Határozza meg a céljához igazított standard modellt

Az üzleti életben különféle szabványos e-mail jelentéssablonokat használnak. A jelentés célja alapján a megfelelő formátum kiválasztása elengedhetetlen az üzenet világos és hatékony közvetítéséhez.

Rendszeres felügyeleti jelentésekhez, például heti vagy havi jelentésekhez válasszon egy táblázatstruktúrát a legfontosabb adatokkal (értékesítés, termelés stb.).

Költségvetési vagy forrásigény esetén írjon részekre szerkesztett fájlt egy bevezetéssel, részletes igényeivel, érveléssel és következtetéssel.

Sürgős reakciót igénylő krízishelyzetben fogadjon közvetlen és erőteljes stílust úgy, hogy néhány megdöbbentő mondatban felsorolja a problémákat, következményeket és tetteket.

Bármi is legyen a modell, ügyeljen a formázásra közcímekkel, felsorolásokkal, táblázatokkal az olvasás megkönnyítése érdekében. Az alábbi konkrét példák segítenek kiválasztani a legmegfelelőbb formátumot minden helyzethez a professzionális és hatékony e-mail jelentésekhez.

A rendszeres monitoring jelentés táblázatok formájában

A rendszeres, például havi vagy heti felügyeleti jelentés világos és szintetikus szerkezetet igényel, amely kiemeli a legfontosabb adatokat.

A táblázatos formátum lehetővé teszi a fontos mutatók (árbevétel, termelés, konverziós arány stb.) rendszerezett, olvasható módon, néhány másodperc alatt történő bemutatását.

Pontosan címezze meg táblázatait, például „Az online értékesítés alakulása (havi forgalom 2022)”. Ne felejtse el megemlíteni az egységeket.

Vizuális elemeket, például grafikákat építhet be az üzenet megerősítésére. Győződjön meg arról, hogy az adatok helyesek, és a számítások helyesek.

Minden táblázathoz vagy grafikonhoz mellékeljen egy rövid kommentárt, amely 2-3 mondatban elemzi a főbb tendenciákat és következtetéseket.

A táblázatformátum megkönnyíti a címzett számára, hogy gyorsan elolvassa a lényeges dolgokat. Ideális olyan rendszeres felügyeleti jelentésekhez, amelyek a legfontosabb adatok összefoglaló bemutatását igénylik.

Hatékony e-mail válság esetén

Gyors reagálást igénylő vészhelyzetben válasszon jelentést rövid, ütős mondatok formájában.

Jelentse be a problémát a kezdetektől fogva: „A szerverünk leállt egy támadást követően, offline állapotban vagyunk”. Ezután részletezze a hatást: kiesett forgalom, érintett ügyfelek stb.

Ezután sorolja fel a károk korlátozása érdekében tett intézkedéseket, és azokat, amelyeket azonnal végre kell hajtani. Vége egy sürgető kérdéssel vagy kéréssel: „Számíthatunk további erőforrásokra a szolgáltatás 48 órán belüli visszaállításához?”

Válsághelyzetben a legfontosabb, hogy néhány közvetlen mondatban gyorsan tájékoztassunk a nehézségekről, következményekről és a válaszokról. Üzenetének rövidnek és mozgósítónak kell lennie. Az ütős stílus a leghatékonyabb az ilyen típusú vészhelyzeti e-mail-jelentéseknél.

 

XNUMX. példa: Részletes havi értékesítési jelentés

Asszony,

Alább találja márciusi értékesítésünk részletes beszámolóját:

  1. Bolti értékesítés

A bolti eladások 5%-kal, 1 250 000 euróra csökkentek a múlt hónaphoz képest. Íme a fejlődés osztályonként:

  • Háztartási gépek: 550 000 € forgalom, stabil
  • Barkács részleg: 350 000 eurós forgalom, 3%-os csökkenés
  • Kertrészleg: 300 000 eurós forgalom, 15%-os csökkenés
  • Konyhai részleg: 50 000 eurós árbevétel, 10%-os növekedés

A kertrészleg visszaesését az e havi kedvezőtlen időjárás magyarázza. Vegye figyelembe a konyhai részleg biztató növekedését.

  1. Online értékesítés

Weboldalunkon az eladások stabilan 900 000 €-on állnak. A mobil részesedése az online eladások 35%-ára emelkedett. Új tavaszi kollekciónknak köszönhetően meredeken emelkedtek a bútorok és dekorációk eladásai.

  1. Marketing akciók

Nagymamák napi e-mail kampányunk további 20 000 eurós forgalmat generált a konyhai részlegen.

A belsőépítészeti közösségi oldalakon végzett tevékenységünk szintén növelte az eladásokat ebben a szegmensben.

  1. Következtetés

Az üzletek enyhe visszaesése ellenére eladásaink továbbra is stabilak, az e-kereskedelemnek és a célzott marketingtevékenységeknek köszönhetően. Folytatnunk kell a dekorációval és a bútorokkal kapcsolatos erőfeszítéseinket, hogy kompenzáljuk a kertészeti részleg szezonális visszaesését.

Bármilyen pontosításért készséggel állok rendelkezésére.

Üdvözlettel

Jean Dupont Eladó Keleti szektor

Második példa: További költségvetési kérelem egy új termékcsalád elindításához

 

Főigazgató asszony,

Megtiszteltetés számomra, hogy további költségvetést kérhetek Öntől új termékcsaládunk 2024 júniusára tervezett bevezetésének részeként.

