Ispiši Prijateljski, PDF i E-mail

 

L 'e-mail je preferirani komunikacijski alat za većinu nas. E-pošta je super jer ne moramo biti dostupni u isto vrijeme kada i naš sugovornik da bismo komunicirali. To nam omogućuje da krenemo naprijed u aktualnim pitanjima kada naši kolege nisu dostupni ili na drugom kraju svijeta.

Međutim, većina nas se utopi u nepreglednom popisu e-adresa. Prema izvješću objavljenom 2016. godine, prosječni poslovni korisnik dnevno prima i šalje više od 100 e-poruka.

Osim toga, e-poruke su previše lako pogrešno shvaćene. Nedavna studija Sendmail utvrdila je da je 64% osoba poslalo ili primilo e-poštu koja je uzrokovala bijes ili nenamjernu zbrku.

Zbog obima e-poruka koje šaljemo i primamo, i zbog toga što se e-poruke često pogrešno tumače, važno je da ih napišete na jasan i sažet način.

Kako ispravno napisati profesionalnu e-poštu

Pisanje kratkih, točnih poruka e-pošte smanjit će vrijeme utrošeno na upravljanje e-poštom i učiniti vas produktivnijim. Čuvanje e-pošte kratkim znači da ćete vjerojatno provesti manje vremena na e-pošti i više vremena na drugim zadacima. Međutim, jasno je da je pisanje vještina. Kao i sve vještine, trebat ćete raditi na njegovom razvoju.

U početku, svibanj vam je potrebno koliko vremena za pisanje kratke poruke e-pošte kao i pisati dugo e-pošte. Međutim, čak i ako je to slučaj, pomoći ćete svojim kolegama, klijentima ili zaposlenicima da budu produktivniji, jer ćete dodati manje prostora njihovoj pristigloj pošti, što će im pomoći da brže odgovore.

Pišući jasno, bit ćete poznati kao netko tko zna što želi i čini da se stvari dogode. Obje su dobre za vašu karijeru.

Dakle, što je potrebno za pisanje jasnih, konciznih i profesionalnih e-mailova?

Prepoznajte svoj cilj

Jasna e-pošta uvijek ima jasnu svrhu.

Svaki put kada sjednete i pišete e-poštu, odvojite nekoliko sekundi da se zapitate: "Zašto ovo šaljem? Što očekujem od primatelja?

Ako ne možete odgovoriti na ova pitanja, ne biste trebali slati e-poštu. Pisanje e-mailova bez da znate što vam je potrebno troši vaše vrijeme i vrijeme primatelja. Ako ne znate točno što želite, bit će vam teško izraziti se jasno i sažeto.

PROČITAJTE  Važnost predmeta u profesionalnoj e-pošti

Koristite pravilo "Jedna stvar odjednom"

E-poruke nisu zamijenjene sastancima. S radnim sastancima, što više radite na točkama dnevnog reda, sastanak je produktivniji.

S e-porukama je točno suprotno. Što manje u svoje poruke e-pošte uključite različite teme, to će vaši sugovornici biti razumljiviji.

Zato je dobra ideja prakticirati pravilo "jedna stvar u isto vrijeme". Uvjerite se da je svaka e-pošta koju šaljete jedna stvar. Ako trebate komunicirati na nekom drugom projektu, napišite drugu poruku e-pošte.

Također je dobro vrijeme da se zapitate: "Je li ovaj email stvarno potreban?" Ponovno, samo apsolutno potrebne e-poruke svjedoče o poštovanju osobe kojoj šaljete e-poštu.

Praksa empatije

Empatija je sposobnost vidjeti svijet očima drugih. Kada to učinite, shvatit ćete njihove misli i osjećaje.

Kada pišete e-poštu, razmislite o svojim riječima s gledišta čitatelja. Uz sve što pišete, zapitajte se:

  • Kako mogu protumačiti ovu rečenicu ako je primim?
  • Sadrži li to dvosmislene pojmove?

Ovo je jednostavna, ali učinkovita prilagodba načinu na koji biste trebali pisati. Razmišljanje o ljudima koji će vas čitati transformirat će način na koji vam odgovaraju.

Ovdje je suosjećajan način gledanja na svijet koji će vam pomoći da započnete. Većina osoba:

  • Jesu zauzeti. Oni nemaju vremena pogoditi što želite, a željeli bi pročitati vašu e-poštu i brzo odgovoriti.
  • Uživajte u komplimentu. Ako možete reći nešto pozitivno o njima ili njihovom radu, učinite to. Vaše riječi neće biti uzaludne.
  • Volio bih biti zahvalan. Ako vam je primatelj na bilo koji način pomogao, ne zaboravite mu zahvaliti. Trebali biste to učiniti čak i kad im je posao da vam pomognu.

Skraćene prezentacije

Kada nekome prvi put pošaljete e-poštu, trebate reći primatelju tko ste. To obično možete učiniti u jednoj rečenici. Na primjer: „Bilo mi je zadovoljstvo upoznati vas na [Događaju X]. "

PROČITAJTE  Profesionalni potpis e-pošte

Jedan od načina da skratite prezentacije je da ih napišete kao da se sastajete licem u lice. Ne biste željeli ući u petominutni monolog kad osobno upoznate nekoga. Dakle, nemojte to raditi u e-pošti.

