Kiváló kommunikáció: Távollét üzenet a recepciósoknak
A recepciós szerepe elengedhetetlen az emlékezetes első benyomás megteremtésében. Egy jól átgondolt, irodán kívüli üzenet továbbra is közvetítheti ezt a pozitív érzést, még távollétében is.
Hozzon létre egy meleg és professzionális üzenetet
Ennek tükröznie kell az Ön cégének arculatát, és biztosítania kell a látogatókat és a hívókat, hogy az igényeiket kielégítik.A recepciós, a frontvonalban, a cég arculatát testesíti meg. A távollét üzenetének ezért világos tájékoztatást és meleg fogadtatást kell kombinálnia, tükrözve ezt a fontosságot.
Távollétének időpontját egyértelműen fel kell tüntetni. Alternatív kapcsolattartó megadása azt mutatja, hogy előrelátóan látja a szolgáltatás folyamatosságát. Ennek a kapcsolattartónak megbízhatónak és hozzáértőnek kell lennie, és képesnek kell lennie a kérések kezelésére, amíg Ön távol van.
A távollét üzenete lehetőséget kínál arra, hogy bizalmat és megbecsülést építsen ki az ügyfelek és a kollégák részéről. Emlékeztetőül szolgálhat vállalatának a kivételes ügyfélszolgálat iránti elkötelezettségére is.
Ez a vállalat üdvözlő arcaként betöltött szerepének kiterjesztése. Ha követi ezeket a tippeket, biztosíthatja, hogy az irodán kívül üzenet továbbra is tükrözze professzionalizmusát és meleg személyiségét.
Üzenetminta a recepciósnak
Jó napot,
Szabadságon leszek [vég dátumáig]. Ebben az időszakban nem fogok tudni fogadni hívásokat, illetve időpontokat kezelni.
Bármilyen sürgető helyzet vagy szükséges támogatás esetén [a kolléga vagy osztály neve] továbbra is az Ön rendelkezésére áll. Gyors válaszért lépjen kapcsolatba vele az [e-mail/telefonszám] címen.
Amikor visszatérek, lelkes és lendületes fogadtatásra számíthatok.
Cordialement,
[Név]
Recepciós
[Vállalati logó]