Ispiši Prijateljski, PDF i E-mail

Pišite za čitanje

Kolega ti je upravo poslao a e-mail u vezi sastanka koji imate za sat vremena. E-mail bi trebao sadržavati ključne informacije koje trebate prezentirati, kao dio važnog projekta.

No, tu je problem: mail je tako loše napisano da ne možete pronaći podatke koje trebate. Postoje pravopisne pogreške i nepotpune rečenice. Stavci su toliko dugi i toliko zbunjujući da vam je potrebno tri puta duže nego što je potrebno da biste pronašli željene informacije. Kao rezultat toga, niste dovoljno pripremljeni za sastanak i ne ide tako glatko koliko želite.

Jeste li se ikada suočili sa situacijom sličnom ovoj? U preopterećenom svijetu informacija nužno je jasno i koncizno komunicirati. Ljudi nemaju vremena za čitanje e-mailova duljine knjige i nemaju strpljenja da interpretiraju loše konstruirane e-mailove i gdje su korisne informacije posvuda raštrkane.

Plus vaš vještine pisanja Dobri ste, što se više osjećate dobro u sebi, uključujući šefa, kolege i klijente. Nikada ne znate koliko će vas ovi dobri dojmovi odvesti.

U ovom članku vidjet ćemo kako možete poboljšati svoje vještine pisanja i izbjeći uobičajene pogreške.

Publika i format

Prvi korak u pisanju je jasno odabrati odgovarajući format. Trebate li poslati neformalnu e-poštu? Napišite detaljno izvješće? Ili napisati službeno pismo?

Format, kao i vaša publika, definirat će vaš "glas koji piše", odnosno koliko bi ton trebao biti formalan ili opušten. Na primjer, ako pišete e-poštu potencijalnom kupcu, treba li imati isti ton kao e-pošta prijatelju?

Definitivno ne.

Započnite s određivanjem tko će pročitati vašu poruku. Je li namijenjen višim menadžerima, cijelom timu ili maloj grupi koja radi na određenoj datoteci? U svemu što napišete čitatelji ili primatelji trebali bi definirati vaš ton kao i aspekte sadržaja.

PROČITAJTE  Saznajte kako sintetizirati podatke, sve savjete kako biste je postigli

Sastav i stil

Kada znate što pišete i za koga pišete, morate početi pisati.

Čisto bijelo računalo često zastrašuje. Lako je zapeti jer ne znate kako započeti. Isprobajte ove savjete za sastavljanje i oblikovanje dokumenta:

 

  • Počnite s publikomNe zaboravite da vaši čitatelji možda ne znaju ništa o onome što im kažete. Što prvo trebaju znati?
  • Izradite planTo je osobito korisno ako pišete duži dokument, kao što je izvješće, prezentacija ili govor. Obrasci vam pomažu identificirati korake koje treba slijediti u kojem redoslijedu i podijeliti zadatak na upravljive informacije.
  • Pokušajte malo suosjećatiNa primjer, ako pišete prodajnu e-poštu za potencijalne klijente, zašto bi se oni brinuli o vašem proizvodu ili prodaji? Koja je korist za njih? Zapamtite potrebe svoje publike u svakom trenutku.
  • Koristite retorički trokutAko pokušavate uvjeriti nekoga da nešto učini, pobrinite se da objasnite zašto bi vas ljudi trebali slušati, poslati poruku kako bi privukli vašu publiku i prezentirali informacije na racionalan i dosljedan način.
  • Prepoznajte svoju glavnu temu: Ako imate poteškoća u određivanju glavne teme poruke, pretvarajte se da imate preostalih 15 sekundi da biste objasnili svoju lokaciju. Što to govoriš? Ovo je vjerojatno vaša glavna tema.
  • Koristite običan jezik: Osim pisanja znanstvenog članka, općenito je bolje koristiti jednostavan jezik, izravan jezik. Nemojte koristiti duge riječi samo da bi impresionirali ljude.

Struktura

Vaš bi dokument trebao biti što je moguće lakši za upotrebu. Koristite naslove, podnaslove, oznake i brojeve koliko god je to moguće kako biste odvojili tekst.

Uostalom, ono što je lakše čitati: stranicu ispunjenu dugim odlomcima ili stranicu podijeljenu u kratke odlomke s zaglavljima odjeljaka i oznakama? Dokument koji se lako skenira češće će se čitati nego dokument s dugim, gustim paragrafima.

