Jodi a, imèl se pi bon fason yo kominike avèk fasilite, vitès ak efikasite. Pou echanj pwofesyonèl, li se fason ki pi souvan itilize.
Pou ekri yon pwofesyonèl lapòsnou dwe respekte sèten kritè, konsèy ak règ, ki nou pral eseye eksplike ou nan tout atik la.
Egzanp yon plan ekri pou yon imèl pwofesyonèl
Pafwa lapòs ka konplike pou jere nan yon kontèks pwofesyonèl. Plan an pou swiv pou ekri yon imèl pwofesyonèl dwe mete nan jete moun k ap resevwa a tout eleman ki nesesè yo te kout ak egzak.
Pou ekri yon imèl pwofesyonèl, ou ka adopte plan sa a:
- Yon objè klè ak eksplisit
- Yon fòmil apèl
- Yon kòmansman ki dwe lokalize kontèks kominikasyon an
- Yon fòmil koutwazi pou konkli
- Yon siyati
Chwazi sijè a nan yon imèl pwofesyonèl
Li estime ke yon pwofesyonèl ka resevwa yon mwayèn de 100 Imèl chak jou. Se poutèt sa ou dwe chwazi sijè a nan imèl ou a ankouraje yo louvri li. Pou fè sa, gen règ yo swiv:
1-Ekri yon objè kout
Yo nan lòd yo ogmante pousantaj la ouvèti nan imèl ou, ekspè rekòmande depreferans lè l sèvi avèk yon sijè a 50 karaktè maksimòm.
Ou gen sèlman yon espas limite pou ekri objè ou, kidonk ou dwe chwazi yon objè espesifik, pandan y ap itilize vèb aksyon ki gen rapò ak kontni an nan imel ou.
Anjeneral, objè ki long yo mal li sou smartphones, ki yo ap vin pi plis ak plis itilize pa pwofesyonèl yo tcheke Imèl yo.
2-Customize sijè a nan imel ou
Si sa posib, ou dwe mansyone non ak non premye kontak ou nan nivo objè a. Li se yon eleman ki ka ogmante to a ouvèti.
Pa mete detay yo nan moun k ap resevwa ou nan nivo a nan sijè a nan imel la, li pral santi yo valè ak rekonèt, ki pral ankouraje l 'yo louvri epi li imel ou.
Kò a nan yon imèl pwofesyonèl
Pou ekri yon imèl pwofesyonèl, li se rekòmande ekri klèman kò a nan imèl ou san yo pa kite sijè a ak tout ki baze sou estanda sèten nan style ak prezantasyon.
Pran swen yo ekri yon imèl kout, ak kout ak presi fraz ki pral bay plis konfò bay moun k ap resevwa ou.
Men kèk bagay ou dwe sonje:
1-Sèvi ak yon Font Classic
Pifò sèvis imèl pèmèt itilizatè a chwazi font la ak style nan tèks la. Lè li rive yon imèl biznis, chwazi yon font klasik tankou "Times New Women" oswa "Arial".
Li pa rekòmande yo sèvi ak yon font dekoratif.
Nou rekòmande tou:
- Adopte yon gwosè font lizib
- Evite italik, en, oswa koulè
- Pa ekri tout tèks la nan lèt majiskil
2-Ekri yon fòmil rele bon
Pou yon imèl pwofesyonèl, li pi preferab kòm pi wo a nan adrès adrese a pa non, pandan y ap ki gen ladan tit la nan sivilite moun nan ki te swiv pa dènye non l 'yo.
3-Prezante tèt ou nan premye paragraf la
Si ou ap ekri yon moun pou premye fwa (yon nouvo kliyan pou egzanp), li trè enpòtan prezante tèt ou ak yon ti tan eksplike bi pou yo mesaj ou a.
Ou ka konsakre sa a prezantasyon ti kras youn oubyen de fraz.
4-Enfòmasyon ki pi enpòtan nan priyorite
Apre prezantasyon ou, nou ale nan pwen ki pi enpòtan an.
Li trè enteresan yo site enfòmasyon ki pi enpòtan nan kòmansman an nan imel ou. Ou pral sove tan moun k ap resevwa ou pa klarifye entansyon ou yo.
Ou gen gen tan pwan atansyon a nan Korespondan ou epi pou yo jwenn tou dwat nan pwen an.
5-Sèvi ak yon vokabilè fòmèl
Depi w ap ekri yon imèl pwofesyonèl, ou dwe fè yon enpresyon bon.
Nou konseye ou pou w ekri fraz konplè nan yon estil politès.
