Pišite za čitanje

Kolega vam je upravo poslao e-poruku o sastanku koji imate za sat vremena. E-mail bi trebao sadržavati ključne informacije koje trebate prezentirati, kao dio važnog projekta.

Ali postoji problem: e-pošta je tako loše napisana da ne možete pronaći podatke koji su vam potrebni. Ima pravopisnih grešaka i nedovršenih rečenica. Paragrafi su toliko dugi i zbunjujući da vam treba tri puta više vremena nego što je potrebno da pronađete informacije koje želite. Kao rezultat toga, niste dovoljno pripremljeni za sastanak i neće proći onako kako ste se nadali.

Jeste li se ikada suočili sa sličnom situacijom? U svijetu pretrpanom informacijama, bitno je komunicirati jasno, koncizno i ​​učinkovito. Ljudi nemaju vremena čitati e-poruke duge knjige i nemaju strpljenja tumačiti e-poruke koje su loše konstruirane i u kojima su korisne informacije razbacane posvuda.

Plus vaš vještine pisanja su dobri, to ćete bolji dojam ostaviti na ljude oko sebe, uključujući svog šefa, kolege i klijente. Nikada ne znate dokle će vas ovi dobri dojmovi dovesti.

U ovom članku vidjet ćemo kako možete poboljšati svoje vještine pisanja i izbjeći uobičajene pogreške.

Publika i format

Prvi korak u jasnom pisanju je odabir odgovarajućeg formata. Trebate li poslati neformalni e-mail? Napisati detaljan izvještaj? Ili napisati službeno pismo?

Format, zajedno s vašom publikom, definirat će vaš "glas pisanja", tj. koliko bi ton trebao biti formalan ili opušten. Na primjer, ako pišete e-poruku potencijalnom klijentu, treba li imati isti ton kao e-poruka prijatelju?

Definitivno ne.

Počnite tako da odredite tko će pročitati vašu poruku. Je li za više rukovoditelje, cijeli tim ili malu skupinu koja radi na određenoj datoteci? U svemu što pišete, vaši čitatelji ili primatelji trebaju definirati vaš ton kao i aspekte sadržaja.

Sastav i stil

Kada znate što pišete i za koga pišete, morate početi pisati.

Prazan, bijeli zaslon računala često je zastrašujući. Lako je zapeti jer ne znaš kako započeti. Isprobajte ove savjete za sastavljanje i oblikovanje dokumenta:

 

  • Počnite s publikom: Upamtite da vaši čitatelji možda ne znaju ništa o onome što im govorite. Što bi prvo trebali znati?
  • Izradite plan: Ovo je osobito korisno ako pišete duži dokument, kao što je izvješće, prezentacija ili govor. Obrisi vam pomažu identificirati koje korake slijediti kojim redoslijedom i rastaviti zadatak na informacije kojima se može upravljati.
  • Pokušajte s malo empatije: Na primjer, ako pišete prodajnu e-poštu za potencijalne kupce, zašto bi oni trebali mariti za vaš proizvod ili vašu prodajnu predstavu? Koja je korist za njih? Zapamtite potrebe svoje publike u svakom trenutku.
  • Koristite retorički trokut: Ako nekoga pokušavate uvjeriti da nešto učini, svakako objasnite zašto bi vas ljudi trebali poslušati, iznesite svoje mišljenje na način koji će zaokupiti vašu publiku i predstavite informacije na racionalan i koherentan način.
  • Prepoznajte svoju glavnu temu: Ako imate poteškoća s definiranjem glavne teme svoje poruke, pretvarajte se da imate još 15 sekundi da objasnite svoje stajalište. Što kažeš ? Ovo je vjerojatno vaša glavna tema.
  • Koristite običan jezik: Osim ako ne pišete znanstveni rad, obično je najbolje koristiti jednostavan, jasan jezik. Nemojte koristiti duge riječi samo da biste impresionirali ljude.

Struktura

Vaš bi dokument trebao biti što je moguće lakši za upotrebu. Koristite naslove, podnaslove, oznake i brojeve koliko god je to moguće kako biste odvojili tekst.

