Ispiši Prijateljski, PDF i E-mail

E-pošta je dugo bila ključan alat za poslovnu komunikaciju, ali je to istraživanje koje je proveo Sendmail. Otkrio je da je izazvao napetost, konfuziju ili druge negativne posljedice za 64% profesionalaca.

Dakle, kako to možete izbjeći s porukama e-pošte? I kako možete pisati e-poruke koje daju željene rezultate? U ovom članku pregledavamo strategije koje možete koristiti kako biste osigurali da je vaša upotreba e-pošte jasna, učinkovita i uspješna.

Prosječan uredski radnik prima o 80 e-pošti dnevno. S ovom količinom pošte pojedine se poruke mogu lako zaboraviti. Slijedite ova jednostavna pravila kako bi vaša e-pošta bila primijećena i korištena.

  1. Ne komunicirajte previše e-poštom.
  2. Dobro iskoristite predmete.
  3. Napravite jasne i kratke poruke.
  4. Budite ljubazni.
  5. Provjerite svoj ton.
  6. Pročitao.

Ne komunicirajte previše e-poštom

Jedan od najvećih izvora stresa na poslu je čista količina e-poruka koje ljudi primaju. Prije nego što počnete pisati e-poštu, zapitajte se: "Je li to zaista potrebno?"

U tom kontekstu morate koristiti telefon ili instant messenger za rješavanje problema koji mogu biti podložni povratnim informacijama. Koristite alat za komunikacijsko planiranje i identificirajte najprikladnije kanale za različite vrste poruka.

Kad god je to moguće, osobno dajte loše vijesti. Pomaže vam komunicirati sa suosjećanjem, suosjećanjem i razumijevanjem te se iskupiti ako je vaša poruka pogrešno preuzeta.

Dobro iskoristite predmete

Naslov novina ima dvije funkcije: bilježi vašu pažnju i sažima članak kako biste mogli odlučiti hoćete li ga pročitati ili ne. Predmet vaše poruke e-pošte treba učiniti isto.

Objekt vjerojatnije je da će prazno biti zanemareno ili odbijeno kao "spam". Stoga uvijek koristite nekoliko dobro odabranih riječi kako biste primatelju naznačili sadržaje-mail.

Možete uključiti datum u temu ako je vaša poruka dio niza redovnih e-poruka, kao što je tjedno izvješće o projektu. Za poruku koja zahtijeva odgovor, možete uključiti i poziv na akciju, poput "Molimo prije studenog 7."

PROČITAJTE  Napišite e-poštu u profesionalnom okruženju

Dobro napisan predmet, kao što je onaj ispod, daje najvažnije informacije bez da primatelj čak mora otvoriti e-poštu. To služi kao pozivnica koja podsjeća primatelje vašeg sastanka svaki put kada posjeti pristiglu poštu.

 

Loš primjer Dobar primjer
 
Predmet: sastanak Predmet: Sastanak u vezi s procesom GATEWAY - 09h 25 veljača 2018

 

Držite poruke jasnima i kratkim

E-poruke, poput tradicionalnih poslovnih pisama, moraju biti jasne i sažete. Držite rečenice kratke i precizne. Tijelo e-pošte mora biti izravno i informativno te sadržavati sve relevantne informacije.

Za razliku od tradicionalnih pisama, slanje više poruka e-pošte ne košta više od slanja. Dakle, ako trebate komunicirati s nekim na više različitih tema, razmislite o pisanju zasebne poruke za svaku. Ovo pojašnjava poruku i dopušta dopisniku da odgovori na jednu temu.

 

Loš primjer Dobar primjer
Predmet: Izmjene u izvješću o prodaji

 

Zdravo Michelin,

 

Hvala vam što ste poslali ovo izvješće prošlog tjedna. Pročitao sam jučer i osjećam da poglavlje 2 zahtijeva više specifičnih informacija o našim prodajnim podacima. Također mislim da bi ton mogao biti formalniji.

 

Osim toga, želio sam vas obavijestiti da sam ovog petka zakazao sastanak s odjelom za odnose s javnošću o novoj reklamnoj kampanji. Nalazi se u 11h00 i bit će u maloj konferencijskoj dvorani.

 

Molim vas, javite mi ako ste dostupni.

 

Hvala,

 

Camille

Predmet: Izmjene u izvješću o prodaji

 

Zdravo Michelin,

 

Hvala vam što ste poslali ovo izvješće prošlog tjedna. Pročitao sam jučer i osjećam da poglavlje 2 zahtijeva više specifičnih informacija o našim prodajnim podacima.

