Bármilyen korszakban is, a hatékonyság mindig is keresett minőség volt a szakmai világban. És ez a minőség szintén nincs a margón, amikor a munkahelyi írást (más néven haszonelvű írásnak) tekintjük. Valójában ez a készlet: tevékenységi jelentés, levelek, jegyzetek, jelentés ...
Szemléltetésképpen sokszor felkértek arra, hogy vizsgáljam át kollégáim munkáját szakmai kontextusban. Többségüknek olyan írásokkal szembesültem, amelyek egyáltalán nem felelnek meg tanulmányaik szintjének, vagy akár a szakmai területünknek. Vegyük például ezt a mondatot:
« Tekintettel a mobiltelefon növekvő helyére az életünkben, a telefonipar biztosan fejlődik az elkövetkező években.. »
Ugyanezt a mondatot egyszerűbb módon és mindenekelőtt hatékonyabban is meg lehetett volna írni. Ezért kaphattunk volna:
« A mobiltelefon növekvő helye az életünkben még hosszú ideig biztosítja a telefonipar fejlődését. »
Először vegye figyelembe a "tekintettel" kifejezés törlését. Annak ellenére, hogy ennek a kifejezésnek a használata nem helyesírási hiba, mégsem hasznos a mondat megértéséhez. Valóban, ez a kifejezés túl sok ebben a mondatban; ez a mondat, amelyben gyakrabban használt szavakat használnak, lehetővé tette volna bármely olvasó számára, hogy jobban megértse az átadott üzenet összefüggéseit.
Ezután, figyelembe véve az adott mondat szavainak számát, észreveszi a 07 szó különbségét. Valóban, 20 szó az átírt mondathoz, szemben az első mondat 27 szójával. Általában egy mondatnak átlagosan 20 szót kell tartalmaznia. Ideális számú szó, amely rövid mondatok használatára utal ugyanabban a bekezdésben a jobb egyensúly érdekében. Sokkal elképzelhetőbb a mondatok hosszának váltogatása egy bekezdésben a ritmikusabb írás érdekében. A 35 szónál hosszabb mondatok azonban nem könnyítik meg az olvasást vagy a megértést, így tanúsítják a hosszkorlát létezését. Ez a szabály mindenkire vonatkozik, akár egyszerű emberre, akár tudósra, mivel megsértése akadályozza az emberi agy rövid memória kapacitását.
Ezenkívül vegye figyelembe azt is, hogy a „sok éven át” helyébe a „hosszú” kifejezés lép. Ez a választás elsősorban a Rudolf Flesch az olvashatóságról, ahol kiemeli a rövid szavak használatának fontosságát az olvasás hatékonyságának növelése érdekében.
Végül láthatta a fázis változását egy passzív hangról aktív hangra. A mondat így érthetőbb. Az ebben a mondatban javasolt szerkezet pontosabb és egyértelműbb módon mutatja a kapcsolatot a telefon növekvő szerepe és a telefonpiac fejlődése között. Ok-okozati kapcsolat, amely lehetővé teszi az olvasó számára a téma megértését.
Végül egy szöveg megírása egyszerűen lehetővé teszi a befogadó számára, hogy a végéig olvassa, megértse kérdés nélkül; itt rejlik az írásod hatékonysága.
