A távolléti üzenetek fontos munkaírás. De sok okból figyelmen kívül hagyhatók. Ezt az írásuk kontextusa magyarázza, és néha azzal, hogy nem veszik figyelembe az általuk gyakorolt hatást.
Valójában a távollét üzenete automatikus üzenet. Válaszként elküldve minden üzenetre, amelyet egy időintervallumon belül vagy meghatározott időtartamon belül kaptunk. Néha az üzenetet a szabadságra bocsátás keretében készítik el. Ez az időszak, amikor valószínűleg már máshol gondolkodik, lehet, hogy nem a legjobb alkalom az üzenet megírására.
Mi értelme konfigurálni az automatikus távollétüzenetet?
A munkaüzenet hiánya sok szempontból fontos. Arra szolgál, hogy értesítse minden dolgozóját a távollétéről. Azt is szolgálja, hogy olyan információkat nyújtson, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy folytathassák tevékenységüket, amíg visszatérnek. Ez az információ elsősorban a gyógyulás dátuma, a sürgősségi kapcsolatfelvételi adatok, vagy a kolléga elérhetőségei, akikkel vészhelyzetben kapcsolatba léphet. Mindezekre figyelemmel a távollét üzenete minden szakember számára alapvető kommunikációs aktus.
Mely hibákat érdemes elkerülni?
Tekintettel a távollét üzenetének fontosságára, több paramétert is figyelembe kell venni, hogy ne sokkolja vagy tiszteletben tartsa beszélgetőtársát. Jobb, ha túl tiszteletteljesnek hangzol, mint tiszteletlen. Tehát nem használhat olyan kifejezéseket, mint az OUPS, a pff stb. Figyelembe kell vennie az összes érintett profilját. Ezért ne írjon úgy, mintha csak a munkatársaival beszélgetne, amikor felettesei, ügyfelei, beszállítói vagy akár hatóságai üzenetet küldhetnek Önnek.
Ennek elkerülése érdekében lehetséges, hogy az Outlook távoli üzenetet küld a belső vállalati levelekhez, és egy másik üzenetet a külső levelekhez. Mindenesetre figyelembe kell vennie az összes profilt ahhoz, hogy jól strukturált távollétüzenetet készítsen.
Ezenkívül az információnak hasznosnak és pontosnak kell lennie. Kerülje az olyan félreérthető üzeneteket, mint a "holnaptól hiányzom", tudva, hogy aki megkapja ezt az információt, nem fogja tudni a "holnap" dátumát.
Végül kerülje az ismerős és alkalmi hangvétel használatát. Valóban, a láthatáron lévő nyaralás eufóriája miatt túlságosan ismerős hangot használhat. Ne felejtsd el, hogy profi maradj a végéig. Szó szerint a kollégákkal ez megtörténhet, de főleg nem a munkadokumentumokkal összefüggésben.
Milyen típusú hiányzási üzenetet válasszon?
Mindezek a buktatók elkerülése érdekében válasszon egy hagyományos stílust. Ez magában foglalja a kereszt- és vezetéknevet, a fogadott üzenet feldolgozásának idejét és a vészhelyzet esetén felveendő személy (eke) t.
