A legtöbbünk számára az e-mail a preferált kommunikációs eszköz. Az e-mail csodálatos, mert nem kell egyszerre elérhetőnek lennie beszélgetőpartnerével a kommunikációhoz. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy előrelépjünk a folyamatban lévő kérdésekben, amikor kollégáink nem elérhetők, vagy a világ másik felén vannak.
A legtöbben azonban belefulladunk az e-mailek végtelen listájába. Egy 2016-ban közzétett jelentés szerint egy átlagos üzleti felhasználó naponta több mint 100 e-mailt kap és küld.
Emellett az e-maileket túl könnyen félreértik. Egy nemrégiben küldött Sendmail-tanulmány megállapította, hogy az 64% -a küldött vagy kapott egy e-mailt, amely haragot vagy véletlen zavart okozott.
A küldött és fogadott e-mailek mennyiségének köszönhetően, és mivel az e-maileket gyakran félreértelmezik, fontos, hogy azokat egyértelműen és tömören írjuk.
Hogyan lehet helyesen írni egy profi e-mailt
A rövid és lényegre törő e-mailek írása csökkenti az e-mailek kezelésére fordított időt, és hatékonyabbá teszi. Ha rövidre szabja az e-maileket, valószínűleg kevesebb időt fog e-mailekkel tölteni, és több időt más feladatokra. Ez azt jelenti, hogy az egyértelmű írás egy készség. Mint minden készségnek, neked is szükséged lesz rá dolgozzon a fejlesztésén.
Kezdetben ugyanolyan sokáig tarthat rövid e-mailek megírása, mint hosszú e-mailek megírása. Azonban még ebben az esetben is segíti kollégáit, ügyfeleit vagy alkalmazottait abban, hogy produktívabbak legyenek, mert kevesebb zsúfoltság lesz a postafiókjukban, amivel gyorsabban válaszolnak Önnek.
Ha világosan ír, akkor olyan emberként ismernek majd, aki tudja, mit akar, és meg is tudja tenni a dolgait. Mindkettő jót tesz a karrierlehetőségeinek.
Szóval mit kell tenni a világos, tömör és professzionális e-mailek írására?
Azonosítsa a célját
Az egyértelmű e-maileknek mindig egyértelmű célja van.
Minden alkalommal, amikor leül írni egy e-mailt, szánjon néhány másodpercet arra, hogy megkérdezze magától: „Miért küldöm ezt? Mit várok el a címzetttől?
Ha nem válaszolhat ezekre a kérdésekre, ne küldjön e-mailt. Az e-mailek írása anélkül, hogy tudnánk, hogy szükség van rá, elvesztette az idejét és a címzettét. Ha nem tudja pontosan, mit akar, nehéz lesz, hogy világosan és tömören fejezze ki magát.
Használja az "Egy dolog egy időben" szabályt
Az e-mailek nem helyettesítik a találkozókat. Az üzleti megbeszélések során minél több napirendi ponton dolgozik, annál eredményesebb a találkozó.
E-mailekkel az ellenkezője igaz. Minél kevésbé adsz különböző témákat az e-mailjeidhez, annál jobban érthető lesz a partnered.
Éppen ezért érdemes gyakorolni az „egyszerre egy dolgot” szabályt. Győződjön meg arról, hogy minden elküldött e-mail egy dologról szól. Ha egy másik projektről szeretne kommunikálni, írjon egy másik e-mailt.
Jó alkalom arra, hogy kérdezd meg magadtól: "Ez az e-mail valóban szükséges?" Ismét csak abszolút szükséges e-mailek igazolják annak a személynek a tiszteletét, akinek e-maileket küld.
Az empátia gyakorlása
Az empátia az a képesség, hogy a világot mások szemével lássuk. Amikor ezt teszi, megérti gondolataikat és érzéseiket.
E-mailek írásakor gondolj a szavakra az olvasó szempontjából. Mindent, amit írsz, kérdezd meg magadtól:
- Hogyan értelmezhetem ezt a mondatot, ha megkapom?
- Tartalmaz-e kétértelmű feltételeket a meghatározáshoz?
Ez egyszerű, ugyanakkor hatékony kiigazítás az írásmódhoz. Azokra az emberekre gondolva, akik olvasni fognak, átalakul az, ahogyan válaszolnak Önre.
Itt van egy empatikus módja annak, hogy megnézzük a világot, hogy segítsünk elkezdeni. A legtöbb ember:
- Elfoglalt. Nincs idejük kitalálni, mit akarsz, és szeretnék, ha elolvasnák az e-maileket, és gyorsan válaszolnának rá.
- Élvezze a bókot. Ha valami pozitívat mondhatsz róluk vagy munkájukról, tedd meg. A szavait nem vesztegeti el.
- Mintha megköszönnék. Ha a címzett bármilyen módon segített, ne felejtse el megköszönni neki. Ezt akkor is meg kell tenned, ha az a feladatuk, hogy segítsenek neked.