Li pa rekòmande pou itilize:
- Mo jagon;
- Abilite initilite;
- Emoticons oswa emojis;
- Blag ;
- Mo grosye;
6-Fè yon konklizyon apwopriye
Pou fini yon imèl, nou dwe reflechi sou siyati a pou itilize, ton an pou adopte, ak fòmil politeness yo pou chwazi.
Nou dwe kenbe nan tèt ou ke kominikasyon pwofesyonèl rete yon trè kodifye lang. Li enpòtan anpil pou w konnen règ yo epi chwazi fòmil ki bon pou itilize nan fen imel la.
Fòmil yo itilize yo dwe adapte nan bon jan kalite a nan benefisyè li yo ak kontèks la nan echanj la.
Pou egzanp, si w ap pale ak yon sipèvizè oswa yon kliyan, ou ka itilize "pi bon respè", ki se fraz ki pi apwopriye. Lè nou konsidere ke si li se yon kolèg, nou ka fini imèl nou yo ak ekspresyon an "Bon fen jounen an!" "
Konsènan siyati a, ou ka mete lojisyèl imel ou a otomatikman insert yon siyati pèsonalize nan fen Imèl nou an.
Pou kapab efikas, siyati a dwe kout:
- Pa plis pase 4 liy;
- Pa plis pase 70 karaktè pou chak liy;
- Antre non premye ak dènye ou, fonksyon ou, non an nan konpayi an, adrès sit entènèt ou an, nimewo telefòn ak faks ou, epi pètèt yon lyen nan LinkedIn ou oswa pwofil Viadeo;
Egzanp :
Robert Holliday
Reprezantan nan konpayi an Y
http: /www.votresite.com
Telefòn. : 06 00 00 00 00 / Faks: 06 00 00 00 00
Mobil: 06 00 00 00 00
Kèk ekspresyon politès:
- Kordyalman;
- Salitasyon;
- Salitasyon;
- Avèk respè;
- Bonjou chaleureux;
- Salitasyon;
- Ou,
- Se yon plezi poum wè ou ankò;
- Bonjou bon ...
Pou moun nou konnen patikilyèman byen, nou ka itilize fòmil chaleureux tankou "hi", "amitye", "wè ou" ...
Lòt egzanp fòmil klasik:
- Tanpri aksepte, Mesye / Madam, ekspresyon santiman distenge mwen yo;
- Tanpri, aksepte, Mesye / Madam, ekspresyon bonjou cordial mwen an;
- Tanpri resevwa, Mesye / Madam, bon respè mwen;
- Tanpri resevwa, Mesye / Madam, santiman respè ak konsakre mwen;
- Tanpri aksepte, Mesye / Madam, bonjou sensè mwen;
- Tanpri aksepte, Mesye / Madam, ekspresyon ki pi wo konsiderasyon mwen an;
- Pa mande ou aksepte pi bon respè mwen;
- Remèsye ou pou atansyon ou a demann mwen an;
- Digne aksepte, Mesye / Madam, omaj respè pwofon mwen an;
- Pandan w ap tann li nan men ou, tanpri aksepte, Sir / Madam, asirans la nan konsiderasyon pi wo mwen an;
- Avèk mèsi mwen, mwen sipliye ou pou ou jwenn isit la, Sir / Madam, ekspresyon santiman distenge mwen yo;
7-Mete atachman
Konsènan atachman, pa bliye enfòme benefisyè a pa mansyone yo nan kò a nan imèl ou a ak koutwazi.
Li trè enteresan mansyone gwosè a ak kantite atachman voye bay moun k ap resevwa a.
Konsantrasyon: piramid la Envèse
Ak konsiderasyon sa yo rele metòd la piramid ranvèse, li konsiste de kòmanse tèks la nan imèl pwofesyonèl ou ak enfòmasyon prensipal la nan mesaj ou a ak Lè sa a, kontinye ak lòt enfòmasyon an nan lòd desann nan enpòtans.
Men, poukisa adopte metòd sa a?
Anjeneral premye fraz la li pi bon pase rès mesaj la. Li dwe atire. Pa adopte metòd la piramid Envèse, nou ka fasilman kaptire atansyon lektè a, epi fè l 'vle li imèl la nan fen an.
Osi lwen ke ekri ki konsène, li se konseye yo sèvi ak yon maksimòm de kat paragraf, ki soti nan 3 liy 4 chak, pandan y ap konsantre sou yon lide espesifik pou chak paragraf.
Si ou vle adopte metòd sa a, nou konseye w itilize:
- fraz relativman kout;
- ki lye mo pou konekte fraz yo ansanm;
- yon lang aktyèl ak pwofesyonèl.
SONJE
Kòm ou te konprann, yon imèl pwofesyonèl pa gen anyen fè ak yon sèl voye bay yon zanmi. Gen règ ki dwe swiv nan lèt la.
