Prosječni francuski zaposlenik provede otprilike četvrtinu tjedna pregledavajući stotine e-poruka koje svakodnevno šalju i primaju.
No, unatoč činjenici da smo zaglavili u svom poštanskom sandučiću dobar dio svog vremena, mnogi od nas, čak i oni najprofesionalniji, još uvijek ne znaju kako koristiti e-pošta na odgovarajući način.
Zapravo, s obzirom na količinu poruka koje čitamo i pišemo svaki dan, veća je vjerojatnost da ćemo napraviti neugodne pogreške, koje mogu imati ozbiljne poslovne posljedice.
U ovom smo članku definirali najvažnija pravila "cybercourta".
Uključite jasan i izravan predmet
Primjeri dobre teme uključuju "Promijenjen datum sastanka", "Kratko pitanje o vašoj prezentaciji" ili "Prijedlozi za prijedlog".
Ljudi često odlučuju otvoriti e-poštu na temelju naslova, biraju onaj koji čitateljima daje do znanja da rješavate njihove probleme ili probleme na poslu.
Koristite profesionalnu adresu e-pošte
Ako radite za tvrtku, morate koristiti e-mail adresu svoje tvrtke. No, ako koristite osobni račun e-pošte, bilo da ste samozaposleni ili ga povremeno volite koristiti za poslovnu korespondenciju, trebali biste biti oprezni pri odabiru ove adrese.
Uvijek biste trebali imati adresu e-pošte s vašim imenom kako bi primatelj točno znao tko šalje e-poštu. Nikada nemojte koristiti adresu e-pošte koja nije prikladna za posao.
Dobro razmislite prije nego što kliknete na "odgovori svima"
Nitko ne želi čitati e-mailove 20 ljudi koji nemaju nikakve veze s njima. Ignoriranje e-pošte može biti teško jer mnogi ljudi primaju obavijesti o novim porukama na svom pametnom telefonu ili ometajuće skočne poruke na zaslonu računala. Suzdržite se od klika na "odgovori svima" osim ako mislite da bi svi na popisu trebali primiti e-poštu.
Uključite blok potpisa
Osigurajte svom čitatelju informacije o sebi. Obično navedite svoje puno ime, titulu, naziv tvrtke i podatke za kontakt, uključujući telefonski broj. Možete dodati i malo reklame za sebe, ali nemojte pretjerivati s izrekama ili ilustracijama.
Koristite isti font, veličinu i boju kao i ostatak e-pošte.
Koristite profesionalne pozdrave
Nemojte koristiti neobavezne, kolokvijalne izraze kao što su "Zdravo", "Bok!" ili "Kako si?".
Opuštena priroda naših spisa ne bi trebala utjecati na pozdrav u e-pošti. "Bok!" To je vrlo neformalan pozdrav i općenito se ne smije koristiti u radnoj situaciji. Umjesto toga koristite "Hello" ili "Good evening".
Umjereno koristite uskličnike
Ako odlučite upotrijebiti uskličnik, upotrijebite samo jedan da izrazite svoje oduševljenje.
Ljudi se ponekad zanesu i na kraju svojih rečenica stave brojne uskličnike. Rezultat se može činiti previše emocionalnim ili nezrelim, uskličnike treba koristiti štedljivo u pisanju.
Budite oprezni s humorom
Humor se lako može izgubiti u prijevodu bez ispravnog tona i izraza lica. U poslovnom razgovoru humor je najbolje izostaviti iz e-poruka osim ako dobro poznajete primatelja. Također, nešto što mislite da je smiješno možda neće biti nekom drugom.
Znajte da ljudi iz različitih kultura govore i pišu drugačije
Pogrešna komunikacija može lako nastati zbog kulturoloških razlika, posebno u pisanom obliku kada ne možemo vidjeti govor tijela jedni drugima. Prilagodite svoju poruku kulturološkoj pozadini ili razini znanja primatelja.
Dobro je imati na umu da vas vrlo kontekstualne kulture (japanski, arapski ili kineski) žele upoznati prije nego što posluju s vama. Kao rezultat toga, može biti uobičajeno da zaposlenici u tim zemljama budu više osobni u svom pisanju. S druge strane, ljudi iz kultura niskog konteksta (njemački, američki ili skandinavski) radije idu vrlo brzo do točke.
Odgovarajte na svoje e-poruke, čak i ako e-poruka nije bila namijenjena vama
Teško je odgovoriti na sve e-poruke koje su vam poslane, ali pokušajte. To uključuje slučajeve u kojima vam je e-poruka slučajno poslana, osobito ako pošiljatelj očekuje odgovor. Odgovor nije neophodan, ali je dobar bonton e-pošte, pogotovo ako ta osoba radi u istoj tvrtki ili industriji kao i vi.
Evo primjera odgovora: “Znam da ste jako zauzeti, ali mislim da mi niste htjeli poslati ovaj e-mail. Htjela sam vas obavijestiti kako biste to mogli poslati pravoj osobi. »
Pregledajte svaku poruku
Vaše pogreške neće proći nezapaženo od strane primatelja vaše e-pošte. I, ovisno o primatelju, možda ćete biti osuđeni zbog toga.
Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa. Pročitajte i ponovno pročitajte svoju poštu nekoliko puta, po mogućnosti naglas, prije nego što je pošaljete.
E-mail adresu dodajte posljednju
Izbjegavajte slučajno slanje e-pošte prije nego što završite sa sastavljanjem i ispravljanjem poruke. Čak i kada odgovarate na poruku, dobra je ideja ukloniti adresu primatelja i umetnuti je tek kada ste sigurni da je poruka spremna za slanje.
Provjerite jeste li odabrali ispravnog primatelja
Morate biti vrlo oprezni kada upisujete ime iz svog adresara u redak "Prima" e-pošte. Lako je odabrati pogrešno ime, što može biti neugodno za vas i osobu koja greškom primi e-poštu.
Koristite klasične fontove
Za profesionalnu korespondenciju uvijek čuvajte svoje fontove, boje i standardne veličine.
Kardinalno pravilo: Vaše e-poruke trebaju biti jednostavne za čitanje drugih.
Općenito, najbolje je koristiti tip s 10 ili 12 točaka i lako čitljivo pismo, kao što su Arial, Calibri ili Times New Roman. Kada je u pitanju boja, crna je najsigurniji izbor.
Pripazite na svoj ton
Baš kao što su šale izgubljene u prijevodu, vaša se poruka može brzo pogrešno protumačiti. Zapamtite da vaš anketar nema glasne znakove i izraze lica koje bi dobili u diskusiji jedan na jedan.
Da biste izbjegli bilo kakve nesporazume, preporučuje se da glasno pročitate poruku prije nego što kliknete Pošalji. Ako vam se čini teško, čitatelju će se činiti teško.
Za najbolje rezultate izbjegavajte korištenje potpuno negativnih riječi ("neuspjeh", "loše" ili "pregledano") i uvijek recite "molim" i "hvala".
