Az e-mail régóta az üzleti kommunikáció elengedhetetlen eszköze, de a Sendmail által végzett közvélemény-kutatás. Kiderült, hogy a szakemberek 64%-ánál okozott feszültséget, zavart vagy egyéb negatív következményeket.

Szóval, hogyan lehet ezt elkerülni e-mailjeivel? És hogyan írhat e-maileket a kívánt eredményekkel? Ebben a cikkben áttekintjük azokat a stratégiákat, amelyek segítségével az e-mailek használata világos, hatékony és sikeres.

Egy átlagos irodai dolgozó napi 80 e-maileket kap. Ezzel a levélmennyiséggel az egyes üzenetek könnyen elfelejthetők. Kövesse ezeket az egyszerű szabályokat, hogy az e-mailjeit észrevegyék és használják.

  1. Ne kommunikálj túl sokat e-mailben.
  2. Jól használja az objektumokat.
  3. Tegyél világos és rövid üzeneteket.
  4. Légy udvarias.
  5. Ellenőrizze a hangot.
  6. Újraolvastam.

Ne kommunikálj túl sokat e-mailben

A munkahelyi stressz egyik legnagyobb forrása az emberek által kapott e-mailek hatalmas mennyisége. Tehát, mielőtt elkezdesz írni egy e-mailt, tedd fel magadnak a kérdést: „Valóban szükséges ez?”

Ebben az összefüggésben a telefont vagy az azonnali üzenetküldést kell használnia olyan kérdések megválaszolásához, amelyek valószínűleg visszamenőleges megbeszélések tárgyát képezik. Használjon kommunikációs tervezési eszközt, és határozza meg a legjobb csatornákat a különböző típusú üzenetekhez.

Ha csak lehetséges, személyesen adja meg a rossz híreket. Segít az empátiával, az együttérzéssel és a megértéssel való kommunikációban, és visszaváltani magát, ha az üzenetet hibásan vették el.

Jól használja az objektumokat

Az újság főcíme két dolgot tesz: felkelti a figyelmet, és összefoglalja a cikket, így eldöntheti, hogy elolvassa-e vagy sem. Az e-mail tárgysorának ugyanezt kell tennie.

Egy objektum Az üres területet nagyobb valószínűséggel figyelmen kívül hagyják vagy elutasítják „spamként”. Ezért mindig használjon néhány jól megválasztott szót, hogy elmondja a címzettnek, hogy miről szól az e-mail.

Érdemes lehet a dátumot beleírni a tárgyba, ha üzenete egy szokásos e-mail sorozat része, például egy heti projektjelentés. A választ igénylő üzenetekhez cselekvésre ösztönzőt is megadhat, például: „Kérjük, november 7-ig”.

READ  Hogyan lehet javítani a munkahelyi írás szintjét?

Egy jól megírt tárgysor, mint az alábbi, megadja a legfontosabb információkat anélkül, hogy a címzettnek meg kellene nyitnia az e-mailt. Ez figyelmeztetésül szolgál, amely emlékezteti a címzetteket az értekezletre, amikor ellenőrzik a beérkezett üzeneteiket.

 

Rossz példa Jó példa
 
Tárgy: találkozó Tárgy: Találkozó a PASSERELLE folyamatról - 09. február 25-én reggel 2018 órakor

 

Tartsa tisztán és röviden az üzeneteket

Az e-maileknek, mint a hagyományos üzleti leveleknek, világosnak és tömörnek kell lenniük. Tartsa rövid és pontos mondatait. Az e-mailnek közvetlennek és informatívnak kell lennie, és tartalmaznia kell az összes vonatkozó információt.

A hagyományos levelekkel ellentétben több e-mail küldése nem kerül többe, mint egy. Tehát ha több különböző témában kell kommunikálnia valakivel, fontolja meg, hogy mindegyikhez írjon külön e-mailt. Ez tisztázza az üzenetet, és lehetővé teszi a levelező számára, hogy egyszerre csak egy témára válaszoljon.

 

Rossz példa Jó példa
Tárgy: Az értékesítési jelentés módosításai

 

Szia Michelin,

 

Köszönjük, hogy elküldte ezt a jelentést a múlt héten. Tegnap olvastam, és úgy érzem, hogy a 2. fejezet pontosabb információkat kíván meg eladási adatainkkal kapcsolatban. Szerintem is lehetne formálisabb a hangvétel.

 

Ezen túlmenően szeretném tájékoztatni Önöket, hogy péntekre egyeztettem a PR-osztállyal az új reklámkampányról. 11:00-kor van, és a kis konferenciateremben lesz.

 

Kérem jelezze, ha elérhető.

 

Köszönöm,

 

Camille

Tárgy: Az értékesítési jelentés módosításai

 

Szia Michelin,

 

Köszönjük, hogy elküldte ezt a jelentést a múlt héten. Tegnap olvastam, és úgy érzem, hogy a 2. fejezet pontosabb információkat kíván meg eladási adatainkkal kapcsolatban.

