A jelentés relevanciája az, hogy minden információt megad, anélkül, hogy száz oldalt kellene átvezetnie. Ha korlátozni kellene magunkat, hogy a találkozókon másoljuk át a csereprogramokat, nagy mennyiségű dokumentumot kapnánk. Ez azonban elkerülhető, ha a jelentések elkészülnek, és különösen akkor, ha a helyes módszertannal történik. A munkaértekezletek, szemináriumok, missziók, sok pont vitatott, hosszú előadások készültek, nehéz kihívásokat azonosítottak. Mindezt bemutatni kell a cég munkatársainak, a szemináriumoknak vagy a műveletek szponzorainak. akkor, hogyan kell jelentést készíteni ebben a kontextusban? Ennek megírása nem könnyű feladat, különösen, ha ki kell emelnie a jelentés összes kötelező elemét.

Általánosságok és sajátosságok jelentés készítéséhez

A jelentésnek teljes körűen be kell jelentenie az ülés során meghozott döntéseket, valamint a vizsgált témákat. Meg kell jelennie a beszélgetések során felidézett általános vonalakat. Ez megbízható referenciaérték a vállalat minden alkalmazottjának. Sőt, nem mindenki lehet egyszerre üléseken betegség vagy más okok miatt. Ezért a jelentés lehetővé teszi, hogy ugyanolyan szintű információkkal rendelkezzen, mint a többiek. az jelentés készítése írásban jelenik meg, teljesen különbözik a jegyzőkönyvek vagy a megbeszélések egyszerű állításaitól.

Ha az ülésen dokumentumokat mutattak be, ezeket meg kell említeni. Szerezd meg azokat a webhelyeket is, ahol találja őket, vagy készítsen egy fénymásolatot, amelyet csatolnia kell a jelentéséhez. Amikor döntés születik arról, hogy a fellépéseket meg kell tenni, meg kell határozni, hogy ki hajtja végre azokat. Ugyanígy ki kell emelni a találkozó során meghatározott végrehajtási időt. Miután ezeket a műveleteket meghatározták, könnyű lesz megadni a résztvevők számára a következő megbeszéléseken a résztvevőket a konkrétan tett konkrét összefoglalásokról. Jelentést írjon, az abszolút semlegességre való törekvést, a helyesbítendő pontokat, az ülés során tapasztalt nehézségeket fel kell hívni. Mutassa be az összes pozitívumot is, amelyek észrevehetők.

Tudja, hogyan kell jelentést írni

Un jelentést az eseménytől számított órán belül kell megírni. Ha az utána következő napokat várod, biztos, hogy néhány fontos információt hagy. Ugyanígy az írás közvetlensége lehetővé teszi, hogy az összes eseményt saját kontextusába tegye. A tömörség a kulcsszó egy jó jelentés írásakor. Minden szükséges információ az olvasónak ki kell mutatnia. Kerülje el a felesleges vagy a fordulatok túl hosszú. Menj egyenesen a pontra.

Önt írj egy jó jelentést, be kell mutatni azokat a pontokat, amelyek a napirendet érdekelték. Készítsen tökéletesen strukturált szöveget, mert így gördülékenyebb lesz az olvasás. Általánosságban elmondható, hogy a bemutatás a bevezetésben, a fejlesztésben és a következtetésben megfelelő dokumentum. A jelentés törzsében annyi bekezdés szerepelhet, ahány pontot tanulmányozott. A tervet szintén nagyon komolyan kell venni. Elemző tervet fog készíteni, ha az egész megbeszélést egyetlen probléma is felöleli. Másrészt, ha sok pontot rendeztek, akkor egy tematikus tervet kell készíteni, amely ezeket csökkenő fontossági sorrendben mutatja be. A jelentés lezárásának szintjén szükséges lesz, hogy egyértelműen kiemelkedjenek azok a pontok, amelyeket még tanulmányozni kell. Ugyanez természetesen azokra a feladatokra is, amelyeket még végre kell hajtani. Végül, egy releváns jelentés megírásához előnyös lenne meglehetősen pontos ismeretekkel rendelkezni azon a területen, amelyen a kérdéseket megvitatják. Ez lehetővé teszi rövid és szintetikus szövegek előállítását megfelelő terminológiával.

