Ispiši Prijateljski, PDF i E-mail

Prosječan francuski zaposlenik provede oko četvrtine tjedna pregledavajući stotine poruka koje šalje i prima svakodnevno.

No, unatoč činjenici da smo zaglavili u svom poštanskom sandučiću dobar dio svog vremena, mnogi od nas, čak i oni najprofesionalniji, još uvijek ne znaju kako koristiti e-pošta na odgovarajući način.

Zapravo, s obzirom na količinu poruka koje čitamo i pišemo svaki dan, veća je vjerojatnost da ćemo napraviti neugodne pogreške, koje mogu imati ozbiljne poslovne posljedice.

U ovom smo članku definirali najvažnija pravila "cybercourta".

Uključite jasnu i izravnu liniju objekta

Primjeri dobrog retka predmeta uključuju "Sastanak izmijenjen datumom", "Brzo pitanje o prezentaciji" ili "Prijedlozi za prijedlog".

Ljudi se često odlučuju otvoriti a e-mail Ovisno o predmetu, odaberite onaj koji čitateljima daje do znanja da rješavate njihove brige ili poslovne probleme.

Koristite profesionalnu adresu e-pošte

Ako radite za tvrtku, morate koristiti adresu e-pošte svoje tvrtke. Ali ako koristite osobni račun e-pošte, bilo da ste slobodni ili ga želite povremeno koristiti za poslovnu korespondenciju, budite oprezni pri odabiru ove adrese.

Uvijek biste trebali imati adresu e-pošte koja nosi vaše ime tako da primatelj točno zna tko šalje poruku e-pošte. Nikada nemojte koristiti adresu e-pošte koja nije prikladna za rad.

Dobro razmislite prije nego što kliknete na "odgovori svima"

Nitko ne želi čitati mailove od 20 ljudi koji s njima nemaju nikakve veze. Ignoriranje e-pošte može biti teško, jer mnogi ljudi primaju obavijesti o novim porukama na pametnim telefonima ili ometajućim skočnim porukama na zaslonu računala. Uzdržite se od klika na "odgovori svima", osim ako mislite da bi svi članovi popisa trebali dobiti e-poštu.

PROČITAJTE  Važnost predmeta u profesionalnoj e-pošti

Uključite blok potpisa

Pružite svom čitatelju informacije o vama. Kao opće pravilo, navedite svoje puno ime, naslov, naziv tvrtke i podatke za kontakt, uključujući telefonski broj. Možete dodati i malo reklame za sebe, ali nemojte ići predaleko s izrekama ili ilustracijama.

Koristite isti font, veličinu i boju kao i ostatak poruke e-pošte.

Koristite profesionalne pozdrave

Nemojte koristiti povremeni i poznati izraz kao što je "Zdravo", "Bok!" Ili "Kako ste?"

Opuštena priroda naših spisa ne bi trebala utjecati na pozdrav u e-pošti. "Bok!" To je vrlo neformalan pozdrav i općenito se ne smije koristiti u radnoj situaciji. Umjesto toga koristite "Hello" ili "Good evening".

Koristite uskličnike u moderiranju

Ako odlučite koristiti uskličnik, upotrijebite samo jedan kako biste izrazili svoj entuzijazam.

Ljudi se ponekad ljute i stavljaju brojne uskličnike na kraj svojih rečenica. Rezultat može izgledati previše emotivan ili nezreo, uskličnici bi trebali biti korišteni štedljivo u pisanom obliku.

Budite oprezni s humorom

Humor se lako može izgubiti u prijevodu bez ispravnog tona ili izraza lica. U profesionalnoj razmjeni, bolje je ostaviti humor iz e-pošte, osim ako dobro poznajete primatelja. Osim toga, nešto što mislite da je smiješno možda nije za nekoga drugoga.

Znajte da ljudi iz različitih kultura govore i pišu drugačije

Loša komunikacija može se lako dogoditi zbog kulturnih razlika, osobito u pisanom obliku kada ne možemo vidjeti govor tijela drugog. Prilagodite svoju poruku kulturnom podrijetlu primatelja ili vašem stupnju znanja.

PROČITAJTE  Ostavite za pokretanje poduzeća, besplatni predložak pisma prijave

Dobro je imati na umu da vas vrlo kontekstualne kulture (japanski, arapski ili kineski) žele upoznati prije nego što posluju s vama. Kao rezultat toga, može biti uobičajeno da zaposlenici u tim zemljama budu više osobni u svom pisanju. S druge strane, ljudi iz kultura niskog konteksta (njemački, američki ili skandinavski) radije idu vrlo brzo do točke.

Odgovorite na svoje poruke e-pošte, čak i ako poruka nije za vas

Teško je odgovoriti na sve poruke e-pošte koje su vam poslane, ali trebali biste pokušati. To uključuje slučajeve u kojima vam je poruka e-pošte slučajno poslana, posebno ako pošiljatelj čeka odgovor. Odgovor nije potreban, ali je dobra oznaka za e-poštu, pogotovo ako osoba radi u istoj tvrtki ili industriji.

Evo primjera odgovora: „Znam da ste jako zauzeti, ali mislim da mi niste htjeli poslati ovaj e-mail. I želio sam vas obavijestiti kako biste ga mogli poslati pravoj osobi. "

Pregledajte svaku poruku

Vaše pogreške neće proći nezapaženo primateljima vaše e-pošte. I, ovisno o primatelju, možete biti suđeni za to.

Nemojte se oslanjati na provjeru pravopisa. Prije slanja e-pošte pročitajte i ponovno pročitajte poštu, po mogućnosti naglas.

Posljednju adresu e-pošte dodajte

Izbjegavajte slučajno slanje e-pošte prije završetka pisanja i ispravljanja poruke. Čak i kada odgovarate na poruku, dobro je izbrisati adresu primatelja i umetnuti je samo kada ste sigurni da je poruka spremna za slanje.

PROČITAJTE  Predložak pisma za potraživanje isplate neisplaćenih plaća

Provjerite jeste li odabrali ispravnog primatelja

Morate biti vrlo oprezni pri unosu imena iz adresara u retku "Za" e-pošte. Lako je odabrati loše ime, što može biti neugodno za vas i za osobu koja greškom prima poštu.

Koristite klasične fontove

Za profesionalnu korespondenciju uvijek čuvajte svoje fontove, boje i standardne veličine.

Kardinalno pravilo: Vaše e-poruke trebaju biti jednostavne za čitanje drugih.

Općenito, najbolje je koristiti 10 ili 12 znakove točaka i lako čitljivi font, kao što su Arial, Calibri ili Times New Roman. Kada je u pitanju boja, crna je najsigurniji izbor.

Pripazite na svoj ton

Baš kao što su šale izgubljene u prijevodu, vaša se poruka može brzo pogrešno protumačiti. Zapamtite da vaš anketar nema glasne znakove i izraze lica koje bi dobili u diskusiji jedan na jedan.

Da biste izbjegli bilo kakve nesporazume, preporučuje se da glasno pročitate poruku prije nego što kliknete Pošalji. Ako vam se čini teško, čitatelju će se činiti teško.

Za najbolje rezultate izbjegavajte korištenje potpuno negativnih riječi ("neuspjeh", "loše" ili "zanemareno") i uvijek kažite "molim" i "hvala".