1-Ak anpil atansyon trete sijè a
Kòm nou te byen presize, ou dwe kòrèkteman ekri sijè a (oswa sijè) nan imel pwofesyonèl ou a. Li ta dwe kout ak eksplisit. Moun k ap resevwa w la dwe imedyatman konprann kontni imèl ou a. Se poutèt sa li ka deside si yo louvri li imedyatman oswa li li pita.
2-Pou yo ka koutwa
Kòm ou te byen konprann, li nesesè yo sèvi ak fòmil yo nan bonjou ak politès nan yon kontèks.
Fòmil yo ta dwe kout ak trè byen chwazi.
3-Korije erè òtograf
Premye a tout, ou gen re-li imel ou ak asire w ke ou pa janm bliye nenpòt ki enfòmasyon ki nesesè, e poukisa pa gen yon lòt moun li li. Li trè enteresan yo gen opinyon nan yon lòt moun.
Pou korije òtograf ak gramè erè, nou konseye w pou w kopye epi kole e-mail ou sou yon processeur mo epi fè yon chèk otomatik. Menm si lojisyèl sa a pa korije tout fot yo, li ka ede ou. Sinon, ou ka tou envesti nan lojisyèl koreksyon pwofesyonèl.
4-Siyen imel ou
Li enpòtan anpil pou ajoute yon siyati nan imèl pwofesyonèl ou. Ou dwe swiv règ yo ki endike anwo a pou ekri yon siyati pwofesyonèl.
Pa mansyone divès enfòmasyon ki gen rapò ak fonksyon ou an, konpayi ou ... moun k ap resevwa ou a pral byen vit konprann ki moun li ap fè fas ak.
5-Customize imèl ou
Si li se jeneral, lapòs la gen mwens chans yo dwe li. Ou dwe fè benefisyè a santi ke lapòs la adrese l 'sèlman. Se konsa, ou gen Customize objè a, epi chwazi fòmil la adopte yo kòmanse imel ou.
Si se yon gwoup lapòs, li enpòtan pou kreye lis diferan selon karakteristik moun k ap resevwa ou yo, preferans yo, enterè yo ak kote yo ye. Segmentasyon moun k ap resevwa ou yo pèmèt ou ogmante pousantaj ouvè imèl ou yo.
6-Bay vle louvri lapòs la
Lè w ap ekri yon imèl pwofesyonèl, ou dwe toujou fè moun k ap resevwa a vle louvri li. Anjeneral, objè a se eleman nan premye ki pouse yon Korespondan yo louvri imèl ou ak li li. Se konsa, ou gen bay plis enpòtans nan objè ou, geri li epi fè li kòm atire ke posib.
Nan sans la menm, de premye fraz nan imèl ou ta dwe fè moun k ap resevwa a vle kontinye lekti. Li rekòmande a site enfòmasyon ki pi enpòtan nan kòmansman an nan imèl ou ak deklanche kiryozite a nan Korespondan ou.
7-Evite objè mansonjè
Ou pa ta dwe janm sèvi ak yon objè ki twonpe ogmante pousantaj la ouvèti nan Imèl ou.
Ou ta dwe konnen ke imel ou tradwi imaj ou (oswa sa yo ki nan konpayi ou). Se konsa, li trè enpòtan pou fè pou evite pwovokan ak objè ki twonpe. Objè a dwe konfòme ak kontni an nan imel ou.
8-Mete tèt ou nan kote lektè a
Anpati se yon eleman trè enpòtan pou pran an kont. Ou gen yo mete tèt ou nan plas moun k ap resevwa ou yo nan lòd yo byen ekri sijè a nan imèl ou ak fè li atire. Ou gen yo mete tèt ou nan soulye Korespondan ou a ak lis yon seri de kesyon ke li ka poze tèt li. Li se soti nan repons yo ke ou ka adapte tit la nan imèl ou.
9-Sèvi ak yon adrès imel pwofesyonèl
Adrès pèsonèl tankou lovelygirl@... oswa gentleman@... se absoliman pou evite. Nan kontèks relasyon pwofesyonèl, nou pa janm adrese yon entèrlokuteur lè l sèvi avèk kalite adrès imel sa a.
Li rekòmande yo sèvi ak yon adrès e-mail pwofesyonèl, oswa omwen yon adrès pèsonèl avèk non ou ak ti non.
Imèl pwofesyonèl la egzije yon kominikasyon trè bon, yon vokabilè egzak, yon tèks kout, yon demann klè ak yon òtograf ireprwobabl. Pa adopte règleman yo, konsèy ak konsèy nou jis te site, ou ka ekri yon imèl atire, ki pral imedyatman enterè benefisyè ou ak eksite enterè l 'yo.
