Zakačite svog čitatelja iz uvoda

Uvod je ključan kako biste privukli pozornost čitatelja i potaknuli ih da pročitaju ostatak vašeg izvješća. putem e -pošte.

Započnite snažnom rečenicom koja postavlja kontekst ili naglašava glavni cilj, na primjer: "Nakon neuspjelog lansiranja naše nove linije proizvoda, neophodno je analizirati uzroke i brzo djelovati".

Strukturirajte ovaj kratki uvod u 2-3 ključne rečenice: trenutna situacija, glavni problemi, perspektiva.

Kladite se na izravan stil i snažne riječi. Postavite bitne informacije na početak rečenica.

Možete uključiti brojke koje potkrepljuju vašu tvrdnju.

U nekoliko ciljanih redaka, vaš bi uvod trebao potaknuti čitatelja da poželi čitati dalje kako bi saznao više. Od prve sekunde vaše se riječi moraju uhvatiti.

S dobro osmišljenim uvodom, vaše će izvješće e-poštom zaokupiti pozornost i motivirati vašeg čitatelja da uđe u srž vaše analize.

Poboljšajte svoje izvješće relevantnim vizualnim elementima

Vizualni elementi imaju neospornu moć privlačenja pažnje u izvješću e-poštom. Oni pojačavaju vašu poruku na snažan način.

Nemojte se ustručavati integrirati grafikone, tablice, dijagrame, fotografije ako imate relevantne podatke za iznijeti. Jednostavan tortni grafikon koji ilustrira distribuciju prodaje imat će veći učinak od dugog odlomka.

Pazite, međutim, da odaberete jasne vizualne elemente koji se brzo razumiju. Izbjegavajte preopterećenu grafiku. Uvijek navedite izvor i dodajte objašnjenje ako je potrebno.

Također se pobrinite da vaši vizualni elementi ostanu čitljivi na mobilnom uređaju, tako da provjerite zaslon. Ako je potrebno, izradite verziju prikladnu za male ekrane.

Umjereno mijenjajte vizualne elemente u svom izvješću kako biste potaknuli pozornost. E-poruka pretrpana slikama izgubit će jasnoću. Alternativni tekst i slike za dinamičko izvješće.

Uz dobro istaknute relevantne podatke, vaši će vizualni elementi privući poglede i učiniti vaše izvješće e-poštom lakšim za razumijevanje na privlačan i profesionalan način.

Zaključite otvaranjem perspektiva

Vaš bi zaključak trebao potaknuti čitatelja da nešto poduzme u vezi s vašim izvješćem.

Prvo brzo sažmite ključne točke i zaključke u 2-3 sažete rečenice.

Označite informacije koje želite da primatelj prve zapamti. Možete koristiti određene ključne riječi iz naslova da biste se prisjetili strukture.

Zatim završite svoju e-poštu uvodom u ono što slijedi: prijedlog za naknadni sastanak, zahtjev za provjeru valjanosti akcijskog plana, nastavak za dobivanje brzog odgovora...

Vaš zaključak trebao bi biti zanimljiv kako bi izazvao reakciju vašeg čitatelja. Afirmativni stil s glagolima radnje olakšat će ovaj cilj.

Radeći na svom zaključku, dat ćete perspektivu svom izvješću i motivirati svog primatelja da odgovori ili poduzme akciju.

 

Primjer izvješća e-poštom za eskalaciju tehničkih problema i prijedlog akcijskog plana

 

Predmet: Izvješće – poboljšanja koja treba napraviti u našoj aplikaciji

dragi Thomas,

Nedavne negativne recenzije naše aplikacije zabrinule su me i potrebna su mi brza podešavanja. Moramo reagirati prije nego izgubimo nove korisnike.

Trenutni problemi

  • Ocjene App Storea pale na 2,5/5
  • Česte pritužbe na pogreške
  • Ograničene mogućnosti u usporedbi s našim konkurentima

Staza poboljšanja

Predlažem da se sada usredotočimo na:

  • Ispravak glavnih prijavljenih grešaka
  • Dodavanje popularnih novih značajki
  • Kampanja za promicanje naše korisničke službe

Organizirajmo ovaj tjedan sastanak na kojem ćemo precizno definirati tehnička i komercijalna rješenja koja ćemo implementirati. Od presudne je važnosti djelovati brzo kako bismo ponovno stekli povjerenje naših korisnika i povećali ocjene aplikacije.

Čekam tvoj povratak, Jean