U svom profesionalnom životu često ćete morati pisati protestnu e-poštu. To se može uputiti kolegi, partneru ili dobavljaču. Bez obzira na vaš motiv, morate uzeti u obzir određene zahtjeve kako bi vas sugovornici shvatili ozbiljno. Stoga je ovladavanje pisanjem ove vrste poruke imperativ. Evo kako ispraviti svoju protestnu e-poruku.

Usredotočite se na činjenice

Kada pišete protestnu e-poštu, važno je biti rigorozan u pogledu činjenica. Drugim riječima, elementi moraju biti postavljeni na činjenični način kako bi čitatelj mogao brzo shvatiti kontekst.

Dakle, izbjegavajte detalje i nepotrebne rečenice i umjesto toga navedite bitne stvari kao što su činjenice i datumi. Doista će s ovim elementima primatelj moći razumjeti svrhu vaše e-pošte. Morate dati jasne, točne i datirane informacije.

Navedite kontekst, a zatim predmet e-pošte

Prijeđite izravno na točku kada pišete protestnu e-poštu. Ne trebaju vam riječi poput “Pišem vam ovaj e-mail” jer su to očite stvari koje ne treba naglašavati.

Nakon što ste jasno iznijeli činjenice koje su dovele do vaše žalbe i ne zaboravljajući datum. To može biti sastanak, seminar, razmjena e-pošte, izvještavanje, kupnja opreme, račun itd.

PROČITAJTE  Kako stvoriti svoj potpis e-pošte jednostavno i besplatno

Nastavite, navodeći svoja očekivanja što je moguće eksplicitnije.

Ideja je da primatelj može brzo razumjeti svrhu vaše e-pošte i što od nje želite.

U svom govoru usredotočite se na trijeznost

Pisanje protestne e-pošte zahtijeva trijezan i sažet stil. Budući da je ovo posebna situacija, morate se usredotočiti na činjenice i svoja očekivanja. Da biste to učinili, koristite kratke rečenice koje sažimaju bit vašeg izazova i koje su napisane svakodnevnim, uljudnim jezikom.

Također, svakako upotrijebite pristojnu frazu koja je prikladna za tu priliku. U ovoj vrsti razmjene treba izbjegavati "srdačan pozdrav" i "srdačan pozdrav".

Ostanite profesionalni

Budite sigurni da ostanite profesionalni kada pišete protestnu e-poštu, čak i ako ste izrazito nezadovoljni. Morate dati sve od sebe da se obuzdate jer emocije zapravo ne pripadaju profesionalnom pisanju.

Stoga, izbjegavajte korištenje riječi koje bi na ovaj ili onaj način mogle izraziti vaše osjećaje. Važno je da vaša e-pošta ostane činjenična.

Priložite dokaze

Konačno, da biste uspjeli u prosvjednoj e-pošti, bitno je priložiti dokaze svojim argumentima. Morate doista pokazati primatelju da imate pravo osporiti. Stoga priložite bilo koji dokument koji možete koristiti kao dokaz i navedite ga u e-poruci.