Imèl se depi lontan yon zouti esansyèl pou kominikasyon biznis, men yon biwo vòt ki fèt pa Sendmail. Devwale li te lakòz tansyon, konfizyon oswa lòt konsekans negatif pou 64% nan pwofesyonèl.

Se konsa, ki jan ou ka evite sa a ak Imèl ou a? Ak ki jan ou ka ekri Imèl ki bay rezilta yo vle? Nan atik sa a, nou revize estrateji ou ka itilize pou asire ou itilize nan imèl se klè, efikas, ak siksè.

Yon travayè biwo mwayèn resevwa sou Imèl 80 yon jou. Avèk sa a volim nan lapòs, mesaj endividyèl ka fasil pou ou bliye. Swiv règleman sa yo senp pou ke Imèl ou yo remake ak itilize.

  1. Pa kominike twòp pa imèl.
  2. Fè bon bagay nan objè yo.
  3. Fè mesaj klè ak kout.
  4. Se pou janti.
  5. Tcheke ton ou.
  6. Reli.

Pa kominike twòp pa imèl

Youn nan pi gwo sous estrès nan travay la se yon gwo volim imèl moun resevwa. Se konsa, anvan ou kòmanse ekri yon imèl, mande tèt ou: "Èske sa vrèman nesesè?"

Nan kontèks sa a, ou ta dwe itilize telefòn nan oswa mesaj enstantane pou fè fas ak kesyon ki gen anpil chans yo dwe sijè a nan diskisyon dèyè. Sèvi ak yon zouti planifikasyon kominikasyon epi idantifye pi bon chanèl pou diferan kalite mesaj.

Chak fwa li posib, bay move nouvèl yo an pèsòn. Li ede ou kominike ak konpasyon, konpasyon ak konpreyansyon epi rachte tèt ou si mesaj ou a te mal pran.

Fè bon bagay nan objè yo

Yon tit jounal fè de bagay: li atire atansyon w epi li rezime atik la pou w ka deside si w ap li l oswa ou pa. Liy sijè imèl ou a ta dwe fè menm bagay la.

Yon objè espas vid gen plis chans pou yo neglije oswa rejte kòm "spam". Se konsa, toujou sèvi ak kèk mo byen chwazi yo di moun k ap resevwa a ki sa imel la se sou.

Ou ta ka vle mete dat la nan liy sijè a si mesaj ou a se yon pati nan yon seri imel regilye, tankou yon rapò pwojè chak semèn. Pou yon mesaj ki mande yon repons, ou kapab genyen tou yon apèl a aksyon, tankou "Tanpri pou 7 Novanm."

Yon liy sijè ki byen ekri, tankou sa ki anba a, bay enfòmasyon ki pi enpòtan san moun k ap resevwa a menm oblije louvri imel la. Sa a sèvi kòm yon èd memwa ki raple moun k ap resevwa reyinyon ou a chak fwa yo tcheke bwat resepsyon yo.

 

Move egzanp Bon egzanp
 
Sijè: reyinyon Subject: Reyinyon sou pwosesis GATEWAY la - 09 25 fevriye a 2018

 

Kenbe mesaj klè ak kout

Imèl, tankou lèt biznis tradisyonèl, yo dwe klè ak kout. Kenbe fraz ou kout ak presi. Kò a nan imèl la dwe dirèk ak enfòmatif, epi li gen tout enfòmasyon enpòtan.

Kontrèman ak lèt ​​tradisyonèl yo, voye imèl miltip pa koute plis pase voye yon sèl. Se konsa, si ou bezwen kominike ak yon moun sou yon kantite sijè diferan, konsidere ekri yon imel separe pou chak. Sa a klarifye mesaj la epi pèmèt korespondan ou reponn a yon sijè alafwa.

 

Move egzanp Bon egzanp
Sijè: Revizyon pou rapò lavant lan

 

Hi Michelin,

 

Mèsi paske w te voye rapò sa a semèn pase a. Mwen te li yè epi mwen santi ke Chapit 2 mande plis enfòmasyon espesifik sou chif lavant nou an. Mwen panse tou ke ton an ta ka pi fòmèl.

 

Anplis de sa, mwen te vle enfòme w ke mwen te pwograme yon reyinyon ak depatman an relasyon piblik sou nouvo kanpay piblisite vandredi sa a. Li a 11:00 a.m. epi li pral nan ti sal konferans lan.

 

Tanpri fè m konnen si w disponib.

 

Mèsi,

 

Camille

 Sijè: Revizyon pou rapò lavant lan

 

Hi Michelin,

 

Mèsi paske w te voye rapò sa a semèn pase a. Mwen te li yè epi mwen santi ke Chapit 2 mande plis enfòmasyon espesifik sou chif lavant nou an.