PROČITAJTE  Odaberite pravu rečenicu za kraj e -pošte, ali kako ćete to riješiti?

Zaglavlja bi trebala privući pozornost čitatelja. Pomoću pitanja često je dobra ideja, posebno u reklamnim tekstovima, jer pitanja drže čitatelja zainteresiranim i znatiželjnim.

U e-mailovima i prijedlozima koristite kratke, stvarne naslove i podnaslove, kao što su oni u ovom članku.

Dodavanje grafike također je pametan način za odvajanje teksta. Ova vizualna pomagala ne samo da omogućuju čitatelju da zadrži svoju pozornost na sadržaju, već i da prenese važne informacije mnogo brže od teksta.

Gramatičke pogreške

Vjerojatno znate da će pogreške u vašoj e-pošti učiniti vaš rad neprofesionalnim. Nužno je izbjegavati grube pogreške dobivanjem provjere pravopisa i revidiranjem pravopisa što je više moguće.

Evo nekoliko primjera uobičajenih riječi:

 

  • Šaljem / šaljem / šaljem

 

Glagol "poslati" kao glagol prve skupine, uvijek će pisati u prvoj osobi jednine "šaljem" s "e". "Pošiljka" bez "e" je ime ("pošiljka") i može biti množina: "pošiljke".

 

  • Pridružujem ti se / pridružujem ti se

 

Uvijek će se pisati "pridružujem ti se" s "s". "Zajedno" s "t" je konjugacija treće osobe u jednini "pridružuje se".

 

  • Rok / rok

 

Čak i ako je "branik" pričvršćen na žensko ime, nemojte popustiti iskušenju i uvijek napišite "odbojnik" bez "e".

 

  • Preporuka / preporuka

 

Ako na engleskom pišemo "preporuku" s "e", u francuskom uvijek napišemo "preporuku" s "a".

 

  • Postoji li / postoji / je tamo

 

U upitne formule dodajemo eufonično "t" kako bismo olakšali izgovor i spriječili dva uzastopna samoglasnika. Stoga ćemo napisati "je li tu".

 

  • U smislu / u smislu

 

Nikada se ne piše "u smislu" bez "s". Doista, uvijek postoji nekoliko "termina" u upotrebi ovog izraza.

PROČITAJTE  Predložak e-pošte za polaganje prava

 

  • Od / među

 

Pazite da vas ne zavede riječ "osim" koja završava slovom "s". Nikad se ne piše "među" s "s". To je prijedlog i nepromjenjiv je.

 

  • Kao što je dogovoreno / dogovoreno

 

Čak i pričvršćeno na žensko ime, "kako je dogovoreno" je uvijek nepromjenjivo i nikada ne uzima "e".

 

  • Održavanje / servis

Nemojte brkati ime i glagol. Ime "intervju" bez "t" opisuje razmjenu ili "intervju za posao". Konjugirani glagol u trećoj osobi jednine "održava" koristi se kada je u pitanju radnja održavanja nečega.

Neki od vaših čitatelja neće biti savršeni u pravopisu i gramatici. Možda neće primijetiti ako napravite ove pogreške. Ali nemojte to koristiti kao izgovor: obično će biti ljudi, osobito viši rukovoditelji, koji će to primijetiti!

Iz tog razloga, sve što pišete mora biti kvalitetno prihvatljivo svim čitateljima.

verifikacija

Neprijatelj dobre lekture je brzina. Mnogi ljudi žure da pregledavaju svoje poruke e-pošte, ali to je način na koji propustite pogreške. Slijedite ove upute da biste provjerili što ste napisali:

  • Provjerite zaglavlja i podnožja: Ljudi ih često ignoriraju kako bi se usredotočili samo na tekst. To nije zato što su zaglavlja debela i masna da su bez grešaka!
  • Glasno pročitajte e-poštu: Ovo vas prisiljava da idete sporije, što znači da je veća vjerojatnost da ćete otkriti pogreške.
  • Prstom pratite tekst dok čitate: To je još jedna stvar koja vam pomaže da usporite.
  • Počnite na kraju teksta: Ponovno pročitajte rečenicu od kraja do početka, pomaže vam da se usredotočite na pogreške, a ne na sadržaj.