A jelentések készítésének kritériumai

Figyeljük jelentések készítésének kritériumait elengedhetetlen, lehetővé teszi, hogy tárgyilagosak és eseményekhez hűek legyünk. Kerülje a személyes vélemény kifejtését vagy a döntések tetszését. Kerülni kell az értekezlet résztvevőinek összes beszédének átírását. Az elhangzottak lényegének, a nagy vonalaknak a megemlítésére kell korlátozódnia.

Ennek elérése érdekében az Ön felelőssége kiválasztani az információkat. A válogatás során kerülje a különösen a tartozékra való összpontosítást, míg a megbízó nem jelenik meg a jelentésből. Tegyen igazi erőfeszítést az információk összegzésére és fontossági sorrendbe rendezésére.

Kerülje el a személyes kifejezések használatát, vagyis az "I" és a "WE" elkerülését, ami a szerző személyes beavatkozását sugallja. Mivel a lehető legmagasabbnak kell maradnia, ne használjon mellékneveket vagy adverbeket. Ügyeljen arra, hogy minimalizálja az ismétlést a szövegben.

Hasonlóképpen meg kell tiltani minden olyan megjegyzést, amely eltávolítja a vitát. Fontos továbbá a nyelvtan, szókincs és a helyesírás. A franciáknak kifogástalanoknak kell lenniük.

Válassza ki a jelentésírás stílusát

Mielőtt elkezdené, először gondolja át a jelentés írási stílus amit meg fogsz tenni:

  • Az átfogó stílus kezdőknek

Ha ez az első alkalom, amire szüksége van írj egy jelentéstjobb az Ön számára a kimerítő stílus kiválasztása. Ez a stílus még célszerűbb, ha a szemináriumon vagy a találkozón tett előadások elkészültek a PowerPoint programmal. Szükséges tehát elkerülni az információk szükségtelen csökkentését. Szükséges azonban átgondolni a transzkripciót, elkerülni mindent, ami már nem lenne jelentés. Ha ezt a stílust választja, gondoskodnia kellett a szeminárium rögzítéséről.

A helyiség felszereléséhez megfelelő készüléket hozhat létre, vagy kérheti az ellenőrző helyiség által készített felvételeket. Ha nem szeretne felvételt készíteni, vegyen jegyzeteket a lehető leggyorsabban. Legyen hatékony és gyors. Minden olyan dokumentumot, amelyet a szemináriumon megosztanak, a birtokában kell lennie. Ezeket a dokumentumokat egyszerűen csatolhatja a jegyzőkönyvhöz. Nem szükséges megismételni. Csak győződj meg róla, hogy beveszed őket a jelentés testébe.

  • Vegyes stílus

Közvetlen stílus lesz és teljesen semleges. Az esetek megvitatásakor célszerűbb egy névleges forma kiválasztása. Ez az űrlap lehetővé teszi az egyes felszólalók nevének, utónevének és szolgáltatásainak megemlítését.

  • Az űrlap szintjén

Jelölje ki a találkozó dátumát, a résztvevőket és a programot. Győződjön meg arról, hogy az információ a lehető legmegbízhatóbb, frissítve a szeminárium előrehaladtával.

Milyen információkat kell találni a jelentésben?

Önt jelentést készít egy ülésrőlmeg kell kezdenie a kérdéses cég nevével. Tegye fel a koordinátáit is. Ezt követően jelölje ki a dokumentum címét és az író személyazonosságát. Add meg a találkozó dátumát, valamint a helyet, ahol tartják. Ezenkívül számolni kell azokkal a személyekkel is, akik ténylegesen részt vettek az ülésen. Említse meg a távolléteket, valamint azokat, akik kifogást nyújtották a távollétükért.

