Imèl se zouti kominikasyon pi pito pou pifò nan nou. E-mail se fantastik paske ou pa oblije disponib an menm tan ak entèrlokuteur ou a pou kominike. Sa a pèmèt nou avanse sou pwoblèm kontinyèl lè kòlèg nou yo pa disponib oswa sou lòt bò a nan mond lan.

Sepandan, pifò nan nou ap nwaye nan yon lis kontinuèl nan imèl. Dapre yon rapò ki te pibliye an 2016, itilizatè biznis mwayèn resevwa epi voye plis pase 100 imèl pa jou.

Anplis de sa, Imèl yo twò fasil konpwann. Yon etid sendmail resan te jwenn ke 64% nan moun voye oswa resevwa yon imèl ki te lakòz kòlè oswa konfizyon envolontè.

Akòz volim nan Imèl nou voye ak resevwa, e paske Imèl yo souvan entèprete, li enpòtan yo ekri yo nan yon fason ki klè ak kout.

Ki jan yo kòrèkteman ekri yon e-mail pwofesyonèl

Ekri imèl kout ak presi ap diminye tan ki afekte nan jere imel epi fè ou pi pwodiktif. Lè w kenbe imèl ou kout, ou pral gen anpil chans pase mwens tan sou imèl ak plis tan sou lòt travay. Sa te di, ekri byen klè se yon konpetans. Tankou tout ladrès, w ap bezwen travay sou devlopman li.

Nan kòmansman an, li ka pran ou osi lontan pou ekri imèl kout menm jan li fè pou ekri imèl long. Sepandan, menm si sa a se ka a, ou pral ede kòlèg ou yo, kliyan oswa anplwaye yo vin pi pwodiktif, paske ou pral ajoute mwens dezord nan bwat resepsyon yo, ki pral ede yo reponn ou pi vit.

Lè w ekri klèman, w ap konnen w kòm yon moun ki konnen sa yo vle epi ki fè bagay yo. Tou de bon pou kandida karyè ou.

Se konsa, ki sa li pran yo ekri klè, brèf e pwofesyonèl e-may?

Idantifye objektif ou

Klè e-may toujou gen yon objektif klè.

Chak fwa ou chita pou w ekri yon imèl, pran kèk segonn pou w mande tèt ou, "Poukisa mwen voye sa a? Kisa mwen espere nan men moun k ap resevwa a?

Si ou pa ka reponn kesyon sa yo, ou pa ta dwe voye imèl. Ekri e-may san yo pa konnen ki sa ou bezwen se gaspiye tan ou ak sa yo ki nan moun k ap resevwa ou. Si ou pa konnen egzakteman sa ou vle, li pral difisil pou ou eksprime tèt ou byen klè ak concise.

Sèvi ak règ la "Yon sèl bagay nan yon tan"

Imèl pa ranplasan reyinyon yo. Ak reyinyon biznis yo, plis atik ajanda ou travay sou yo, plis pwodiktif reyinyon an.

Avèk Imèl, opoze a se verite. Mwens ou genyen ladan yo diferan sijè nan Imèl ou, bagay sa yo pi plis yo pral konpreyansib nan entèrlokuteur ou.

Se poutèt sa li se yon bon lide yo pratike "yon bagay nan yon moman" règ la. Asire w ke chak imèl ou voye se sou yon sèl bagay. Si w bezwen kominike sou yon lòt pwojè, ekri yon lòt imèl.

Li se tou yon bon moman mande tèt ou, "Èske sa a imèl reyèlman nesesè?" Ankò, se sèlman absoliman nesesè e-may temwaye nan respè nan moun nan ki moun ou voye e-mails.

Pratike nan senpati

Anpati se kapasite pou w wè mond lan nan je lòt moun. Lè ou fè sa, ou konprann panse yo ak santiman yo.

Lè w ap ekri Imèl, reflechi sou mo ou yo nan pwen de vi lektè a. Avèk tout sa ou ekri, mande tèt ou:

  • Ki jan mwen ta ka entèprete fraz sa a si mwen te resevwa li?
  • Èske li genyen tèm Limit pou presize?

Sa a se yon senp, ajisteman efikas nan fason ou ta dwe ekri. Panse sou moun ki pral li ou pral transfòme fason yo reponn ou.

Isit la se yon fason senpatik gade nan mond lan ede ou jwenn te kòmanse. Pifò moun:

  • Yo okipe. Yo pa gen tan devine sa ou vle, epi yo ta renmen kapab li imel ou epi reponn a li byen vit.
  • Jwi yon konpliman. Si ou ka di yon bagay pozitif sou yo oswa travay yo, fè li. Pawòl ou yo p'ap pèdi.
  • Renmen yo remèsye. Si moun k ap resevwa a te ede w nan nenpòt fason, sonje remèsye yo. Ou ta dwe fè sa menm lè se travay yo pou ede ou.

Prezantasyon abreje

Lè ou fèk imèl yon moun, ou bezwen di moun k ap resevwa a ki moun ou ye. Ou ka anjeneral fè li nan yon fraz. Pa egzanp: “Se te bèl rankontre w nan [Evènman X]. »

Youn nan fason yo vin pi kout entwodiksyon se ekri yo tankou si ou te rankontre fas a fas. Ou pa ta vle antre nan yon monològ senk minit lè w rankontre yon moun an pèsòn. Se konsa, pa fè li nan imèl.