 

Mwen menm mwen panse ke ton an ta ka gen plis fòmèl.

 

Èske ou ta ka modifye li ak sa yo kòmantè nan tèt ou?

 

Mèsi pou travay di ou!

 

Camille

 

(Camille Lè sa a, voye yon lòt imèl sou reyinyon PR la.)

 

Li enpòtan pou fè yon balans isit la. Ou pa vle bonbade yon moun ak imèl, epi li fè sans pou konbine plizyè pwen ki gen rapò nan yon sèl pòs. Lè sa rive, kenbe li senp ak paragraf nimewote oswa pwen bal, epi konsidere "koupe" enfòmasyon an nan ti inite ki byen òganize pou fè li pi fasil dijere.

Epitou sonje ke nan bon egzanp ki anwo a, Camille espesifye sa li te vle Michelin fè (nan ka sa a, chanje rapò a). Si ou ede moun konnen sa ou vle, yo gen plis chans ba ou li.

Se pou janti

Moun yo souvan panse ke Imèl ka mwens fòmèl pase lèt tradisyonèl yo. Men, mesaj ou voye yo se yon refleksyon nan pwofesyonalis pwòp ou a, valè ak atansyon sou detay yo enpòtan, se konsa yon sèten nivo nan formalite bezwen.

Sòf si ou an bon tèm ak yon moun, evite langaj enfòmèl, jagon, jagon, ak abrevyasyon ki pa apwopriye. Emoticon yo ka itil nan klarifye entansyon ou, men li pi bon pou itilize yo sèlman ak moun ou konnen byen.

Fèmen mesaj ou a avèk "Sensèman," "Bon jou / aswè pou ou" oswa "Bon pou ou," depann sou sitiyasyon an.

Moun k ap resevwa yo ka chwazi enprime imèl epi pataje yo ak lòt moun, kidonk toujou politès.

Tcheke ton an

Lè nou rankontre moun fas-a-fas, nou itilize lang kò, ton vokal, ak ekspresyon vizaj pou evalye kijan yo santi yo. E-mail anpeche nou nan enfòmasyon sa a, ki vle di nou pa ka konnen lè moun yo konpwann mesaj nou an.

Chwa mo ou yo, longè fraz yo, ponktiyasyon, ak lèt ​​majiskil yo ka fasilman mal entèprete san siyal vizyèl ak oditif. Nan premye egzanp ki anba a, Louise ta ka panse ke Yann fristre oswa fache, men an reyalite, li santi l byen.

 

Move egzanp Bon egzanp
Louise,

 

Mwen bezwen rapò ou anvan 17 p.m. jodi a oswa mwen pral rate dat limit mwen an.

 

Yann

 Hi Louise,

 

Mèsi pou travay di ou sou rapò sa a. Èske ou ta ka bay m 'vèsyon ou anvan 17 èdtan, se konsa ke mwen pa manke dat limit mwen an?

 

Mèsi davans,

 

Yann

 

Reflechi sou "santi a" nan imel ou emosyonèlman. Si entansyon ou oswa emosyon ou ka konpwann, jwenn yon fason mwens Limit nan formuler mo ou yo.

koreksyon

Finalman, anvan ou klike sou "Voye", pran yon ti moman pou tcheke imèl ou pou nenpòt erè òtograf, gramè ak ponktiyasyon. Imèl ou yo se yon pati nan imaj pwofesyonèl ou menm jan ak rad ou mete yo. Se poutèt sa, li se frown sou voye yon mesaj ki gen erè nan seri.

Pandan koreksyon, peye atansyon sou longè imel ou. Moun yo gen plis chans li kout, Imèl kout pase lontan, dekonekte Imèl, kidonk asire ke Imèl ou yo se osi kout ke posib, san yo pa eksepte enfòmasyon ki nesesè yo.

Pwen kle

Pifò nan nou depanse yon bon pati nan jou nou an li ak konpoze imèl. Men, mesaj nou voye ka konfizyon pou lòt moun.

Pou ekri Imèl efikas, mande tèt ou premye si ou reyèlman yo ta dwe itilize chanèl sa a. Pafwa li ka pi bon pou pran telefòn lan.

Fè Imèl ou kout ak egzak. Voye yo sèlman bay moun ki reyèlman bezwen wè yo epi montre klèman ki sa ou ta renmen benefisyè a fè pwochen.

Sonje ke imèl ou yo se yon refleksyon nan pwofesyonalis ou, valè ou ak atansyon ou a detay. Eseye imajine ki jan lòt moun ka entèprete ton mesaj ou a. Ou dwe politès epi toujou tcheke sa ou te ekri anvan ou frape "voye".