Ezen emberek közül emelje ki a vállalaton belüli megfelelő funkcióikat is. Ezután emelje ki az értekezlet célját, amelyet általában napirendnek neveznek. Ezután mutassa be a megvitatott témákat úgy, hogy mindegyikhez címet ad. Szükséges lesz, hogy a viták végén hozott állásfoglalások egyértelműen kiemelkedjenek. Ne felejtse el elhelyezni az aláírását, fontos, hogy ismerjük a feljelentést író személy kilétét.

Ajánlás a misszió jelentés elkészítéséhez

La egy misszió jelentésének megírása még konkrétabb feladat. Az ellenőrzési missziókat, humanitárius missziókat, okleveles könyvelői missziókat vagy akár jogi missziókat egyetlen jelentésbe kell tömöríteni. Ezt az összefoglalót el kell küldeni a misszió szponzorának. Ebben az esetben ki kell emelnie megfigyeléseit, de ajánlásait és elemzéseit is:

  • A tervezési szakasz

A jelentés első oldalán fel kell tüntetni az ügynökök nevét és a meghatalmazott képviselő (k) nevét. Meg kell jelennie a megbízatás dátumának, céljának és időtartamának is. Összefoglaló szinten világosan meg kell jelennie a misszió legnyilvánvalóbb aspektusainak. Jobb összefoglalni, mielőtt bemutatkozna.

A bevezetőnek egyértelműnek kell lennie, és teljes körűen felsorolnia kell azokat a kérdéseket, amelyekkel a küldetés során foglalkoztak. A fejlesztésben meg kell jelölni az ügynök(ek) cégeit. A kiküldetést engedélyező levél lényegi részét is át kell írnia. Ez lehetővé teszi a misszió kereteinek és költségvetésének kiemelését.

  • Egyéb említések

A tárgy, a szakértői bizottság neve és feladataik. A szakértelem módja, a misszió előjogának számító nehézségek. Mindezeket nyilvántartásba kell venni. Valahányszor interjúkat folytatnak a struktúra tagjaival, el kell készíteni a megfelelő jelentéseket, és be kell őket illeszteni a misszió általános jelentésébe.

Ha a küldetése során garantálta néhány beszélgetőpartnerének anonimitását, átírhatja az általuk Önnek küldött információkat nem nominatív statisztikai formában. Ügyeljen arra, hogy jól kidolgozott következtetéssel jelölje meg az ügynök szellemét. Végül csatolhatja az elemzésekhez, beszámolókhoz, mérésekhez szükséges jelentéseket és mindenekelőtt egy kimerítő bibliográfiát.

  • Kis ajánlások

Önt írj egy jó jelentést, a dokumentumnak tömörnek és tömörnek kell lennie, grafika, fotók és még tervek is használhatók. Ha az elemzések nagyon részletes részleteket tartalmaznak, tegyük őket függelékekbe. Mivel a dokumentumot mindenki elolvashatja, ne használjon túlságosan technikai feltételeket és érthetetlen a közös olvasó számára. Ha fel kell tenned őket, gyorsan magyarázd el.

Jelentésében legyenek címsorok és alcímek, teljes jelölésekkel, bekezdésekkel és számozással. Ne érezze úgy, hogy az összes dokumentumot csatolnia kell. Lényegében csak azokra korlátozódjon, akiket a missziójelentésében megemlített. Kerülje el azokat a hibákat, amelyek rontják munkája szakmai oldalát. A hibák kijavításához töltsön le olyan javító szoftvert, mint a Cordial vagy az Antidote. Vagy kérjen egy közeli személyt egy utolsó olvasatról, aki felméri munkája relevanciáját is. Még gyorsan meg tudja mondani, hogy érthető-e vagy sem.

A jelentés végül rövid vagy akár szinoptikus. A szinoptikusan Word vagy Excel formátumú táblázatokkal történik. Másrészről a stenográfiai csoport az összes információt kronologikusan csoportosítja oly módon, hogy átírást végez, ami időnként integrálható. Jól írj, jelentésed archívumként és további információkként szolgál majd az alkalmazottak számára.