Ez a stratégiai projekt 20 további referenciával kívánja kiterjeszteni kínálatunkat a biotermékek élénk szegmensére, ahol a kereslet évente 15%-kal nő.

Az indulás sikerének garantálásához elengedhetetlen további erőforrások mozgósítása. Íme a számszerű javaslataim:

  1. A csapat ideiglenes erősítése:
  • 2 főállású fejlesztő toborzása 6 hónapon keresztül a csomagolás és a műszaki dokumentáció véglegesítésére (költség: 12000 XNUMX €)
  • Egy digitális marketing ügynökség támogatása 3 hónapig a webkampányhoz (8000€)
  1. Marketing kampány:
  • Médiaköltségvetés közösségi oldalainkon megjelenő kiadványaink támogatására (5000 €)
  • E-mailek készítése, küldése: grafikai tervezés, szállítási költség 3 kampányra (7000€)
  1. Fogyasztói tesztek:
  • Fogyasztói panelek szervezése a termékekkel kapcsolatos visszajelzések gyűjtésére (4000 €)

Ez összesen 36 000 euró a stratégiai indulás sikeréhez szükséges humán- és marketingerőforrások telepítésére.

Készséggel állok rendelkezésére, hogy ezt a következő találkozónkon megvitassuk.

A visszatérés függvényében,

Cordialement,

John Dupont

Projekt menedzser

 

Harmadik példa: Az értékesítési osztály havi tevékenységi jelentése

 

Tisztelt Durandné!

Alább találja értékesítési osztályunk márciusi tevékenységi jelentését:

  • Ügyfélkereső látogatások: Értékesítési képviselőink 25, az ügyfélállományunkban azonosított potenciális ügyféllel vették fel a kapcsolatot. 12 találkozót rögzítettek.
  • Elküldött ajánlatok: 10 kereskedelmi ajánlatot küldtünk a katalógusunk kulcsfontosságú termékeire, amelyek közül 3 már át lett konvertálva.
  • Szakkiállítások: Az Expopharm kiállításon mintegy 200 érdeklődőt vonzunk standunkra. Közülük 15-öt jövőbeli találkozókká alakítottunk át.
  • Képzés: Új munkatársunk, Lena egy hét helyszíni képzésen vett részt Marcival, hogy megismerkedjen termékeinkkel és értékesítési lehetőségeinkkel.
  • Célok: A hónap során 20 új szerződés megkötésére vonatkozó kereskedelmi célunkat elértük. A megtermelt forgalom eléri a 30 000 eurót.

Továbbra is törekszünk ügyfeleink listájának fejlesztésére, ne habozzon, küldje el javaslatait.

Üdvözlettel

Jean Dupont értékesítési vezető

 

Negyedik példa: Részletes heti tevékenységi jelentés – Szupermarket Pékség

 

Chers kollégák,

Alább találja pékségünk részletes tevékenységi jelentését a március 1-7.

Termelés :

  • Átlagosan 350 hagyományos bagettet gyártottunk naponta, összesen 2100 darabot a héten.
  • A teljes mennyiség 5%-kal nőtt az új sütőnknek köszönhetően, amely lehetővé teszi a növekvő igények kielégítését.
  • Speciális kenyérkínálatunk (vidéki, teljes kiőrlésű, gabonafélék) változatossá válása meghozza gyümölcsét. A héten 750-et sütöttünk.

Értékesítés:

  • A teljes forgalom 2500 €, ami stabil a múlt héthez képest.
  • Továbbra is a bécsi péksütemények a legkelendőbbek (680 euró), ezt követik az ebédtápszerek (550 euró) és a hagyományos kenyér (430 euró).
  • A vasárnap délelőtti eladások különösen erősek voltak (1200 eurós forgalom) a különleges villásreggeli ajánlatnak köszönhetően.

Ellátás:

  • 50 kg liszt és 25 kg vaj fogadása. A készletek megfelelőek.
  • Arra gondolok, hogy jövő hétre rendelek tojást és élesztőt.

személyzet:

  • Julie a jövő héten nyaralni fog, átrendezem a menetrendeket.
  • Köszönet Bastiennek, aki túlórákat biztosít eladó.

problémák:

  • Az érmemechanizmus meghibásodása kedd reggel, napközben javította a villanyszerelő.

Üdvözlettel

Jean Dupont menedzser

 

Ötödik példa: Sürgős probléma – A könyvelési szoftver hibás működése

 

Helló mindenki,

Ma délelőtt a könyvelési szoftverünkben olyan hibák vannak, amelyek megakadályozzák a számlák rögzítését és a főkönyv figyelését.

Informatikai szolgáltatónk, akivel megkerestem, megerősíti, hogy egy friss frissítés kérdéses. Dolgoznak a javításon.

Ezalatt nem tudjuk rögzíteni a tranzakciókat, és a készpénzfigyelés is megszakad. Fennáll a veszélye, hogy nagyon gyorsan lemaradunk.

A probléma ideiglenes megoldása:

  • Írd le a számláidat/költségeidet egy sürgősségi excel fájlba, amit lekérek
  • Ügyfeleink kérdéseivel kapcsolatban hívjon, hogy élőben igazolhassam a fiókokat
  • Minden tőlem telhetőt megteszek, hogy tájékoztassalak a fejleményekről.

Szolgáltatónk teljes mértékben készen áll, és reméli, hogy ezt a problémát legfeljebb 48 órán belül megoldja. Tudom, hogy ez a meghibásodás rossz, köszönöm megértését. Kérem, tájékoztasson minden sürgős problémáról.

Cordialement,

Jean Dupont könyvelő