Poruke o odsutnosti važne su za pisanje. Ali iz mnogo razloga, mogu se zanemariti. To se objašnjava kontekstom njihovog pisanja i ponekad ne uzimajući u obzir utjecaj koji mogu imati.
Doista, poruka o odsutnosti je automatska poruka. Poslano kao odgovor na bilo koju poruku primljenu u vremenskom intervalu ili unutar određenog razdoblja. Ponekad se poruka priprema u kontekstu odlaska na dopust. Ovo razdoblje, kada vjerojatno već imate svoj um negdje drugdje, možda nije najbolje vrijeme za pisanje vaše poruke.
Koja je svrha konfiguriranja automatske poruke o odsutnosti?
Poruka o odsustvu s posla važna je na mnogo načina. Koristi se za obavještavanje svih vaših zaposlenika o vašem odsustvu. Također služi i za pružanje informacija koje im omogućuju nastavak aktivnosti dok čekaju vaš povratak. Ti su podaci uglavnom datum vašeg oporavka, podaci za kontakt u hitnim slučajevima koji vas mogu kontaktirati ili kontaktni podaci kolege koje treba kontaktirati u hitnim slučajevima. S obzirom na sve ovo, poruka odsutnosti bitan je čin komunikacije svakog profesionalca.
Koje greške treba izbjeći?
S obzirom na važnost poruke o odsutnosti, potrebno je uzeti u obzir nekoliko parametara kako ne biste šokirali ili nepoštivali vašeg sugovornika. Bolje zvučati previše s poštovanjem nego s nepoštovanjem. Dakle, ne možete koristiti izraze poput OUPS, pff itd. Morat ćete uzeti u obzir profil svih dionika. Zato izbjegavajte pisanje kao da samo razgovarate sa suradnicima kada vam nadređeni ili klijenti, dobavljači ili čak javne vlasti mogu slati poruke.
Da biste izbjegli ovu neugodnost, s Outlookom je moguće dobiti poruku o odsutnosti za interne poruke tvrtke i drugu poruku za vanjske poruke e -pošte. U svakom slučaju morat ćete uzeti u obzir sve profile kako biste stvorili dobro strukturiranu poruku o odsutnosti.
Osim toga, informacije moraju biti korisne i precizne. Izbjegavajte dvosmislene poruke poput "Od sutra ću biti odsutan" znajući da onaj tko primi te podatke neće moći znati datum tog "sutra".
Na kraju, izbjegavajte korištenje poznatih i ležernih tonova. Doista, euforija godišnjeg odmora na vidiku može vas natjerati da upotrijebite previše poznati ton. Ne zaboravite ostati profesionalni do kraja. Usmeno s kolegama, to se može dogoditi, ali osobito ne u kontekstu radnih papira.
Koju vrstu poruke o odsutnosti odabrati?
Kako biste izbjegli sve ove zamke, odaberite konvencionalni stil. To uključuje vaše ime i prezime, podatke o tome kada možete obraditi primljenu poruku i osobu (osobe) koje trebate kontaktirati u slučaju nužde.
