Egy átlagos francia alkalmazott a hét körülbelül negyedét tölti azzal, hogy naponta több száz e-mailt néz át, amelyeket küld és fogad.
Annak ellenére, hogy időnk nagy részében beragadtunk a postafiókba, sokan, még a legprofibbbak is, még mindig nem tudják, hogyan kell használni a e-mailben megfelelő módon.
Valójában, mivel az üzenetek mennyiségét naponta olvasjuk és írjuk, nagyobb valószínűséggel zavarba ejtünk hibákat, amelyek komoly üzleti következményekkel járhatnak.
Ebben a cikkben meghatároztuk a legfontosabb "cybercourt" szabályokat.
Írjon be egy világos és közvetlen tárgysort
Példák a jó tárgysorra: „Megváltozott az ülés dátuma”, „Gyors kérdés az előadással kapcsolatban” vagy „Javaslatok az ajánlathoz”.
Az emberek gyakran a tárgysor alapján döntenek úgy, hogy megnyitnak egy e-mailt, és olyant választanak, amely tudatja az olvasókkal, hogy aggályaikkal vagy munkahelyi problémáikkal foglalkozik.
Használjon professzionális e-mail címet
Ha egy cégnél dolgozik, akkor a céges e-mail címét kell használnia. De ha személyes e-mail fiókot használ, akár önálló vállalkozó, akár alkalmanként üzleti levelezésre szeretné használni, akkor ennek a címnek a kiválasztásakor legyen körültekintő.
Mindig legyen egy e-mail címe, amelyen az Ön neve szerepel, így a címzett pontosan tudja, ki küldi az e-mailt. Soha ne használjon olyan e-mail címet, amely nem alkalmas a munkára.
Gondolkodjon el kétszer, mielőtt rákattintana a "válasz minden
Senki sem akarja elolvasni 20 ember e-mailjeit, aminek semmi köze hozzájuk. Az e-mailek figyelmen kívül hagyása nehéz lehet, mivel sokan értesítést kapnak új üzenetekről az okostelefonjukon, vagy zavaró felugró üzenetekről a számítógép képernyőjén. Ne kattintson a „Válasz mindenkinek” lehetőségre, hacsak nem gondolja, hogy a listán mindenkinek meg kell kapnia az e-mailt.
Adjon alá egy aláírási blokkot
Tájékoztassa olvasóját önmagáról. Általában adja meg teljes nevét, beosztását, cégnevét és elérhetőségeit, beleértve a telefonszámot is. Adhatsz hozzá egy kis reklámot magadnak is, de ne ess túlzásokba mondandókkal vagy illusztrációkkal.
Használja ugyanazt a betűtípust, méretet és színt, mint az e-mail többi része.
Használjon professzionális üdvözletet
Ne használjon olyan hétköznapi, köznyelvi kifejezéseket, mint a „Hello”, „Hi!” vagy „Hogy vagy?”.
Írásunk nyugodt jellege nem befolyásolhatja az e-mailek üdvözlését. "Szia!" Nagyon informális köszöntés, és általában nem szabad munkahelyi helyzetben használni. Használja helyette a "Hello" vagy "Good night" szót.
Használja takarékosan a felkiáltójeleket
Ha úgy dönt, hogy felkiáltójelet használ, csak egyet használjon lelkesedésének kifejezésére.
Az emberek néha elragadtatják magukat, és felkiáltójeleket tesznek a mondataik végére. Az eredmény túl érzelmesnek vagy éretlennek tűnhet, a felkiáltójeleket takarékosan kell használni az írásban.
Légy óvatos a humorral
A humor könnyen elveszhet a fordításban a megfelelő hangszín és arckifejezés nélkül. Egy szakmai beszélgetés során a humort legjobban kihagyni az e-mailekből, hacsak nem ismeri jól a címzettet. Valamint az is lehet, hogy valami, amit viccesnek tartasz, másnak nem biztos.
Tudd, hogy a különböző kultúrákból származó emberek másképp beszélnek és írnak
A kulturális különbségek miatt könnyen előfordulhat kommunikációs félreértés, különösen az írott formában, amikor nem látjuk egymás testbeszédét. Üzenetét igazítsa a címzett kulturális hátteréhez vagy tudásszintjéhez.
Jó szem előtt tartani, hogy a nagyon kontextusú kultúrák (japán, arab vagy kínai) meg szeretnék ismerni Önt, mielőtt veled folytat üzleti tevékenységet. Ennek eredményeként gyakori lehet, hogy ezekben az országokban az alkalmazottak személyesebbek az írásban. Másrészről az alacsony kontextusú kultúrákból (német, amerikai vagy skandináv) élő emberek inkább nagyon gyorsan járnak.
Válaszoljon e-mailjeire, még akkor is, ha az e-mailt nem Önnek szánták
Nehéz válaszolni az összes Önnek küldött e-mailre, de meg kell próbálnia. Ide tartoznak azok az esetek is, amikor az e-mailt véletlenül küldték el Önnek, különösen, ha a feladó választ vár. Nem kötelező válaszolni, de ez jó e-mail etikett, különösen akkor, ha az illető ugyanabban a cégben vagy iparágban dolgozik, mint te.
Íme egy példa a válaszra: „Tudom, hogy nagyon elfoglalt vagy, de nem hiszem, hogy el akartad küldeni nekem ezt az e-mailt. És tudatni akartam veled, hogy elküldhesd a megfelelő személynek. »
Tekintse át az összes üzenetet
A hibáid nem marad észrevétlenül az e-mail címzettjei előtt. És a címzetttől függően előfordulhat, hogy Önt elítélik ezért.
Ne hagyatkozzon a helyesírás-ellenőrzőkre. Olvassa el és olvassa el többször, lehetőleg hangosan, mielőtt elküldi azt.
Utoljára adja hozzá az e-mail címet
Kerülje el, hogy véletlenül küldjön e-mailt, mielőtt befejezte az üzenet összeállítását és kijavítását. Még az üzenetre válaszoláskor is célszerű eltávolítani a címzett címét, és csak akkor szúrni be, ha biztos benne, hogy az üzenet készen áll a küldésre.
Ellenőrizze, hogy a megfelelő címzettet választotta-e ki
Nagyon óvatosnak kell lennie, amikor beír egy nevet a címjegyzékből az e-mail „Címzett” sorába. Könnyű rossz név kiválasztása, ami kínos lehet Ön és az e-mailt tévesen kapó személy számára.
Használjon klasszikus betűtípusokat
A professzionális levelezés érdekében mindig tartsa meg a betűtípusokat, a színeket és a szabványos méreteket.
A bíboros szabály: Az Ön e-mailjeinek könnyen le kell olvasniuk más embereket.
Általában a legjobb, ha 10 vagy 12 pontos betűtípust és könnyen olvasható betűtípust használ, például Arial, Calibri vagy Times New Roman. Ha színről van szó, a fekete a legbiztonságosabb választás.
Tartsd szemmel a hangodat
Ahogy a viccek elvesznek a fordításban, az üzenet gyorsan félreértelmezhető. Ne feledje, hogy az interjúalany nem rendelkezik a hangos hangokkal és az arckifejezésekkel, amelyeket egy-egy párbeszédben kaphatnának.
A félreértések elkerülése érdekében javasoljuk, hogy hangosan elolvassa az üzenetet, mielőtt a Küldés gombra kattintana. Ha nehéznek tűnik az Ön számára, nehéz lesz az olvasó számára.
A legjobb eredmény elérése érdekében kerülje a teljesen negatív szavakat ("kudarc", "rossz" vagy "elhagyott"), és mindig mondjon "kérem" és "köszönöm".
