Sikeres szakmai e-mail: hogyan néz ki?
Az e-mail nagyobb sebességet garantál az üzenetek továbbításában. De nem úgy írunk professzionális e-mailt, ahogy beszélünk, még kevésbé ugyanúgy, ahogy levelet vagy e-mailt írunk. Boldog közeget lehet találni. Három kritérium teszi lehetővé a sikeres szakmai e-mail azonosítását. Ez utóbbinak udvariasnak, tömörnek és meggyőzőnek kell lennie. Minket csak az udvariassági kódok érdekelnek, ahogy az a professzionális e-mailekhez illik.
Egy udvarias e-mail: Mi az?
A sikerhez a professzionális e-mailnek udvariasnak kell lennie, azaz egy fellebbezéssel az elején és egy udvarias formulával a végén. Minden képletet annak a személynek vagy státuszának megfelelően kell kiválasztani, akinek a címzettje. Ez tehát a küldő és a címzett közötti kapcsolattól vagy a tudás mértékétől függ.
Mint tudják, minden üzletben létezik kódírás. Az udvarias formulát a levelezőket elválasztó hierarchikus távolság mértékéig támogatjuk.
Hívjon képleteket professzionális e-mailben
A professzionális e-mailekben számos hívási lehetőség van:
- Helló
Használatát időnként kritizálják. De ezt a formulát néha használják olyan emberek megszólítására, akiket ismerünk, de akikkel nem építettünk ki elég erős köteléket.
- Üdvözlet mindenkinek
Ezt az udvarias formulát két feltétellel használják. Az első az, hogy a levelet egyszerre több címzettnek címezzük. A második az, hogy ez egy tájékoztató jellegű e-mail.
- Hello, majd a keresztnév
Ez a hívási képlet akkor használatos, ha a címzett egy kolléga vagy egy ismert személy.
- Címzett keresztneve
Ebben az esetben egy olyan személyről van szó, akit személyesen ismer, és akivel gyakran érintkezik.
- kisasszony vagy uram
Ez egy formális kapcsolat, amikor a címzett nem fedte fel önnek kilétét.
- kedves
Ez a fellebbezési forma olyan helyzetekre vonatkozik, amelyekben nem tudja, hogy a címzett férfi vagy nő.
- Igazgató úr / Professzor úr…
Ezt az udvarias formulát akkor használják, ha a beszélgetőpartnernek egy bizonyos címe van.
Udvarias kifejezések egy professzionális e-mail végén
Az előző esethez hasonlóan számos udvarias képlet létezik egy professzionális e-mail befejezésére, figyelembe véve a címzett profilját. Ezek közül idézhetjük:
- Üdvözlettel
- tied
- barátságok
- Tiszteletteljes üdvözlet
- Cordiales üdvözlet
- Tisztelettel üdvözlöm
- Üdvözlettel
Bárhogy is legyen, az udvariasság az újraolvasás ismeretében is jár. Lehet, hogy nem tudja, de a szakmai világban élők többsége számára a hibáktól hemzsegő e-mailek figyelmen kívül hagyását jelzik a címzett felé. Ezért, amennyire csak lehetséges, saját magának kell lektorálnia, hogy megbizonyosodjon a nyelvtani és szintaktikai szabályok betartásáról.
Egy másik lényeges pont, a rövidítés. Ki kell tiltani a szakmai e-mailekből, még akkor is, ha ez egy kollégák közötti e-mail.