Röviden az előadásokat
Amikor először e-mailt küld valakinek, el kell mondania a címzettnek, hogy ki vagy. Általában egy mondatban meg tudod csinálni. Például: „Örülök, hogy találkoztunk az [X eseményen]. »
A bemutatkozások lerövidítésének egyik módja az, ha úgy írod le őket, mintha szemtől szemben találkoznál. Nem akarna belemenni egy ötperces monológba, ha személyesen találkozik valakivel. Tehát ne e-mailben tedd.
Nem tudod, hogy szükséges-e bevezetés. Talán már felvette a kapcsolatot a címzettel, de nem tudja, hogy emlékszik-e Önre. A hitelesítő adatait az elektronikus aláírásban hagyhatja.
Ezzel elkerülhetők a félreértések. Durvanak tűnik, ha újra bemutatkozik valakinek, aki már ismer téged. Ha nem biztos benne, hogy ismeri Önt, hagyja, hogy ellenőrizze az aláírását.
Korlátozza magát öt mondatra
Minden írott e-mailben elegendő mondatot kell használnia ahhoz, hogy elmondhassa, amire szüksége van, többé nem. Hasznos gyakorlat öt mondatra korlátozódni.
Kevesebb, mint öt mondat gyakran brutális és durva, több mint öt mondat pazarolja az időt.
Vannak idők, amikor lehetetlen lesz öt mondatot tartalmazó e-mail megtartása. De a legtöbb esetben öt mondat elegendő.
Fogadja el az öt mondat fegyelmét, és gyorsabban találja meg az e-maileket. További válaszokat kapsz.
Használjon rövid szavakat
1946-ban George Orwell azt tanácsolta az íróknak, hogy soha ne használjanak hosszú szót ott, ahol a rövid is megfelel.
Ez a tanács ma még aktuálisabb, különösen e-mailek írásakor.
Rövid szavak tiszteletben tartják az olvasót. Rövid szavak használatával könnyedén megértette az üzenetet.
Ugyanez igaz a rövid mondatokra és bekezdésekre is. Ne írjon nagy szövegblokkot, ha azt szeretné, hogy az üzenet világos és könnyen érthető legyen.
Használja az aktív hangot
Az aktív hang könnyebben olvasható. Ez cselekvésre és felelősségvállalásra is ösztönöz. Valójában az aktív hangon a mondatok a cselekvő személyre összpontosítanak. A passzív hangon a mondatok arra a tárgyra koncentrálnak, amelyre az ember cselekszik. A passzív hangon úgy tűnhet, mintha a dolgok maguktól történnének. Aktívan csak akkor történnek dolgok, ha az emberek cselekszenek.
Ragaszkodjon egy szabványos szerkezethez
Mi a legfontosabb az e-mailek rövid megtartásához? Használjon szabványos szerkezetet. Ez egy olyan sablon, amelyet minden e-mailben követhet.
Az e-mailek rövid megtartása mellett egy szabványos szerkezet követése is segít gyorsan írni.
Idővel kialakít egy olyan struktúrát, amely az Ön számára fog működni. Itt van egy egyszerű felépítés, hogy elkezdhessük:
- Köszöntés
- Egy bók
- Az e-mail oka
- Felhívás cselekvésre
- Záró üzenet (zárás)
- aláírás
Nézzük meg mindegyiküket mélyen.
- Ez az e-mail első sora. A „Hello, [First Name]” egy tipikus üdvözlés.
- Amikor először küld e-mailt valakinek, egy bók nagyszerű kezdet. Egy jól megírt bók bevezetőként is szolgálhat. Például :
„Nagyon tetszett a [dátum]-i előadásod [témában]. »
„Nagyon hasznosnak találtam a [témával] kapcsolatos blogodat. »
„Örülök, hogy találkoztunk a [rendezvényen]. »
- Az e-mail oka. Ebben a részben azt mondja: "E-mailt fogok kérdezni, hogy..." vagy "Azt kérdeztem, tudna-e segíteni..." Néha két mondatra lesz szüksége, hogy megmagyarázza, miért írt.
- Felhívás cselekvésre. Miután elmagyarázta az e-mail okait, ne feltételezzük, hogy a címzett tudja, mit kell tennie. Adjon meg konkrét utasításokat. Például:
– El tudná küldeni nekem azokat az aktákat csütörtökig? »
- Írhatnád ezt a következő két hétben? "
„Kérem, írjon erről Yannnak, és tudassa velem, ha megtette. »
Azáltal, hogy megkeresését kérdés formájában strukturálja, a címzett felkérést kap, hogy válaszoljon. Alternatív megoldásként használhatja a következőt is: "tudassa velem, amikor ezt megtette", vagy "tudassa velem, ha ez megfelel Önnek." "
- zárás. Mielőtt elküldi az e-mailt, feltétlenül mellékeljen egy záró üzenetet. Ez azt a kettős célt szolgálja, hogy megismételje cselekvésre való felhívását, és hogy a címzett jól érezze magát.
Példák a jó záróvonalakra:
„Köszönöm az összes segítséget ebben. "
„Alig várom, hogy halljam, mit gondolsz. »
- Ha kérdése van, tudassa velem. "
- Ahhoz, hogy befejezzük az elképzelések hozzáadását, melyet egy üdvözlő üzenet követ.
Lehet, hogy "Örömmel", "Tisztelettel", "Jó napot" vagy "Köszönöm".