 

Azt is gondolom, hogy a hang sokkal formálisabb lehet.

 

Meg tudná-e jegyezni ezeket a megjegyzéseket?

 

Köszönjük a kemény munkát!

 

Camille

 

(Camille ekkor újabb e-mailt küld a PR-találkozóról.)

 

Itt fontos az egyensúly megteremtése. Nem akarsz valakit e-mailekkel bombázni, és érdemes több kapcsolódó pontot egy bejegyzésben összevonni. Ha ez megtörténik, legyen egyszerű számozott bekezdésekkel vagy felsorolásjelekkel, és fontolja meg az információ kis, jól szervezett egységekre történő „vágását”, hogy könnyebben megemészthető legyen.

Vegye figyelembe azt is, hogy a fenti jó példában Camille megadta, mit szeretne a Michelintől (ebben az esetben módosítsa a jelentést). Ha segítesz az embereknek megtudni, mit akarsz, nagyobb valószínűséggel megadják azt neked.

Légy udvarias

Az emberek gyakran úgy gondolják, hogy az e-mailek kevésbé formálisak lehetnek, mint a hagyományos betűk. De az Ön által küldött üzenetek tükrözik a saját szakértelmét, az értékek és a részletekre való figyelem fontos, így bizonyos mértékű formalitás szükséges.

Hacsak nincs jó viszonyban valakivel, kerülje az informális nyelvezetet, a szlengeket, a zsargont és a nem megfelelő rövidítéseket. A hangulatjelek segíthetnek tisztázni szándékát, de a legjobb, ha csak olyan emberekkel használja őket, akiket jól ismer.

Zárja be az üzenetet "Tisztelettel", "Jó napot / estet neked" vagy "Jó neked" a helyzettől függően.

A címzettek dönthetnek úgy, hogy kinyomtatják az e-maileket, és megosztják azokat másokkal, ezért mindig legyen udvarias.

Ellenőrizze a hangot

Amikor találkozunk az emberek szemtől-szembe, a testbeszédet, az énekhangokat és az arckifejezéseket használjuk az érzésük értékelésére. Az e-mail megfosztja tőlünk ezt az információt, ami azt jelenti, hogy nem tudjuk, hogy mikor értették meg az üzeneteinket.

A választott szavak, a mondat hossza, az írásjelek és a nagybetűk könnyen félreértelmezhetők vizuális és hallási jelzések nélkül. Az alábbi példában Louise azt gondolhatja, hogy Yann frusztrált vagy dühös, de valójában jól érzi magát.

 

Rossz példa Jó példa
Louise,

 

Szükségem van a jelentésére ma 17 óráig, különben lekésem a határidőt.

 

Yann

Szia Louise,

 

Köszönjük, hogy keményen dolgozott a jelentéssel kapcsolatban. Meg tudná adni a 17 órák előtt a verziót, hogy ne hagyjam ki a határidőt?

 

Előre is köszönöm,

 

Yann

 

Gondoljon az e-mail „érzelmére” érzelmi szinten. Ha szándékait vagy érzelmeit félre lehet érteni, találjon kevésbé egyértelmű módszert szavainak megfogalmazására.

korrektúrázás

Végül, mielőtt a „Küldés” gombra kattintana, szánjon egy kis időt e-mailjének ellenőrzésére, hogy nem tartalmaz-e helyesírási, nyelvtani és írásjel-hibákat. Az Ön e-mailjei ugyanúgy részét képezik a szakmai imázsának, mint a viselt ruhák. Ezért rosszindulatú, ha sorozatosan hibákat tartalmazó üzenetet küldenek.

A korrektúra során ügyeljen az e-mailek hosszára. Az emberek nagyobb valószínűséggel olvasnak rövid, tömör e-maileket, mint a hosszú, leválasztott e-maileket, ezért győződjön meg róla, hogy e-mailjei a lehető legrövidebbek, a szükséges információk kizárása nélkül.

Kulcspontok

Napjaink nagy részét a legtöbbünk a e-mailek olvasása és összeállítása. De az általunk küldött üzenetek zavaróak lehetnek mások számára.

Hatékony e-mailek írásához először kérdezd meg magadtól, hogy valóban ezt a csatornát kell-e használni. Néha lehet, hogy jobb a telefon.

Tegye az e-maileket tömörnek és pontosnak. Csak azoknak küldje el őket, akiknek igazán szükségük van rájuk látni, és egyértelműen jelezni, hogy mit szeretne a címzett következő lépésében.

Ne feledje, hogy e-mailjei professzionalizmusát, értékeit és a részletekre való odafigyelését tükrözik. Próbáld elképzelni, hogy mások hogyan értelmezhetik üzeneted hangnemét. Legyen udvarias, és mindig ellenőrizze, hogy mit írt, mielőtt megnyomja a „küldés” gombot.