Az e-mail az egyik fő kommunikációs eszköz a szakmai környezetben. Néhányan azonban hajlamosak megfeledkezni a szabályokról. Ez tekintettel arra, hogy az e-mail kevésbé formális, mint a levél. Fontos tudni, hogy ez mégis működő írás marad, még akkor is, ha könnyedebb vagy felhasználóbarátabb stílust képvisel. Hogyan lehet sikeres egy professzionális e-mailben? Fedezze fel azokat a gyakorlatokat, amelyeket a művészet szabályaiban alkalmazhat a megfogalmazáshoz.
Az e-mail tárgyának rövidnek kell lennie
Az első dolog, amit a címzett el fog olvasni, nyilvánvalóan az e-mail tárgya. Valójában ez az egyetlen sor, amely megjelenik a beérkező levelek között. Ezért kell rövidnek, precíznek és ügyesnek lennie. Hasonlóképpen hivatkozással kell rendelkeznie az e-mail céljára (értesítés, tájékoztatás, meghívás…). Más szavakkal, a befogadónak gyorsan meg kell értenie, mi ez, csak a téma elolvasásával.
Az e-mail tárgya megfogalmazható névleges mondatban, linkszó nélküli mondatban, 5-7 szóból álló mondatban, cikk nélküli mondatban. Íme néhány példa: "információkérés", "pályázás a ... pozícióra", "a CSE január 25-i képzésének törlése", "meghívás az X vállalat 10 éves működésére", "az értekezlet jelentése … ”Stb.
Ezenkívül vegye figyelembe, hogy egy alany hiánya miatt az e-mail nemkívánatos lehet.
A kezdő képlet
Hívási képletnek is hívják, ez jelöli az e-mail első szavait. Más szavakkal, ezek a szavak biztosítják a kapcsolatot a beszélgetőpartnerrel.
Ez a fellebbezési képlet különösen a következő tényezőktől függ:
- Kapcsolata a címzettel: ismeri a címzettet? Ha igen, akkor melyik ponton?
- A kommunikáció kontextusa: formális vagy informális?
Ezért nyilvánvaló, hogy nem ugyanúgy fogsz feletteshez fordulni, mint egy kollégához. Hasonlóképpen, ez egy másik képlet, amelyet egy idegen megszólításakor fog használni.
A fellebbezési képlet után következik az e-mail első mondata, amelyet össze kell kapcsolni a szakmai írás tárgyával.
Az e-mail törzse
Fontolja meg a fordított piramis technikát az e-mail törzsének megírásához. Ez abból áll, hogy az e-mail fő információival kezdjük, amely leggyakrabban az e-mail tárgya. Ezt követően csökkenő módon kell előidéznie a többi információt, vagyis a legfontosabbtól a legkevésbé nélkülözhetetlenné.
Azért érdemes ezt a módszert választania, mert a mondat első része a legolvasottabb és a legemlékezetesebb. 40 szavas mondatban általában csak az első rész 30% -ára emlékszik.
Az Ön e-mailjét rövid mondatokban és szakmai, mindennapi nyelven kell megírni. Ebben az értelemben kerülje a szakkifejezéseket, és ellenőrizze, hogy a mondatok között vannak-e összekötő szavak.
Végül ne felejtsd el az udvarias kifejezést az e-mail befejezéséhez. Ezután használjon egy rövid udvariasságot a végén, miközben alkalmazkodik a csere kontextusához, de a befogadóval való kapcsolatához is.