 

Također mislim da bi ton mogao biti formalniji.

 

Možete li ga izmijeniti s tim komentarima na umu?

 

Hvala vam na vašem napornom radu!

 

Camille

 

(Camille zatim šalje još jednu poruku e-pošte o PR sastanku.)

 

Ovdje je važno pronaći ravnotežu. Ne želite nekoga bombardirati e-poštom i ima smisla kombinirati više povezanih točaka u jednu poštu. Kad se to dogodi, budite jednostavni s numeriranim paragrafima ili mecima i razmislite o „razbijanju“ informacija na male, dobro organizirane jedinice radi lakše probave.

Također imajte na umu da je u dobrom primjeru iznad, Camille navela što je htjela Michelin učiniti (u ovom slučaju, izmijeniti izvješće). Ako pomognete ljudima da znaju što želite, postoji veća vjerojatnost da će vam ga dati.

Budite ljubazni

Ljudi često misle da e-poruke mogu biti manje formalne od tradicionalnih pisama. Ali poruke koje šaljete odraz su vaše vlastite profesionalnosti, vrijednosti i pažnje prema detaljima su važne, tako da je potrebna određena razina formalnosti.

Osim ako niste u dobrim odnosima s nekim, izbjegavajte neformalni jezik, sleng, žargon i neprikladne kratice. Emotikoni mogu biti korisni u razjašnjavanju vaše namjere, ali najbolje je koristiti ih samo s osobama koje dobro poznajete.

Zatvorite poruku s "S poštovanjem", "Dobar dan / večer vama" ili "Dobro za vas", ovisno o situaciji.

Primatelji mogu odlučiti ispisati poruke e-pošte i dijeliti ih s drugima, stoga uvijek budite ljubazni.

Provjerite ton

Kada susrećemo ljude licem u lice, koristimo njihov govor tijela, vokalne tonove i izraze lica kako bismo procijenili kako se osjećaju. E-mail nam uskraćuje ove informacije, što znači da ne možemo znati kada su ljudi pogrešno razumjeli naše poruke.

Vaš izbor riječi, duljina rečenice, interpunkcija i kapitalizacija lako se mogu pogrešno protumačiti bez vizualnih i slušnih znakova. U prvom primjeru ispod, Louise bi mogla misliti da je Yann frustriran ili ljut, ali u stvarnosti se osjeća dobro.

 

Loš primjer Dobar primjer
Louise,

 

Trebam vaše izvješće prije 17-a danas ili ću propustiti rok.

 

Yann

Zdravo Louise,

 

Hvala vam na vašem napornom radu na ovom izvješću. Možete li mi dati svoju verziju prije 17 sati, tako da ne propustim rok?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

Razmislite o "osjećaju" vaše e-pošte emocionalno. Ako vaše namjere ili osjećaji mogu biti pogrešno shvaćeni, pronađite manje dvosmislen način formuliranja svojih riječi.

korektura

Na kraju, prije klika na "Pošalji", na trenutak proverite da li vaša e-pošta sadrži pravopisne, gramatičke i interpunkcijske pogreške. Vaše e-poruke dio su vaše profesionalne slike kao i odjeća koju nosite. Stoga će se namrštiti slanje poruke koja sadrži pogreške u nizu.

Tijekom lekture obratite posebnu pozornost na dužinu e-pošte. Veća je vjerojatnost da će ljudi čitati kratke, sažete poruke e-pošte od dugih, nepovezanih poruka e-pošte, stoga provjerite jesu li vaše poruke e-pošte što kraće, bez isključivanja potrebnih informacija.

Ključne točke

Većina od nas provodi dobar dio dana u čitati i sastavljati e-poruke, Ali poruke koje šaljemo mogu biti zbunjujuće za druge.

Da biste napisali učinkovite poruke e-pošte, zapitajte se najprije ako zaista trebate koristiti ovaj kanal. Ponekad je bolje uzeti telefon.

Učinite e-poštu sažetom i preciznom. Pošaljite ih samo osobama koje ih stvarno trebaju vidjeti i jasno naznačite što želite da sljedeći korisnik primi.

Imajte na umu da vaše e-poruke odražavaju vašu profesionalnost, vrijednosti i pažnju prema detaljima. Pokušajte zamisliti kako drugi mogu protumačiti ton vaše poruke. Budite pristojni i uvijek provjerite što ste napisali prije nego što kliknete „pošalji“.