Ne znate je li uvod potreban. Možda ste već kontaktirali primatelja, ali ne znate hoće li vas se sjećati. Možete ostaviti svoje vjerodajnice u elektroničkom potpisu.

Time se izbjegavaju nesporazumi. Ponovno se predstavljate nekome tko već zna da ste nepristojni. Ako ne zna zna li te, možeš joj samo dopustiti da provjeri tvoj potpis.

Ograničite se na pet rečenica

U svakoj e-pošti koju pišete, morate koristiti dovoljno rečenica da kažete što vam je potrebno, ništa više. Korisna je praksa ograničiti se na pet rečenica.

Manje od pet rečenica su često brutalne i nepristojne, više od pet rečenica troši vrijeme.

Bit će trenutaka kada će biti nemoguće zadržati e-poštu koja sadrži pet rečenica. Ali u većini slučajeva dovoljno je pet rečenica.

Usvojite disciplinu od pet rečenica i naći ćete se brže pisanjem e-pošte. Dobit ćete i više odgovora.

Koristite kratke riječi

U 1946-u, George Orwell savjetovao je piscima da nikada ne koriste dugačku riječ u kojoj će kratak tekst učiniti.

Ovaj je savjet još važniji danas, osobito kada pišete e-poštu.

Kratke riječi pokazuju poštovanje prema vašem čitatelju. Koristeći kratke riječi, učinili ste svoju poruku lako razumljivom.

Isto vrijedi i za kratke rečenice i odlomke. Izbjegavajte pisanje velikih blokova teksta ako želite da vaša poruka bude jasna i lako razumljiva.

Koristite aktivni glas

Aktivniji glas je lakše čitati. Također potiče akciju i odgovornost. Doista, u aktivnom glasu, rečenice se fokusiraju na osobu koja djeluje. U pasivnom glasu, rečenice se fokusiraju na objekt na kojem djeluje. U pasivnom glasu, može se činiti da se stvari događaju same. Na aktivan način, stvari se događaju samo kad ljudi djeluju.

Držite se standardne strukture

Koji je ključ za održavanje kratkih poruka e-pošte? Koristite standardnu ​​strukturu. Ovo je predložak koji možete pratiti za svaku e-poštu koju pišete.

PROČITAJTE  Predložak pisma za uspješan zahtjev za povećanjem plaće

Osim što čuvate kratke poruke e-pošte, praćenje standardne strukture također vam pomaže da brzo pišete.

Tijekom vremena razvit ćete strukturu koja će raditi za vas. Evo jednostavne strukture za početak:

  • Pozdrav
  • Kompliment
  • Razlog e-pošte
  • Poziv na akciju
  • Završna poruka (Zatvaranje)
  • potpis

Pogledajmo svaku od njih u dubinu.

  • Ovo je prva linija e-pošte. "Pozdrav, [Ime]" je tipičan pozdrav.

 

  • Kada prvi put pošaljete poruku e-pošte, kompliment je odličan početak. Dobro napisan kompliment može poslužiti i kao uvod. Na primjer:

 

“Uživao sam u vašoj prezentaciji na [topic] [datum]. "

“Smatram da je vaš blog na [topic] zaista koristan. "

“Bilo mi je zadovoljstvo upoznati vas na [događaju]. "

 

  • Razlog e-pošte. U ovom odjeljku kažete: "Poslat ću e-mail s pitanjem o ..." ili "Pitao sam se biste li mogli pomoći s ..." Ponekad će vam trebati dvije rečenice da objasnite svoje razloge za pisanje.

 

  • Poziv na akciju. Nakon što ste objasnili razlog e-pošte, nemojte pretpostavljati da će primatelj znati što učiniti. Navedite posebne upute. Na primjer:

"Možete li mi poslati ove datoteke do četvrtka?" "

"Možete li ovo napisati u sljedeća dva tjedna?" "

"Molim te, piši Yannu o ovome i javi mi kad to učiniš. "

Strukturiranjem vašeg zahtjeva u obliku pitanja primatelj se poziva da odgovori. Također možete upotrijebiti: "javi mi kad si to učinio" ili "javi mi je li ovo u redu za tebe." "

 

  • zatvaranje, Prije slanja e-pošte obavezno uključite završnu poruku. To ima dvostruku svrhu ponoviti vaš poziv na akciju i učiniti primatelja osjeća dobro.

 

Primjeri dobrih redaka zatvaranja:

“Hvala na vašoj pomoći oko ovoga. "

“Jedva čekam čuti što misliš. "

“Javite mi ako imate pitanja. "

  • Završiti razmišljanje o dodavanju vašeg potpisa kojem prethodi poruka dobrodošlice.

Može biti "Tvoja istina", "S poštovanjem", "Imaj lijep dan" ili "Hvala".