Uostalom, što bi moglo biti lakše za čitanje: stranica ispunjena dugim odlomcima ili stranica razbijena na kratke odlomke s naslovima odjeljaka i točkama? Dokument koji se lako skenira čitat će se češće nego dokument s dugim, gustim odlomcima.

Naslovi bi trebali privući pažnju čitatelja. Korištenje pitanja često je dobra ideja, posebno u tekstu oglasa, jer pitanja pomažu zadržati interes i znatiželju čitatelja.

U e-mailovima i prijedlozima koristite kratke, stvarne naslove i podnaslove, kao što su oni u ovom članku.

Dodavanje grafike također je pametan način za odvajanje teksta. Ova vizualna pomagala ne samo da omogućuju čitatelju da zadrži svoju pozornost na sadržaju, već i da prenese važne informacije mnogo brže od teksta.

Gramatičke pogreške

Vjerojatno znate da će pogreške u vašoj e-pošti učiniti da vaš rad izgleda neprofesionalno. Neophodno je izbjeći velike pogreške tako što ćete nabaviti provjeru pravopisa i revidirati svoj pravopis što je više moguće.

Evo nekoliko primjera uobičajenih riječi:

 

  • Šaljem / šaljem / šaljem

 

Glagol "poslati" kao glagol prve skupine, uvijek će pisati u prvoj osobi jednine "šaljem" s "e". "Pošiljka" bez "e" je ime ("pošiljka") i može biti množina: "pošiljke".

 

  • Pridružujem ti se / pridružujem ti se

 

Uvijek će se pisati "pridružujem ti se" s "s". "Zajedno" s "t" je konjugacija treće osobe u jednini "pridružuje se".

 

  • Rok / rok

 

Čak i ako je "branik" pričvršćen na žensko ime, nemojte popustiti iskušenju i uvijek napišite "odbojnik" bez "e".

 

  • Preporuka / preporuka

 

Ako na engleskom pišemo "preporuku" s "e", u francuskom uvijek napišemo "preporuku" s "a".

 

  • Postoji li / postoji / je tamo

 

U upitne formule dodajemo eufonično "t" kako bismo olakšali izgovor i spriječili dva uzastopna samoglasnika. Stoga ćemo napisati "je li tu".

 

  • U smislu / u smislu

 

Nikada se ne piše "u smislu" bez "s". Doista, uvijek postoji nekoliko "termina" u upotrebi ovog izraza.

 

  • Od / među

 

Pazite da vas ne zavede riječ "osim" koja završava slovom "s". Nikad se ne piše "među" s "s". To je prijedlog i nepromjenjiv je.

 

  • Kao što je dogovoreno / dogovoreno

 

Čak i pričvršćeno na žensko ime, "kako je dogovoreno" je uvijek nepromjenjivo i nikada ne uzima "e".

 

  • Održavanje / servis

Nemojte brkati ime i glagol. Ime "intervju" bez "t" opisuje razmjenu ili "intervju za posao". Konjugirani glagol u trećoj osobi jednine "održava" koristi se kada je u pitanju radnja održavanja nečega.

Neki od vaših čitatelja neće biti savršeni u pravopisu i gramatici. Možda neće primijetiti ako napravite ove pogreške. Ali nemojte to koristiti kao izgovor: obično će biti ljudi, osobito viši rukovoditelji, koji će to primijetiti!

Iz tog razloga, sve što napišete mora biti prihvatljive kvalitete za sve čitatelje.

verifikacija

Neprijatelj dobre lekture je brzina. Mnogi ljudi žurno pregledavaju svoju e-poštu, ali tako propuštate pogreške. Slijedite ove upute da provjerite što ste napisali:

  • Provjerite zaglavlja i podnožja: Ljudi ih često ignoriraju kako bi se usredotočili samo na tekst. Samo zato što su zaglavlja velika i podebljana ne znači da su bez pogrešaka!
  • Glasno pročitajte e-poštu: Ovo vas prisiljava da idete sporije, što znači da je veća vjerojatnost da ćete otkriti pogreške.
  • Prstom pratite tekst dok čitate: To je još jedna stvar koja vam pomaže da usporite.
  • Počnite na kraju teksta: Ponovno pročitajte rečenicu od kraja do početka, pomaže vam da se usredotočite na pogreške, a ne na sadržaj.