E-pošta je dugo bila bitan alat za poslovnu komunikaciju, ali anketa koju je proveo Sendmail. Otkriveno je izazvalo napetost, zbunjenost ili druge negativne posljedice za 64% stručnjaka.
Dakle, kako to možete izbjeći s porukama e-pošte? I kako možete pisati e-poruke koje daju željene rezultate? U ovom članku pregledavamo strategije koje možete koristiti kako biste osigurali da je vaša upotreba e-pošte jasna, učinkovita i uspješna.
Prosječan uredski radnik prima o 80 e-pošti dnevno. S ovom količinom pošte pojedine se poruke mogu lako zaboraviti. Slijedite ova jednostavna pravila kako bi vaša e-pošta bila primijećena i korištena.
- Ne komunicirajte previše e-poštom.
- Dobro iskoristite predmete.
- Napravite jasne i kratke poruke.
- Budite ljubazni.
- Provjerite svoj ton.
- Pročitao.
Ne komunicirajte previše e-poštom
Jedan od najvećih izvora stresa na poslu je velika količina e-poruka koje ljudi primaju. Dakle, prije nego što počnete pisati e-mail, zapitajte se: "Je li ovo stvarno potrebno?"
U tom kontekstu, trebali biste koristiti telefon ili razmjenu trenutnih poruka kako biste se pozabavili pitanjima koja će vjerojatno biti predmet naknadnih rasprava. Koristite alat za planiranje komunikacije i identificirajte najbolje kanale za različite vrste poruka.
Kad god je to moguće, osobno dajte loše vijesti. Pomaže vam komunicirati sa suosjećanjem, suosjećanjem i razumijevanjem te se iskupiti ako je vaša poruka pogrešno preuzeta.
Dobro iskoristite predmete
Novinski naslov čini dvije stvari: privlači vašu pozornost i sažima članak tako da možete odlučiti hoćete li ga pročitati ili ne. Vaš predmet e-pošte trebao bi učiniti isto.
Objekt vjerojatnije je da će prazan prostor biti zanemaren ili odbijen kao "spam". Stoga uvijek koristite nekoliko dobro odabranih riječi kako biste primatelju rekli o čemu se e-poruka radi.
Možda biste željeli uključiti datum u redak predmeta ako je vaša poruka dio redovne serije e-pošte, kao što je tjedno izvješće o projektu. Za poruku koja zahtijeva odgovor, možete uključiti i poziv na radnju, kao što je "Molim do 7. studenog".
Dobro napisan predmet, poput onog ispod, pruža najvažnije informacije, a da primatelj ne mora ni otvarati e-poštu. Ovo služi kao poruka koja primatelje podsjeća na vaš sastanak kad god provjere svoju pristiglu poštu.
| Loš primjer Dobar primjer |
|
| Predmet: sastanak | Predmet: Sastanak u vezi s procesom GATEWAY - 09h 25 veljača 2018 |
Držite poruke jasnima i kratkim
E-poruke, poput tradicionalnih poslovnih pisama, moraju biti jasne i sažete. Držite rečenice kratke i precizne. Tijelo e-pošte mora biti izravno i informativno te sadržavati sve relevantne informacije.
Za razliku od tradicionalnih pisama, slanje više e-poruka ne košta više od slanja jedne. Dakle, ako trebate komunicirati s nekim o različitim temama, razmislite o pisanju zasebne e-pošte za svaku. Ovo pojašnjava poruku i omogućuje vašem dopisniku da odgovori na jednu po jednu temu.
| Loš primjer | Dobar primjer |
| Predmet: Izmjene u izvješću o prodaji
Zdravo Michelin,
Hvala vam što ste poslali ovo izvješće prošli tjedan. Pročitao sam ga jučer i smatram da Poglavlje 2 zahtijeva konkretnije informacije o našim brojkama prodaje. Također mislim da bi ton mogao biti formalniji.
Osim toga, želio sam vas obavijestiti da sam za ovaj petak zakazao sastanak s odjelom za odnose s javnošću o novoj reklamnoj kampanji. Ona je u 11:00 i bit će u maloj konferencijskoj sobi.
Obavijestite me ako ste dostupni.
Hvala,
Camille |
Predmet: Izmjene u izvješću o prodaji
Zdravo Michelin,
Hvala vam što ste poslali ovo izvješće prošli tjedan. Pročitao sam ga jučer i smatram da Poglavlje 2 zahtijeva konkretnije informacije o našim brojkama prodaje.
