasili važnost poštivanja politike tvrtke. Također imajte na umu da, ako trebate napisati e-mail koji sadrži profesionalni izgovor, važno je to učiniti što je prije moguće. To je posebno važno kada niste uspjeli i niste došli na posao bez dopuštenja. Rano obavještavanje svog šefa nakon neopravdanog izostanka može izbjeći upozorenje. Obavještavajući vas unaprijed o slučaju više sile u kojoj se nalazite, pomoći ćete tvrtki u odabiru odgovarajuće zamjene ili dogovoru.
Budite detaljni s detaljima
Budite kratki. Ne morate ulaziti u detalje onoga što se dogodilo zbog čega niste bili tamo ili ćete uskoro otići. Samo spomenite važne činjenice. Ako unaprijed tražite dopuštenje, navedite dan(e) kada namjeravate biti odsutni. Budite konkretni s datumima, nemojte davati procjenu.
Ponudite pomoć
Kada napišete e-poruku s isprikom za odsustvo, svakako pokažite da vam je stalo do produktivnosti tvrtke. Nije u redu samo reći da ćeš biti odsutan, ponuditi da učiniš nešto što će umanjiti posljedice tvoje odsutnosti. Na primjer, to možete učiniti kada se vratite ili razgovarate s kolegom da vas zamijeni. Neke tvrtke mogu imati politike kao što su odbici od plaće za dane. Stoga pokušajte u potpunosti razumjeti politiku tvrtke i kako s njom možete raditi.
Primjer e-pošte 1: Kako napisati e-poruku za ispriku (nakon što propustite radni dan)
Predmet: Dokaz o odsutnosti od 19
Poštovani gospodine Guillou,
Prihvatite ovu e-poruku kao službenu obavijest da 19. studenog 2018. nisam mogao doći na posao zbog prehlade. Liam i Arthur zauzeli su moje mjesto u mojoj odsutnosti. Ostvarili su sve moje zadaće za taj dan.
Ispričavam se što nisam u mogućnosti komunicirati s vama prije odlaska s posla. Žao mi je ako je bilo kakvih neugodnosti u poslovanju.
Uz ovu e-poruku priložio sam svoju liječničku potvrdu.
Javite mi ako trebate dodatne informacije.
Hvala vam na razumijevanju.
S poštovanjem,
Ethan Gaudin
Primjer e-pošte 2: Kako napisati e-poruku isprike za buduću odsutnost s posla
Tema: Upravljanje danom odsutnosti 17 / 12 / 2018
Draga gospođo Pascal,
Prihvatite ovu e-poruku kao službenu obavijest da ću 17. prosinca 2018. biti odsutan s posla. Taj dan ću se pojaviti na sudu kao profesionalni svjedok. Obavijestio sam vas o svom pozivu na sud prošli tjedan i imperativnoj potrebi da budem prisutan.
Dogovorio sam se s Gabinom Thibaultom iz IT odjela, koji je trenutno na dopustu da me zamijeni. Tijekom sudskih stanki nazvat ću da vidim treba li mu pomoć.
Hvala Vam.
S poštovanjem,
Emma Vallee