Ou pa konnen si yon entwodiksyon ki nesesè. Petèt ou te deja kontakte benefisyè a, men ou pa konnen si li pral sonje ou. Ou ka kite kalifikasyon ou nan siyati elektwonik ou.

Sa a evite malantandi. Reentwodwi tèt ou bay yon moun ki deja konnen ou vini atravè kòm grosye. Si li pa sèten si li konnen ou, ou ka jis kite l tcheke siyati ou.

Limite tèt ou bay senk fraz

Nan chak imèl ou ekri, ou dwe itilize ase fraz yo di sa ou bezwen, pa plis. Yon pratik itil se limite tèt ou bay senk fraz.

Mwens pase senk fraz yo souvan brital ak grosye, plis pase senk fwa dechè fraz.

Li pral fè lè li pral enposib kenbe yon imèl ki gen senk fraz. Men, nan pifò ka, senk fraz yo ase.

Adopte disiplin nan senk fraz yo epi ou pral jwenn tèt ou ekri Imèl pi vit. Ou pral jwenn tou plis repons.

Sèvi ak mo kout

An 1946, George Orwell te konseye ekriven yo pa janm sèvi ak yon mo ki long kote yon kout pral fè.

Konsèy sa a pi enpòtan toujou jodi a, sitou lè w ap ekri imèl.

Mo kout yo montre respè pou lektè ou. Lè w itilize mo kout, ou te fè mesaj ou fasil pou konprann.

Menm a se laverite nan fraz kout ak paragraf. Evite ekri gwo blòk tèks si ou vle mesaj ou a dwe klè ak fasil a konprann.

Itilize vwa aktif la

Vwa aktif la pi fasil pou li. Li ankouraje tou aksyon ak responsablite. Vreman vre, nan vwa aktif la, fraz yo konsantre sou moun ki aji a. Nan vwa a pasif, fraz yo konsantre sou objè a sou ki yon moun aji. Nan vwa pasif la, li ka son tankou bagay yo ap pase poukont yo. Aktivman, bagay yo rive sèlman lè moun yo aji.

Baton nan yon estrikti estanda

Ki sa ki kle a kenbe Imèl ou kout? Sèvi ak yon estrikti estanda. Sa a se yon modèl ke ou ka swiv pou chak imèl ou ekri.

Anplis de sa nan kenbe Imèl ou kout, apre yon estrikti estanda tou ede ou ekri byen vit.

Apre yon sèten tan, ou pral devlope yon estrikti ki pral travay pou ou. Isit la se yon estrikti senp jwenn ou te kòmanse:

  • bonjou
  • Yon konpliman
  • Rezon ki fè la pou imèl ou
  • Yon apèl a aksyon
  • Yon mesaj fèmen (Fèmti)
  • Siyati

Ann gade nan chak nan sa yo nan pwofondè.

  • Sa a se premye liy imèl la. "Bonjou, [Prenon]" se yon bonjou tipik.

 

  • Lè w ap voye yon imèl bay yon moun pou premye fwa, yon konpliman se yon bon kòmansman. Yon konpliman byen ekri ka sèvi tou kòm yon entwodiksyon. Pa egzanp :

 

"Mwen te renmen prezantasyon ou sou [sijè] nan [dat]. »

"Mwen te jwenn blog ou a sou [sijè] vrèman itil. »

“Se te yon plezi pou m rankontre w nan [evènman]. »

 

  • Rezon ki fè la pou imèl ou. Nan seksyon sa a, ou di, "Mwen pral voye yon imèl pou poze kesyon sou..." oswa "Mwen t ap mande si ou ta ka ede ak..." Pafwa w ap bezwen de fraz pou eksplike rezon ou pou ekri.

 

  • Yon apèl a aksyon. Yon fwa ou te eksplike rezon ki fè yo pou imèl ou a, pa asime ke moun k ap resevwa a pral konnen kisa w dwe fè. Bay enstriksyon espesifik. Pou egzanp:

"Èske ou ta ka voye m 'fichye sa yo pa Jedi?" »

"Èske ou ta ka ekri sa a nan de semèn kap vini yo?" "

"Tanpri ekri Yann sou sa, epi fè m 'konnen lè ou te fè li. »

Pa structuration demann ou an nan fòm lan nan yon kesyon, moun k ap resevwa a envite yo reponn. Altènativman, ou ka itilize tou: "kite m 'konnen lè ou te fè sa" oswa "kite m' konnen si sa a se ok pou ou." "

 

  • fèmen. Anvan ou voye imel ou a, asire w ke ou mete yon mesaj fèmen. Sa a sèvi doub objektif la repete apèl ou a nan aksyon ak fè moun k ap resevwa a santi l byen.

 

Men kèk egzanp sou liy fèmti bon:

"Mèsi pou tout èd ou ak sa. "

“Mwen pa ka tann tande sa ou panse. »

"Kite m 'konnen si ou gen nenpòt kesyon. "

  • Pou fini panse pou ajoute siyati w anvan pa yon mesaj bonjou.

Li ta ka "Yours vrèman", "Sensèman", "Fè yon jou bèl" oswa "Mèsi".