Također mislim da bi ton mogao biti formalniji.
Možete li ga izmijeniti s tim komentarima na umu?
Hvala vam na vašem napornom radu!
Camille
(Camille zatim šalje još jednu poruku e-pošte o PR sastanku.) |
Ovdje je važno uspostaviti ravnotežu. Ne želite nekoga bombardirati e-poštom i ima smisla kombinirati nekoliko povezanih točaka u jedan post. Kada se to dogodi, neka bude jednostavno s numeriranim odlomcima ili točkama i razmislite o "rezanju" informacija u male, dobro organizirane jedinice kako biste ih lakše probavili.
Također imajte na umu da je u gornjem primjeru Camille navela što želi da Michelin učini (u ovom slučaju promijeni izvješće). Ako pomognete ljudima da znaju što želite, vjerojatnije je da će vam to dati.
Budite ljubazni
Ljudi često misle da e-poruke mogu biti manje formalne od tradicionalnih pisama. Ali poruke koje šaljete odraz su vaše vlastite profesionalnosti, vrijednosti i pažnje prema detaljima su važne, tako da je potrebna određena razina formalnosti.
Osim ako s nekim niste u dobrim odnosima, izbjegavajte neformalni jezik, sleng, žargon i neprikladne kratice. Emotikoni mogu biti od pomoći u razjašnjavanju vaše namjere, ali ih je najbolje koristiti samo s osobama koje dobro poznajete.
Zatvorite poruku s "S poštovanjem", "Dobar dan / večer vama" ili "Dobro za vas", ovisno o situaciji.
Primatelji mogu odlučiti ispisati e-poruke i podijeliti ih s drugima, stoga uvijek budite ljubazni.
Provjerite ton
Kada susrećemo ljude licem u lice, koristimo njihov govor tijela, vokalne tonove i izraze lica kako bismo procijenili kako se osjećaju. E-mail nam uskraćuje ove informacije, što znači da ne možemo znati kada su ljudi pogrešno razumjeli naše poruke.
Vaš izbor riječi, duljina rečenice, interpunkcija i velika slova lako se mogu pogrešno protumačiti bez vizualnih i slušnih znakova. U prvom primjeru ispod, Louise bi mogla pomisliti da je Yann frustriran ili ljut, ali u stvarnosti se osjeća dobro.
| Loš primjer | Dobar primjer |
| Louise,
Trebam vaše izvješće danas do 17:XNUMX ili ću propustiti svoj rok.
Yann |
Zdravo Louise,
Hvala vam na vašem napornom radu na ovom izvješću. Možete li mi dati svoju verziju prije 17 sati, tako da ne propustim rok?
Hvala unaprijed,
Yann |
Razmislite o "osjećaju" vaše e-pošte emocionalno. Ako vaše namjere ili osjećaji mogu biti pogrešno shvaćeni, pronađite manje dvosmislen način formuliranja svojih riječi.
korektura
Konačno, prije nego što kliknete "Pošalji", odvojite trenutak i provjerite ima li u svojoj e-pošti pravopisnih, gramatičkih i interpunkcijskih pogrešaka. Vaša e-pošta je jednako dio vašeg profesionalnog imidža kao i odjeća koju nosite. Stoga se ne odobrava slati poruku koja sadrži pogreške u nizu.
Tijekom lekture obratite posebnu pozornost na dužinu e-pošte. Veća je vjerojatnost da će ljudi čitati kratke, sažete poruke e-pošte od dugih, nepovezanih poruka e-pošte, stoga provjerite jesu li vaše poruke e-pošte što kraće, bez isključivanja potrebnih informacija.
Ključne točke
Većina od nas provodi dobar dio dana u čitati i sastavljati e-poruke, Ali poruke koje šaljemo mogu biti zbunjujuće za druge.
Da biste napisali učinkovite poruke e-pošte, zapitajte se najprije ako zaista trebate koristiti ovaj kanal. Ponekad je bolje uzeti telefon.
Učinite e-poštu sažetom i preciznom. Pošaljite ih samo osobama koje ih stvarno trebaju vidjeti i jasno naznačite što želite da sljedeći korisnik primi.
Zapamtite da su vaše e-poruke odraz vašeg profesionalizma, vaših vrijednosti i vaše pažnje prema detaljima. Pokušajte zamisliti kako bi drugi mogli protumačiti ton vaše poruke. Budite pristojni i uvijek dvaput provjerite što ste napisali prije nego što pritisnete "pošalji".
