Ako nemate jasnu rutinu za rukovanje porukama, oni brzo mogu postati izvor znatnog gubitka vremena. S druge strane, ako radite ono što je potrebno na organizacijskoj razini kako se ne biste prepustili desecima nepročitanih poruka e-pošte. Tada se možete osloboditi uma od svake mogućnosti da propustite važnu e-poštu. U ovom su članku navedeni niz dokazanih postupaka. Njihovim prihvaćanjem sigurno ćete moći poštenije upravljati svojim poštanskim sandučićem.
Automatski ili ručno klasificirajte bilo koju e-poštu u namjensku mapu ili podmape.
Ovo je vrsta metode koja će vam omogućiti da brzo sortirate svoje e-poruke prema važnosti. Možete odlučiti klasificirati svoje poruke e-pošte prema temi, temi, rokovima. Važno je iskoristiti sve svojstva vašeg poštanskog sandučića za potpuno upravljanje vašim mailovima. Nakon što stvorite direktorij s mapom i podmapom u skladu s načinom organizacije koji vam odgovara. Svaka će poruka imati svoje mjesto u vašem poštanskom sandučiću kao i svaka papirnata datoteka na vašem stolu. Dakle, nakon što istekne trenutak za obradu vaše e-pošte, možete se koncentrirati na 100% na ostatak svog posla.
Planirajte određeno vrijeme za obradu vaših poruka e-pošte
Naravno, morate biti odgovorni i biti u mogućnosti obraditi poruke koje čekaju neposredni odgovor od vas. Za kraj, planirajte najrelevantnije trenutke, kako biste dosljedno rješavali svoje e-poruke. Započnite s pripremom svih elemenata potrebnih za obradu vašeg rada. Datoteke za papir, spajalice, pisači, sve mora biti pri ruci kako bi se olakšala maksimalna koncentracija. Bez obzira na to kada se odlučite. Sada kada je vaš poštanski pretinac organiziran kao centar za razvrstavanje poštanskih pošiljaka, imate mogućnost mirne obrade vaše e-pošte s učinkovitošću i brzinom.
Očistite svoj poštanski pretinac brisanjem svih nepotrebnih biltena
Je li vaš poštanski sandučić stalno parazitiran nezanimljivim biltenima ili oglasima? Obavezno riješite poštanski sandučić svih tih biltena koji izgledaju više kao neželjena pošta nego išta drugo. Morate se sustavno odjaviti sa svih ovih popisa za slanje koji vam ne donose ništa konkretno i koji mogu brzo postati invazivni. Možete koristiti alate poput Cleanfox gdje Odmotaj me učinite potrebno u nekoliko klikova. Bez da vam oduzmu jutro, ova vrsta rješenja ogromno će vam pomoći da zaustavite ovo digitalno zagađenje. Tisuće poruka e-pošte može se relativno brzo obraditi.
Postavljanje automatskog odgovora
Uskoro ćete dugo ići na odmor. Ne smije se zanemariti ni jedan detalj, aktiviran je automatski odgovor vašeg poštanskog sandučića. To je nešto važno, tako da su svi ljudi s kojima profesionalno dopisujete e-poštom dobro informirani o vašoj odsutnosti. Mnogi su nesporazumi mogući kada kupac ili dobavljač izgube strpljenje, jer te poruke ostaju bez odgovora. Ovo se lako može izbjeći kratkom porukom koja će se automatski poslati tijekom vašeg odmora. Trebate samo navesti datum povratka s odmora, a zašto ne i e-mail kolegu ako je potrebno.
Tempirajte broj e-poruka koje šaljete u kopiji
Sustavno korištenje e-poruka poslanih u kopiji (CC) i nevidljive karbonske kopije (CCI) može brzo generirati beskrajne razmjene. Ljudi koji su trebali primiti vašu poruku samo radi informacija, sada zahtijevaju pojašnjenja. Drugi se pitaju zašto su dobili ovu poruku i s pravom je doživljavaju kao gubljenje vremena. Kad se odlučite staviti nekoga u petlju, provjerite je li vaš izbor zaista relevantan. Poruke poslane bilo kome na bilo koji način treba izbjegavati.
Imajte na umu da e-pošta može imati pravnu vrijednost
Koliko god je moguće čuvajte sve svoje adrese e-pošte, oni imaju snagu dokazivanja, posebno industrijskom sudu. Elektronička poruka ako je ovjerena istom pravnom vrijednošću kao i pismo koje biste napisali rukom. Ali pazite, čak i jednostavna poruka poslan bez razmišljanja za kolegu ili klijenta mogu imati ozbiljne posljedice. Ako kupac dokaže, e-pošta ima podršku, da niste poštovali svoje obveze u pogledu isporuke ili drugo. Morate snositi posljedice za svoj posao i za sebe. U trgovačkim sporovima kao iu industrijskim sudovima, dokaz se kaže da je "besplatan". To znači da je sudac taj koji će odlučiti i da je bolje pažljivo klasificirati njegove e-poruke nego ih baciti u smeće.
